大型活动策划与管理第十二章_活动收尾和评估教材教学课件.pptxVIP

第十二章 活动收尾和评估活动收尾工作包括：整理账目、支付账单、兑现薪资更新职员绩效记录表、活动资产处理从活动现场撤出设备、清理现场召开新闻发布会、收集活动反馈致谢、收集问卷并进行评估一、活动收尾（一）活动现场设备的撤离和清场撤离要基于活动创立时所制订的工作分解时间表来进行；在撤出过程中需要注意各种设备撤出的时间顺序，以免出现安全问题；遵循从小到大的原则，同时注意哪些物资可再利用，哪些物资要废弃，进行分类处理；货物、设备及材料的撤出路线应该和公众的撤出路线分开；清理现场之前要充分地准备好各种清洁工具。（二）活动遗产的交付和再利用娱乐活动留下愉快的回忆，没有其他资产遗留。大型活动则遗产丰富：经济效益；有形建筑和设施；社会、文化、社区的无形遗产。需在活动设计之初就考虑有形遗产的交付和使用；应该在截止日期之前交付有形资产及其附带的财务报告、历史资料等所有原始资料。举行交接仪式有利于吸引媒体到场报道，对场馆、设施等活动遗产归属权的变更广而告之。奥运会的有形遗产丰富，需考虑如何加以善用。2008年北京奥运会的比赛场馆包括：主要场馆、扩建场馆、临时场馆、京外场地四大类。主要场馆以新建场馆为主，国家体育场（鸟巢）和国家游泳中心（水立方）的后续利用引发关注。鸟巢的主要功能一是用于参观，二是用于举办各种大型演唱会、舞台剧和国内外的高端体育赛事等大型活动，其场馆的主体功能得以延续。水立方也经常举办大型商业演出活动。举办大型活动时也应考虑利用老场馆，对其翻新、改造并加以使用。北京奥运会的扩建场馆、临时场馆、京外场地都是对既有场馆的利用。（三）获得对活动的反馈信息活动负责人应该和即将离开的参会者和贵宾进行交流和沟通，获得他们对活动安排的意见和建议、对活动细节的喜好以及他们的联系信息。这些建议和信息是活动质量控制的一部分，可以作为历史记录为下次活动提供参考。（四）致谢活动结束后，要对工作人员、志愿者、赞助商、媒体等表达感谢。致谢不仅是感谢，也是一个关系营销的过程，更是素养和礼节的展现，这无疑对下一次活动的举办也有很大的帮助。（五）活动终结有些活动在计划之初便被设计为只举办一次，而很多具有传统意义的节庆活动则是多次举办。即使多次举办的活动也可能终结：活动的主要发起人或关键人物退出、退休或去世（偶然原因）；缺乏赞助商、工作人员、志愿者等资源、活动组织或宣传失败、巨大的财务损失、竞争优势消失（系列复杂原因）。即使有着极深传统的活动，也不能保证会一直存在下去，，会随着环境变迁以及人们兴趣点的改变而更新或消亡（活动生命周期）。二、活动评估（一）活动评估的含义大型活动评估是指外聘的评估机构或企业内部机构对大型活动项目的运营状况、实际效果以及参与各方的反映进行调查，搜集相关数据信息进行分析，以期对活动效果进行一个总体评价，为今后活动提供经验教训，减少浪费，实现效益最大化。受活动规模的影响，活动评估也可以从小规模的项目层次的评估到地方性活动、地区性活动乃至全国性活动的评估。活动评估主体包括:受聘的专业评估公司或公司内部的评估机构，活动的策划小组，活动的观众、赞助商、供应商等。（二）活动评估的意义第一，为活动主办方提供活动的相关信息，及时发现问题并不断加以改进。第二，为规范和完善大型活动提供参考。第三，考核活动的目标是否完成。第四，为赞助商、供应商、政府及其他社会组织评价活动提供依据。汕头国际渡海节停办汕头国际渡海节于2001 年起连续举办了9 届，但由于在公开海域进行长达1200 米的横渡，参加人员近2000 人，组织过程中暴露了不少安全隐患。2011 年，为慎重起见，汕头市体育局就该项活动方案委托有资质的评估机构进行了安全评估。最终《安全评估报告》指出汕头渡海节的活动场所及其设施安全要求不合格，存在两种安全隐患：一种是由于自然因素制约而难以排除的，比如下水通道狭窄、水下有尖锐杂物等；另一种则可以通过提高组织管理水平来加以排除的，如上下水隔离设施不完备、上水点人员上岸核对不准确、不及时等。根据评估报告，汕头市体育局暂停了渡海节。评估类型评估内容策划评估活动举办的时间、地点、预算、活动的形象策划、活动前期赞助、供应商数据库的建立和维护、应急措施宣传评估活动参与者数据库的建立与维护，宣传力度、进度安排、宣传方式、宣传效果、宣传的成本费用现场管理评估现场布置、现场服务、秩序维护、人员分工、布台撤台和物资运输是否方便、现场器械设备是否充分利用、突发事件是否及时有效处理、现场指引标志是否醒目结束后评估对活动影响力和知名度的评估：活动效果、成本收益比、市场占有率第二、活动预评估。竞标奥运会等国际性的大型活动都要进行综合评估，综合考虑活动带来的政治、经济、文化、社会、生态等影响以及活动的成本收益比率。评估结果可以作为决定是否承办活动的重要参考，并针对可能出现的负面影响寻求克服之道。第