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纸质文件归档指南 云南大学档案馆 毕学军 2007/04/27 1 一、文书学（文件）基本知识 （一）什么是文件 文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息。也就 是说一个组织或个人在进行各种活动中时，用语言、文字、图象、信号等方式直接记录下来的 信息材料。 文件是发布政策法规、传达工作意图、联系商恰公务与记载活动的一种工具。 因此，文件是一个大概念,不能只理解为红头文件，即中央、国务院文件或省委、省政府等 文件。 （二）文件与档案的关系 一般讲，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，是文件的精华。 文件转化成档案必须具备三个条件： 第一个转化条件：必须是处理完毕的文件，才能转化为档案。 因为文件具有现实执行效用，因此，还在承办中的文件不是档案，而档案则是已经完成了 现行的效用，留作查考的文件。 所谓办理完毕的文件，是指文书处理程序、承办告一段落的文件。 文书处理程序包括收文和发文两个程序。 发文处理程序：草拟（拟稿）、审核（核稿）、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等 程序。 收文处理程序：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档等程序。 第二个转化条件：必须是对今后工作有查考利用价值的文件，才能归档保存。 一般说，文件是档案的基础，档案是文件的精华。学校在各项工作中形成的文件材料不能 全部作为档案保存，只有今后对工作有查考利用价值的文件才能归档保存。所以说“有文必档不 对”，“有文不归档也不对” 。 第三个转化条件：必须是按照一定归档制度保存起来的文件才能作为档案。 档案是文件材料归档后的有机组合，它是按文件材料的自然形成规律，针对某一件事情、 某一内容有机地进行排列，而不是杂乱无章的“文件包”、或是单份零散的“文件堆” 。在那些杂 乱无章、未经整理的文件堆中，虽然也有应归档的文件，但它们不是科学意义的档案。 档案应该是按照一定归档制度保存起来，是一组有密切联系的文件。 （三）、什么是归档制度 档案的归档制度，应包括以下三个方面： 1 、归档范围： 作为学校来说，归档范围见国家教委教办（1993）429 号《高等学校档案工 作实体分类法与高等学校档案工作规范》中归档范围部分。 2 2 、归档时间：党群、行政、教学、科研、基建等管理性档案于次年 6 月底前归档；教学业 务性档案按培养周期于次年 1 月底前归档；科研课题在结题或鉴定验收后两月内归档；基建项 目在验收、审计后两个月内归档。等等。 3 、归档要求：归档的文件材料要齐全完整，归档文件要编写页号、填写归档文件目录、备 考表，盒封面填写认真、清楚。 （四） 公文（红头文件）的种类、格式 公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和 进行公务活动的重要工具。 1 公文(红头文件) 的种类: 行政机关的公文种类主要有 13 种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、 报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 2 公文(红头文件) 的格式: （1）、 秘密等级和保密期限。（绝密、机密、秘密） （2 ）、 发文机关标识。（使用发文机关全称） （3 ）、发文字号。（包括机关代字、年份、序号） （4 ）、 签发人。 （5 ）、 标题。 （6）、 主送机关。（主要受理机关） （7 ）、 正文。 （8 ）、 成文日期。 （9 ）、 印章。（除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章） （10）、附件。（应当注明附件顺序和名称） （11）、主题词。 （12）、抄送机关。（除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关） （13）、印发机关。 （14）、印发日期。 举例： 发文字号： 云大教字 〔2004 〕 60 号 发文机关代字 年度 发文序号 3 发文