ISO9000与14000文件编写德信诚教材PPT.ppt

Quality Satisfy;;ISO9000/14000 体系文件编写;目 录 一．???????? 体系文件的重要性-----------------------（3） 二．???????? 体系文件的架构--------------------------（6） 三．???????? 文件的结构------------------------------- （9） 四．???????? 流程图绘制--------------------------------（12） 五．???????? 编写文件五忌-----------------------------（16） 六．???????? 文件的审查、批准----------------------（17） 七．???????? 质量手册范例----------------------------（19） 八．???????? 程序文件范例----------------------------（28） 九．???????? 工作指导书范例-------------------------（41） 十． 质量环境程序文件清单（参考） ---（43） ;ISO9001/14000体系文件编写;（6）增强员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。 ;二．体系文件的架构 （一）、目前建立的体系文件，一般企业均将其架构分为四个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序 三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等。 ; （二）、文件架构的说明 1．手册 对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。 2．程序书 程序即是明确工作进行规定的途径，亦就是说，针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做。文件化的程序通常包括在活动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何???活动进行控制和记录等。;3．工作指导书 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准书。 4．表单 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填定项目和内容。 一般来说，一项工作涉及到多个部门则在编制文件时写成程序，例如采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。 一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。 ;三、文件的结构 一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整结构有： 1．目的 2．范围 3．权责 4．定义 5．作业内容/文件内容 6．附件 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述： 1．目的 应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？ 2．范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例：有的公司是有手动和自动的绕线机，而如果文件的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于公司所有的绕线机的使用”即是明显的错误。 ;3．权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略为叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的权责。 4．定义 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写的做明确说明，会令文件内容更清楚明白。