高效会议管理——主持人技巧.doc

高效会议管理——主持人技巧 会议在管理工作中起着十分重要的作用，它是决策的重要方式，也是沟通信息的主要手段。企业为了开展必要的商务活动经常会召开各种类型的会议。目前我们的会议存在许多问题，或者过于繁荣，或者过于冗长，或者流于形式，既浪费了时间，又达不到预期的目的。会议开得好坏、效率高低，直接关系到管理效能的高低。 主持人 会议的有效与否很大程度上取决于会议中的角色，对小组会议影响最大的就是会议的主持人。会议主持人的作用包括三个方面：一是引导；二是激励；三是控制。其主要职责包括： 会前，明确会议的目的、起草议程、决定参加会议的人员、会议举行的时间和地点以及准备分发的材料。 会议期间。营造合适氛围、宣布会议开始、控制会议进程、鼓励与会者发言、作出决策、确认行动和职责以及宣布会议结束。 会后。重新检查会议记录、评估会议成果以及使所有成员都明确会议结果。 不论开会的原因是什么，营造一种适宜的、开放的、宽松的氛围对于主持人来说都是非常重要的，因为这样的氛围能够确保每个人都拥有一种轻松的心情，使所有与会者能够积极参与并各抒己见。 作为一名优秀的会议主持人一定要掌握管理会议的技巧。 一、倾听的技巧 倾听 是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。 在倾听时我们要注意三个礼节：听听别人的故事；听听别人完整的故事；先听听别人完整的故事。 （一）倾听时我们要掌握几个技巧： 1、点头且微笑 2、眼神的接触 3、发出倾听的声音 4、身体向前倾 5、重复和总结 6、必要时做记录 （二）在倾听的过程中，我们一定要避免几个误区： 1、别人说话时你在想你自己的事 2、边听边与自己的不同观点比较 3、经常打断别人的谈话 4、为演讲者结束他的演讲 5、忽略过程只要结果 6、仅听自己想听或愿听的东西 7、精力不集中，易被其他东西干扰 二、主持人在倾听时经常运用表达感受的两句话 1、我也有过相同的经历 2、如果我是你，我跟你感觉一样 三、主持人在会议中遇到意外情况，根据不同的类型运用不同的办法提高会议的效率 1、遇到像“蝉”一样的参与者，他们会讲与会议主题无关的故事，很长时间之后才进入角色，而且讲的模糊没有具体实例，拒绝倾听别人的主要观点。对待这样的参与者，有以下解决办法： （1）可用话语或非语言的暗示 （2）事先提醒关于会议的程序和时间限制 （3）用总结的方式结束 2、遇到像“鲨鱼”一样的参与者，他们通常有攻击 别人的倾向，并且，总是给予消极的、否定的意见。对待这样的情况我们可以： （1）非语言性打断 （2）重申会议规范 （3）反问法 3、遇到像“驴”一样的参与者，他们过于敏感，防卫性很强，心中有面墙，不能站在别人的立场想问题。对于这样的，主持人可以： （1）点名发言，委婉的打断他的讲话 （2）重复我们需要讨论解决的问题 （3）从侧面突出他的贡献 4、遇到“兔子”般的追踪，他们会质疑正在使用的程序或者总是提出不同的程序和建议。对于此类情况，主持人可以： （1）肯定他的贡献 （2）重申可以试用现在的程序 5、 与“螃蟹”相遇，这类的跑题者，开会的时候会同时做其他工作、私自进行小团体讨论、时常打电话、打瞌睡、用笔敲桌或者四处张望别处显出不耐烦的样子。出现这种情况，主持人可以： （1）强调时间压力 （2）重申会议规范 （3）带入别人 （4）短暂沉默 四、主持人在参加会议时应当遵守的守则与承担的责任 1、营造和谐气氛 2、按照议程进行 3、正确讨论总结内容 4、引导发言者解释使人困惑的发言 5、帮助参会者理清不假思索的想法 6、尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 7、减少与议题无关的争辩和讨论 8、保证中立态度 一个会议成功与否取决于会议主持人、与会者以及会议秘书的共同努力，其中以主持人最为重要。一个有效的会议，应该能使与会者心情舒畅并积极参与，让大家通过通过有效的方式得以沟通，从而获取有用的信息或达成一致的合作协议。 1