第五章公关人员的沟通概要.ppt

第二节 通联 四、邮件的使用 （一）认真撰写 （二）避免滥用 第三节 文书 第三节 文书 一、请柬 （一）请柬的内容 标题 称谓 正文 敬语 落款 第三节 文书 一、请柬 （二）请柬的特征 文字性 广泛性 非保密性 第三节 文书 一、请柬 （三）请柬的要求 第一，柬文先求其“达”。它既要通顺明白，又不要堆砌辞藻或套用公式化语言。 第二，柬文亦求其“雅”。它要讲究文字美。请柬，是礼仪交往的媒介，语言乏味或浮华都会使人看了不舒服。 第三，它要根据具体场合、内容、对象，认真地措辞。 第四，它注意尽量使用口语。不要专求雅而一味追求文言。 第三节 文书 一、请柬 （四）书写的规定 第一，应在封面写明“请柬”（请帖）二字。封面一般要做一些艺术加工。 第二，抬头顶格处应写被邀请者（个人的姓名或单位）名称。 第三，应交代活动内容，如开座谈会、联欢晚会、过生日等。 第四，结尾。 第五，语言上除要简洁、明确外，还要措辞文雅、大方和热情。 第三节 文书 二、邀请函 （一）邀请函的内容 标题 称呼 正文 落款 第三节 文书 二、邀请函 （二）邀请函的书写 第一，起草邀请函的人在起草之前要对各方面的情况，如会议宗旨、食宿办法、报到时间、地点等，有全面、透彻的了解，这样写出来的邀请函才能清楚、有条理。 第二，正文前言部分的行文可参考对请柬的要求，此处从略。正文的后一部分——事项部分，则内容要全面，语言要概括。因为邀请函和请柬的性质是相同的，都是作邀请之用，由于篇幅有限，说明问题时要言简意赅。 第三节 文书 二、邀请函 （三）受邀的回复 受邀请后及时答复，是起码的礼节。复信要写得热情、诚恳、简洁。对正式邀请，通常用第三人称答复，不用签名，文字简短；对非正式邀请，作书面答复时，通常用第一人称，要签名，而且要有一个较大段落，或分成几小段。 第三节 文书 三、介绍信 第一，简单介绍一下被介绍人身份、情况。 第二，说明事由，并要求对方给予被介绍人某种帮助。 第三，对对方的帮助预作感谢。 第四，如对方是老朋友或老关系，可附带询问工作近况或问候一下对方。 第三节 文书 四、表扬信 （一）表扬信的种类 第一，以领导机关或群众团体的名义表彰其所属的单位、集体或个人。此种表扬信可以在授奖大会上由负责人宣读，也可以登报、广播。 第二，群众之间的互相表扬。这种表扬信不仅赞颂对方的好品德、好风格，也有感谢的意思。如果双方互相熟悉，可直接寄给本人或其所属的单位；如双方并不熟悉，可以将表扬信寄给报社，请编辑帮助转寄或刊登在报纸上。 第三节 文书 四、表扬信 （二）表扬信的格式 标题 开头 正文 结尾 祝语 第三节 文书 四、表扬信 （三）表扬信的写作 第一，对事件的叙述一定要清楚明了、真实无误。要以事实说话，通过事件反映人物的高尚品质，做到见人见事见精神。不要扣大帽子，空发议论。 第二，评价人或事物要恰如其分、实事求是，不夸大、不缩小，不以偏赅全、以点带面。 第三，表扬和赞颂的语气要诚恳、热情，行文要流畅。所用语言要自然贴切，切忌堆砌溢美之词，使人感到不可信，也令受表扬者感到不快。 第四，文字要精练、通俗。篇幅不宜太长，能把事情说清即可。 第三节 文书 五、感谢信 （一）感谢信的构成 开头 正文 结尾 署名及日期 第三节 文书 五、感谢信 （二）感谢信的写作 第一，要把被感谢的人物、事件，准确、精当地叙述清楚，使对方能够回忆起来，组织上也能具体地了解是什么人、在什么时间、什么地点做了什么好事，有什么好的影响。 第二，在叙述的过程中，要怀着感激的心情加以议论、评价，以便突出其深刻的含义。 第三，表示感谢的话要用得符合双方的身份，如年龄、性别、职业、境遇等。特别是要根据对方的具体情况表示谢意。感情要真诚、朴素，表达谢意的行动要符合实际，说到做到，切实可行。 第四，文字要精练，评价要恰当，篇幅不能太长。 第三节 文书 六、慰问信 （一）慰问信的构成 标题 称谓 正文 尾语 落款 第三节 文书 六、慰问信 （二）鼓励式慰问信 信件名称 受信者称谓 正文 结语 署名和日期 第三节 文书 六、慰问信 （三）安慰式慰问信 信件名称 受信者称谓 正文 结语 署名