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浅谈计算机网络技术在档案信息管理中的应用 　　摘要:计算机网络技术的迅猛发展和广泛应用,为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的良好条件。用现代化的技术手段管理档案,是现代社会对档案管理工作的要求,也是档案管理工作自身发展的必然趋势。该文主要阐述了计算机网络技术在档案信息管理中的应用以及应注意的问题。 　　关键词:计算机;网络技术;档案管理 　　中图分类号:TP393 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2009)36-10498-02 　　On the Computer Network Technology in the Application of Archives Information Management 　　ZHANG Xiang-qun 　　(Sub-company Information Center, Storage Transportation Sales of Daqing Oilfield Company, Daqing 163453, China) 　　Abstract: The rapid development and wide spread use of computer network technology have provided favorable conditions for record management. The adoption of modern means of record management is the requirement of modern society, and also the trend of record management. This paper focus on the application of computer and network technology into record management. 　　Key words: computer; network technology; record management 　　档案是人类社会实践活动的历史记录,是人类社会发展到一定阶段的产物,是人类文化遗产的重要组成部分。它是文字、图表、声像等不同形式的历史记录。江泽民同志指出:“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业,是党和国家各项建设事业必不可少的环节。” 　　1 计算机技术用于档案信息管理的优势 　　1.1 归档及时性 　　计算机网络技术的广泛应用,为档案信息的收集提供了极大的方便。档案人员可通过网络进行采集、核对、修改、删除、保存等,即各部门可随时将本部门形成的重要的电子文件通过网络发送到档案室,或直接将数据信息向档案室数据库录入;档案室也可以定期在网上各部门的专门文件夹中采集归档资料。这样既方便又省力,确保了档案信息的完整性和齐全性。传统的归档方式是档案室于约定时间收集整理上一时期的档案资料,因此,档案室保管的最新档案也是上一时期的,而形成的最新文件材料都分散在各个部门形成者手中,这就导致档案室提供的信息总是滞后的。[1]现在,由于采用了网络技术,档案室能及时通过网络收到最新信息,确保了档案室提供的档案信息的时效性。 　　1.2 部门间资源共享 　　运用计算机网络技术,档案管理部门可以在自己的网站中提供已开放的档案信息数据库、档案卷宗、目录等档案信息资源。并建立专门的档案信息检索人口,便于档案信息的查询和利用。数据存储和提取的便捷是计算机在档案管理工作中的优点之一,而计算机网络技术的介入使得这些数据能以更快的速度和更少的手续被学校相关部门得到,节省了以往在部门之间调取档案所耗费的人力、物力以及宝贵的时间,提高了工作效率和管理水平。 　　1.3 实现档案信息服务社会化 　　在传统的档案管理模式下,在一定的时期内,有一些档案资源只能提供给一个用户使用,而不能同时满足其他需求者利用档案的要求。这就使得档案的利用率大大降低。而有了计算机网络,在安全和保密的前提下,可以把丰富的档案资源都放在网络上,员工只要通过网络就可在任何时间、任何地点方便快捷地检索到自己所需要的信息。同时,也可以使各社会机构之间、机构内外人员之间所进行的信息流通更加便捷。档案管理部门是一个开放的交互式网络信息平台,需要与其他的档案管理部门进行业务和档案信息交流,使得档案资源得以丰富,给利用者提供了全方位的档案信息。 　　2 应用计算机网络技术管理档案信息的方法 　　2.1 档案管理自动化 　　计算机技术是信息化先进技术手段的核心,其它技术手段大多以此为基础,近几十年来,计算机技术不断更新换代,发展极其迅速。它具有高效的信息处理能力,能以极快的速度输入、存贮和输出信息,能够进行逻辑推理和判断。它在档