程序文件编写详细指南.pptVIP

5)程序（What，How，When） 按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个细节，内容应主要描述谁实施这些工作： ??? ◆规定应做的事情（What），按活动顺序清楚地规定工作步骤；◆明确每一活动的实施者（Who）及行为（任务执行，审核，审批等）；◆规定活动的时间（When）；◆说明在何处实施（Where），活动实施中用到和留下的表格、记录，为事后监督检查提供依据；◆规定具体实施办法（How），规定工作的接口方式； ◆所采用的材料、设备、引用的文件等； ◆例外特殊情况的处理方式等。 * 北大纵横管理咨询集团 合伙人 张子荣 * * 程序文件：本是ISO9000质量体系文件的一种格式，指描述一个企业质量体系结构、职责和工作程序的一整套文件。 程序文件含义：将质量管理体系的工具引进企业管理中，是规范企业经营、管理、生产制造活动的“法规性”文件，是一种用新形式表述的制度。 程序：为进行某项活动或过程所规定的途径就是程序。 程序文件：描述程序的文件称为程序文件，它规定了完成企业的经营、管理、生产制造、客户服务等企业活动事项的流程顺序、内容、有关岗位的职责、方法，各部门的横向联系和接口。 ???1.管理法规化。 “该说的一定要说到，说到的一定要做到”，文件成为组织内部运行的“法规”，通过认真的执行达到预期的目的。 2.制度先进化。它确定了职责的分配和活动的程序，使管理体系成为职责分明、协调一致的有机整体，给出了达到管理目标的最好、最实际的方法。也成为改进和提升管理水平的依据。 3.管理提升常态化。提供了管理质量提升的保障：可依据文件规定实施工作及评价业绩，提高了管理提升的的可比性和可信度，当把质量改进成果纳入文件，变成标准化程序时，成果可得到有效巩固。 4.知识文档化。把隐性知识文档化，具有知识知识管理功能，沉淀成为企业的核心竞争力。 5.培训规范化。企业开展内部培训的依据，保证企业运作的一致性。 (1)系统性??? 公司应对其管理体系中采用的全部要素、要求和规定，有系统、有条理地制订成各项方针和程序；?(2)协调性??? 体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定相协调；??? 体系文件之间应相互协调、互相印证；??? 体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；??? 应认真处理好各种接口，避免不协调或职责不清 （3）可操作性 具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越严就越好； ??? (4)唯一性??? 对一个组织，其管理体系文件是唯一的；??? 通过清楚、准确、全面、简单、扼要的表达方式，实现唯一的理解；??? 决不许对同一事项的相互矛盾的不同的文件同时使用；(5)适用性??? 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；??? 所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；??? 追求“任何时候、任何部门都适用”的文件是荒谬的，不可能的；??? 编写任何文件都应依据标准的要求和企业的现实；??? 发现了文件的不适合情况，应立即按规定程序修改。 （6）完整性??? 对各项活动的描述须有始有终，形成闭环。???（7）层次性??? ◆文件内容可不涉及具体的技术问题及操作细节，这些问题可在支持性文件中进一步具体化；??? ◆对需要保密的内容可在下一层次文件中引出；??? ◆对现有行之有效的管理文件，在适当之处将其引入程序，不必重复描述，但应注意引用的文件须纳入受控文件范围。 * * ??? （8）准确性 ◆措辞准确严谨，文字简明，表述准确。 避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类不确定性词语； ??? ◆文风朴实，不用华丽辞藻。 ??? ◆格式统一，文风一致。 程序文件必须按照格式填写题头，其格式可参照《流程质量管理总纲》（见下表） 公司名称 文件名 ? 签发 ? 编号 ? 版本及实施日期 ? ? 适用性 ? 每份文件有唯一的编号，便于识别文件并对其进行控制；??? 编号方式无规定，但同一组织内应使用统一编号方式。 ? 公司名称：填写本程序文件所属公司名称； 文件名：为该程序文件的名称。 签发：该程序文件签发人签名。 编号：详见编号规则。 适用性：是指与该文件实施相关的部门及领导。 版本及实施日期：表示所有文件的版本号。如第一版、第二版、第三版。实施日期为该文件的签发生效日期，如第一版/2005.10.10。 ?(1)目的（Why） ?说明程序所控制的活动及控制目的； (2)适用范围（Where） ???适用于哪些部门、子公司，或何种职能工作，或何种项目等。 (3)定义 对文件中有必要进行解释的重要名词的定义 （4）职责（Who） ???程序