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办公室工作实务 第四章　会议组织 学习目标 知识点： 1、了解会议组织的基本程序 2、熟悉会议组织的各项内容 能力点： 1、掌握会议组织中相关文件的写作技巧 2、能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作 3、具备相应的协调能力，能够调度好会场气氛，使会议圆满成功 素质点： 1、培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养 2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 3、具备保密意识和奉献精神 第二节 会前准备工作 情景案例 案例1：宏利公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理助理李强。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。李强打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，宏利公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。李强一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘远马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，李强心急如焚…… 情景案例 案例2：在一次宏利公司党代会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，会务人员因此受到公司领导的批评。 事情发生的过程是：会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项程序放在大会闭幕式时进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此当大会宣布“奏国际歌”时却无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后公司领导说，这一事故应该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。 项目任务 1、如果你是宏利公司的秘书李强，对接下来一步可能发生的各种情况，应该如何处理？假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？ 2、在上述案例中，宏利公司在会务准备方面存在哪些方面的问题？如果你是宏利公司的秘书，应该从哪些方面来做好会议的准备工作？ 任务分析 从案例可以看出，会议的准备工作是多么重要，一点点的疏忽，都会对会议的召开带来很大的被动。一个有经验的会议组织者，对会议的任何一项准备工作都是一丝不苟、认真落实到位的。 对案例一租借放映机一事，在开会时间快到而设备不到位的情况，秘书应当立马做如下处理：(1)请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；(2)如果联系不上送货员，应及时向总经理汇报，请示该如何办；(3)马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；(4)得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时；(5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台)。 一般而言，召开大型会议，各种准备工作包括音响、电子类装置应至少提前一天安排。对于案例中出现的租赁问题秘书还应注意：（1）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等， (2)不能仅凭电话联系，应实地查看； (3)重要设备应考虑多准备一套备用(或两套方案)。 对案例二宏利公司党代会开幕式出现的问题，暴露了会务组织工作中存在的不足，会议组织者在会前各部门之间应及时做好沟通交流，会前各项准备工作（包括对开幕式程序的最后核定）在会前必须要检查落实一遍，这样，就能避免开幕式上国际歌没有按程序播放的事故发生。 拟定会议预案 会议预案就是会议的筹备方案。预案拟定的是否合理与可行，直接关系到会议能否取得预期效果。大中型会议必须在会前制定周密的会议预案。会议预案除了标明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程外，还应有会议筹备人员和职责分工，会议经费来源及成本等。每项任务必须有具体要求和具体负责人。会议预案报请领导批准后，应及时组织实施。 小型会议的准备虽然没有那么复杂，但也必须制定会议计划，确