2012年外语协会换届典礼策划书.docVIP

外语协会第八届换届典礼策划书 活动背景： 社团文化节之后，是社团的周年庆，也是到了外语协会每年一度管理层新旧交替举行换届典礼的时候，需要新鲜的血液使外语协会的发展青出于蓝。 活动目的：总结上一学年工作，展望下一学年的前途，任命新一届管理层，增强社团内部核心凝聚力，秉持“人尽其才物尽其用”的宗旨，鼓舞外语协会上下全体同仁以成为华联最好的社团此目标而努力 活动时间：2012年12月21日星期五，傍晚19点整。 活动地点：私立华联学院学术报告厅 活动对象： 外语协会会员，各社团代表，指导老师 ，学校领导，特邀嘉宾。 活动流程：见末页 活动前期准备： 1. 召开干事会议进行任务分配。 2准备好活动所需的一切物资。 3做好换届典礼的宣传工作 4．邀请嘉宾和各社团代表。 5.邀请表演嘉宾。 6.挑选好换届典礼主持人和礼仪小姐。 7安排好摄影和化妆的相关人员。 8.主持人准备好主持稿。 9.新会长与老会长准备好演讲稿。 10.制作好邀请函，海报，以及所用的换届PPT文件。 11.制作并整理包含3个年级的干事以及特邀嘉宾表演嘉宾在内的通讯录 12.分配好现场座位并制作出草图。 13．分析有可能出现的突发状况并制定出应对方案。 14重新审查策划书及流程表，如有漏洞及不足之处及早完善。 活动后期工作： 1.换届典礼结束之后，全体外协成员留下清洁好卫生，整理检查好场地才离开。 2.换届典礼结束之后，新任会长与副会长写换届总结和未来一年工作计划书。 活动所需物资： 项目 物品 数量 负责单位换届ppt 1宣传部海报3宣传部横幅2宣传部邀请函60宣传部邀请函（嘉宾）2宣传部会场布置用材料若干宣传部制作嘉宾牌若干宣传部聘书（指导老师）2代理会长理事会聘书9 代理会长荣誉证书18 代理会长新工作证6秘书部嘉宾饮用水 2箱 秘书部签到表（红纸） 2秘书部流程表（外部版本） 60策划部流程表内部版（含策划书） 40 策划部公章，账本，档案，会旗/会长 活动经费预算： 项目 物品 数量 价格（元）海报360横幅230邀请函6010邀请函（嘉宾）25会场布置用材料 （气球，彩带，贴纸，饰物，工具）若干150聘书（指导老师）220理事会聘书9 40荣誉证书18 100新工作证6 18嘉宾饮用水 2箱 50流程表（外部版本） 60 10流程表内部版 40 20化妆及造型若干人100合计各种开销513 活动现场所需工作人员：外协全体干事。 固定岗位：签到人员4名，礼仪小姐2名，秩序维持员8名，主持人2名，幻灯片放映人员2名。 现场联系及后勤人员：4名 从旁协助：除固定岗位外的干事 活动具体任务分配： 大会前三小时（16：00）开始布置。各部门干事尽早到场。 1．宣传部活动前负责邀请函及海报，横幅，PPT等的制作，准备好部门需要负责的一切物资。活动开始前负责提前布置会场以及做好宣传工作。提前调试好活动要用的麦克、音响、电脑等电子设备（应该在活动开始前一个小时准备完毕，会议前半个小时复查） 2.秘书部活动前负责报销经费预算统计，派发邀请函。活动开始后负责签到与接待。 3外联部活动前负责拉赞助。活动开始后负责维持届时会场秩序，保持秩序有条不紊地进行。 4.文娱部干事负责担任主持人和礼仪小姐 5．学习部负责协助宣传部在活动开始前布置场景，活动开始后协助外联部维持现场秩序。 6.换届典礼期间非固定岗位的干事，从旁协助，或于观众席等候任务分配。固定岗位名额在换届筹备大会上进行现场分配。 ***主持人和礼仪小姐的指导：秘书长，文娱部部长 ***聘书及荣誉证书，新工作证的购买，指导老师及表演嘉宾的邀请：代理会长 ***化妆及摄影相关人员联系：代理副会长 ***活动工作督查：代理副会长 注意细则 1、提前准备好本届管理层干部名单给老师。 ?? 2、在大会前应安排好座位，尽量保证座位满座。 ? ?3、相关工作人员注意维持纪律。 4. 主持人及礼仪小姐必须对活动整个流程熟悉了解。 策划：陈健俊 2012年12月12日 附页：