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浅议计算机技术在档案管理中的应用 　　摘要:现代计算机技术促进档案管理工作,利用计算机技术管理档案,满足经济社会对信息化的需要,是现代档案管理的必然要求,可以延长档案使用寿命,提高档案的服务水平。为我国的现代化建设服务。 　　关键词:信息化处理;检索;统计;压缩技术;国际互联网INTERNET;信息发布 　　 　　On the Computer Technology in Records Management Application 　　YANG Zhen-dong 　　(Inner Mongolia, Ulan Hot Property Authority, Ulan Hot 137400, China) 　　Abstract: Modern computer technology for file management, using computer technology, manage files to meet the economic and social needs of the information is an essential requirement of modern records management, files can extend life, improve the file services. For Chinas modernization drive. 　　Key words: information processing; retrieval; statistics; compression technology; the Internet INTERNET; information release 　　随着社会的进步和科技水平的日益提高,各种形式的档案管理和利用各种载体向社会提供利用的 问题,档案管理从最初的辅助手工管理,公文、档案一体化管理,发展到对绝密档案的计算机管理。在“国家863计划十五周年成就展览会”上展出的“国务院绝密文档管理系统”标志着政府公文、档案管理信息化进入了一个崭新的发展阶段。利用先进的计算机技术管理和利用档案,可以最大限度的发挥档案的利用效率,延长档案的实用年限。如果处理不当则可能导致档案资料的损失,甚至损害国家及档案所有者的利益。当今社会是知识经济的信息社会,谁优先掌握以计算机技术为先导的信息技术,将它运用到各个领域,谁就会再在激烈的市场竞争中立于不败之地。 　　1 档案管理信息化的含义 　　档案管理信息化就是将档案资料转化为计算机可处理的数字形式的档案,方便以后的存储和利用。档案管理信息化可充分利用和发挥计算机和计算机网络的潜能,提高利用率,缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。档案管理信息化,还可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。档案管理信息化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,容易扩大社会影响,拓宽服务范围。档案管理信息化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案管理只要注意这方面发展动向,超前拿出对策,使档案管理工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动信息化,为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。 　　2 计算机技术在档案管理中的重要性、必要性和迫切性 　　2.1 重要性 　　1) 计算机技术是现代科技技术的产物,它具有数字化的特点,可以使档案管理规范化。计算机技术录入,扫描,微缩等形式的档案信息(声音,图像,文本)都以计算机语言的0或1的 二进制来表示,使档案管理工作变得规范准确。 　　2) 计算机技术具有智能化的特点。可以促进档案管理工作的科学性。以计算机为首的信息技术具有良好的人机交互环境,智能化的判断能力,能高效,准确的识别档案的相关信息,自动进行档案的检索,查阅等业务。 　　3) 计算机技术具有网络化的特点。能促进档案信息的共享。计算机网络(国际互联网INTERNET)可以连接世界各地的档案信息系统,使不同区域的人们可以随时方便的查询对方的档案信息。极大的方便了人们对档案的查询需求,节省了大量的时间和经费。 　　4) 计算机技术还具有强大的存储能力和信息处理能力,可促进档案管理工作的现代化。可以快捷准确的收集,整理,统计汇编各种档案信息(声音,图像,文本),利用压缩技术,可以达到有效的海量存储。 　　总之,计算机技术是实现档案管理科学化,现代化,规范化和标准化的有力手段和主要工具,在现代档案管理工作中具有十分重要的作用。 　　2.2 必要性 　　1) 计算机技术具有促进经济发展的作用,促进档案管理工作为经济建设服务的最终目标的顺利实现。档案信息是信息社会中的一个重要组成部分,是其中的主要信息资源。二