Excel电子表格导入科怡档案管理软件操作说明.doc

电子表格导入到科怡系统 操作说明 1．将电子表格调整成以下格式，补充‘年度’‘期限’‘分类’‘档号’这四个字段 2．一张表格里面只允许有一行标题栏，所以需要将多余的标题栏以及大标题删除，选中这几行，将其删除 3．标题栏标题不允许有空格，必须将空格删除 删除空格后，标题栏如下 同时，数据里面也不允许出现空格，也需要将其删除。 4．设置‘时间’这一列的单元格格式，将其设置为文本型。  整理好数据如下， 确定所整理的表名为‘sheet2’，保存并退出 5．在电脑里新建一个Access并打开， 点击文件菜单里面的‘获取外部数据’，‘导入’ 选择文件类型为‘xls’，并在电脑里浏览到整理好的电子表格。 6．选择所需要导入的工作表‘sheet2’，点击下一步 勾选‘第一行包含列标题’，点击完成 提示导入成功，点击确定。 7．右键点击‘sheet2’，设计视图。 将‘件号’‘页数’‘年度’的字段大小修改为整数，然后关闭。 提示是否保存时，点击‘是’ 点击‘是’ 8．双击‘sheet2’，可以浏览整理好的数据。 9．进入科怡档案管理软件，系统维护-数据导入，点击源库连接 选择数据库类型为ACCESS，点击下一步 选择整理好的Access文件 目标表选择‘归档文件-archive_description_jh’ 按住鼠标左键不放将右边的字段拖拽到左边与其对应的字段，比如说将右边的‘文件编号’拖拽到与左边的‘文号’相对应， 将左边所有字段都对应完之后(除了ID不需要对应)，点击‘导入’ 导入过程如下 导入完成后不会出现对话框，直接点退出即可，如需导入其他工作表，可继续操作。 注意：导入任何数据前，务必先备份数据库。