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1市场营销部办公室功能
政 策 及 程 序
POLICIES PROCEDURES
部 门 : 分 部 门 : Department : 销售部 Outlet : 各分部 工作任务 : 涉及员工 : Task : 销售部办公室功能 To : 各级员工 筹 备 : 审 批 : Prepared by Checked by : 日 期 编 号 : Date 2006年6月 Reference : SM-PP-001 （共2页） 政 策：
Policies：
销售部办公室之整体运作及档案系统、文件处理等由文员负责统筹和管理。 程 序：
Procedures：
文件处理：
销售部文件处理可分为以下三点：
销售书信往来：
处理所有有关客房营业的信件,其来源大约可分为：
书信往来
电报、电讯、图文传真
电子邮件
销售书信回复及处理：
所有客户的来信要求应在三十六小时内予以答复，急件则尽量在二十四小时内答复。
客户合同处理：
销售部之客户合同可分为两大类：商务合约及旅行社合同。所有客户合同均为酒店之商业机密，必须由文员或其指定之文职人员负责统筹编印及存档之工作，任何人员未经许可不得携离酒店范围。所有客户及酒店双方签署生效之合同书，其正本送财务部保存，而副本应有一独立之档案保存，另一副本保存于专门存放该客户之有关资料之档案内，以备查。
档案资料处理：
基于销售部对外界往来之文件比较多，所以档案资料的处理必须系统化。
销售书信档案的处理：
销售书信档案基本上以书信、电报、电传及图文传真等为主，处理方式如下：
以上所有文件均要分门别类独立处理，所有外来信件应按照其类别存放于有关档案内。
所有经销售部发出之信件应有一影印本存放于独立之主档案内（MASTER FILE）；此外，亦须影印一份存放于有关该事项或该公司资料的档案内（SUBJECT FILE）。
团体确认记录档案处理：
所有团体确认记录档案的处理包括内部及外部使用的处理如下：
以每年、每月及每日为分隔。
所有有关该团体的文件，除了分派给有关部门外，须影印该副本并连同该档案一同存放。
销售报告档案处理：
销售报告档案可分为预算报告、销售探访报告及会员、商务、订房中心和旅行社、会议及政府团队产量报告，处理如下：
每份报告要有独立的档案处理。
销售探访报告须再以其公司之英文字母顺序再行排列存档。
旅行社、会议及政府团队产量贡献报告为绝密文件，任何人员未经总经理或客务总监之授权不得翻阅。该报告由销售部经理授权文员负责编印及保管。
公函/备忘录档案处理：
酒店内部各部门之间之沟通，其中一个主要方式为来往之备忘参与酒店所有营销计划的推广录，销售部之备忘录处理主要分为接收其他部门之备忘录及发送各部门之备忘录两大类。
每个部门的备忘录须有独立档案处理。
所有销售部发至各部门之备忘录之影印本须专门设置一主档案（MASTER FILE）存放；此外亦应有一影印本存放于该部门资料之档案内（SUBJECT FILE）。
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