521使用数据透视表计算员工加班费.ppt

案例5：管理员工加班情况 ● 5.1 制作员工加班登记表 ● 设置员工加班登记表的格式 ● 使用记录单登记员工加班信息 ● 计算每周的加班时间 ● 分类计算工作日、双休日和国家法定节假日的加班时间 ● 计算加班酬劳 ● 5.2 使用数据透视表统计员工加班费用 ● 使用数据透视表计算员工加班费 ● 创建加班费计算字段 ● 在现有数据透视表中创建切片器 ● 5.1 制作员工加班登记表 ??? 加班登记表一般包括加班日期、加班人姓名、所属部门、加班开始与结束时间，具体加班小时数、加班费用、核准人等信息。 ● 5.1.1 设置员工加班登记表的格式 下面来为制作的“员工加班登记表”设置格式，操作步骤如下。 步骤1 新建“管理员工加班情况.xlsx”工作簿，然后将工作表Sheet1重命为“员工加班登记表”，接着在该工作中共设9列，分别为“日期”、“所属部门”、“起始时间”、“结束时间”、“累计小时数”、“加班费”“核准人”和事由。如图5-1所示。 步骤2 选中A1:I1单元格区域，然后打开“设置单元格格式”对话框，在“字体”选项卡下，在“字体”列表框中单击“华文新魏”选项，在“字形”列表框中单击“加粗”，设置字号为20磅，如图5-2所示。 图5-1 创建“员工加班登记表”工作表 图5-2 设置字体格式 图5-3 设置对齐方式 步骤3 切换至“对齐”选项卡，在“文本对齐方式”选项组中设置水平对齐和垂直对齐为居中，在“文本控制”选项组中勾选“合并单元格”复选框，如图5-3所示。 步骤4 切换至“填充”选项卡，在“背景色”选项组中单击橙色选项，如图5-4所示，设置完后单击“确定”按钮。 步骤5 此时选中单元格区域即合并为一个单元格，并根据设置调整了单元格中文本的字体格式及底纹样式，如图5-5所示。 步骤6 使用类似方法，设置A2:I2单元格区域的字体为“微软雅黑”，字号为12磅，设置底纹为“橙色，强调文字颜色5”、“25%灰色”。 步骤7 选中A2:I2单元区域，在“单元格”组中单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“自动调整列宽”命令，让选中单元格区域的列即根据单元格中数据自动调整到适合的列宽，如图5-6所示。 步骤8 选中需要添加边框的单元格区域A2:I15，并设置字体为微软雅黑，如图5-7所示。 图5-4 设置填充颜色 步骤9 在“字体”组中单击“下框线”按钮，在弹出的下拉列表中选择“所有框线”命令，如图5-8所示。 步骤10 此时选中单元格区域添加了框线，得到如图5-9所示的员工加班登记表。 图5-5 A1:I1完成设置后的效果 图5-6 选择“自动调整列宽”命令 图5-7 设置单元格A2:I15字体 图5-8 选择“所有框线”命令 图5-9 添加边框后的效果 ● 5.1.2 使用记录单登记员工加班信息 在Excel 2010中记录单不在快速访问工具栏中，在使用前需要将记录单按钮添加到功能区中，然后才能介绍如何添加记录。 步骤1 选择“文件”|“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框，在左侧列表中选择“自定义高级功能区”选项，然后在右侧窗格中单击“从下列位置选择命令”下拉列表框右侧的三角按钮，选择“所有命令”选项，接着从下面的列表中选择“记录单”选项，单击“添加”按钮，如图5-10所示。 步骤2 单击“确定”按钮，“记录单”就被添加到“自定义快速访问工具栏”中，如图5-11所示。 步骤3 选取D3:F15单元格区域，右击选中的单元格区域，打开“设置单元格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中单击“时间”选项，在“类型”列表框中单击“1:30:55 PM”，如图5-12所示。 图5-10 “Excel选项”对话框 步骤4 在工作表中选择A2:A15单元格区域，在“新建选项卡”下的“新建组”中，单击“记录单”按钮，弹出如图5-13所示的“员工加班登记表”。 图5-11 添加记录单 图5-12 设置日期格式 图5-13 “员工加班登记表”对话框 步骤5 在对话框中输入如图5-14所示的数据信息。 步骤6 按Enter键将记录单添加到工作表，同时记录单自动新建另一条记录，继续输入数据，输入完成后单击“关闭”按钮，返回工作表，登记完记录后，工作表如图5-15所示。 图5-14 使用记录单登记内容 图5-15 使用记录单登记完记录后的工作表 ● 5.1.3 计算每周的加班时间 众所周知，加班时间为结束时间与起始时间的差，因此要计算加班时间时，可使用结束时间减去起始时间。在此可使用Text函数以文本形式显示计算出的时、分、秒，具体计算步骤如下： 步骤1 接着上面的操作，在当前工作表中选中需要显示计算结果的单元格，在此请选中F3单元格。 步骤2 在“公式”