车辆产品推广会议组织管理规定.doc

车辆产品推广会议组织管理规定 1目的 为了有效的推广、宣传和促销公司自卸车产品，强化会议组织和管理，提高会议质量达到预期的效果，特制定本规定. 2适用范围 2.1适用于销售部对于新产品的宣传推介、技术交流； 2.2适用于销售部举办产品宣传、促销活动； 3职责 3.1 销售部负责产品推介、宣传、促销会议的组织和策划； 3.2 技术部负责在推介会上对公司新产品资料的准备； 3.3 销售部负责展车的需求策划； 3.4 XX事业部负责展车的生产、维修整改和质量评价； 3.5 销售部负责展车的运输工作和展车的布置； 3.6 销售部负责会场的布置、宣传品的摆放、宣传图册的发放、礼品的发放； 3.7 销售部负责会场的选址，负责用餐的选址； 3.8 销售部负责会议预算的制订； 3.9 销售部负责宣传品的制作和保管； 4引用文件 QC/ZFQ-XS010-2013A 自卸车产品推广宣传图册管理办法 5会议组织内容 5.1会议的策划 5.1.1 依据产品销售形势和行业政策等，策划自卸车产品的宣传、推广和促销会议； 5.1.2 按照会议形式策划会议主题、参加人员、时间、地点； 5.1.3 销售公司制订会议举办方案，报总经理审批，并对会议效果进行预评估； 5.1.4 销售部针对会议活动的规模制订出费用预算，并报总经理审批； 5.2、会议方案内容 5.2.1 会议主题 会议主题是会议的纲领，是达到预期目标的指南，所以要求会议主题： 5.2.1.1 符合参会人员的业务需求和产品的推广； 5.2.1.2 符合产品营销战略； 5.2.1.3 适合公司发展战略； 5.2.2 会议用展车 销售公司根据会议主题确定展车品种，根据规模确定展车数量； 5.2.3 会址选择： 销售公司根据会议的规模确定会议的地点，根据参会人数确定会议室的档次、大小等； 5.2.4 参会人员： 销售部根据会议主题和形式，确定参会人员及其职别； 5.2.5会议程序: 明确会议时间、会议议程、明确发言人名单（包括主持人、主讲人、外聘专家、客户代表等）； 5.2.6 礼品 确定会议用礼品档次规格，根据参会人数确定礼品数量，礼品的选择要经济适用，礼品要印有公司LOGO和公司名称（中英文）； 5.2.7宣传品 明确宣传品的样式、内容和数量，包括会议使用的标语格式等，宣传手册的准备按照《自卸车产品推广宣传图册管理办法》执行； 5.2.8会议预算 制订会议所需各项费用，制订周密的费用计划； 5.2.9 会议的组织机构 明确会议组委会的组织机构，明确会议秘书长，明确职责与分工； 5.3会议准备项目 5.3.1 展车准备 5.3.1.1 需要新定制的车辆，销售部制订计划报总经理审批； 5.3.1.2 使用库存车，销售部制订需求计划报总经理审批； 5.3.1.3 销售部提供展车的型号规格、颜色、数量、功能等要求 ； 5.3.1.4 新车由销售部下达生产指令，技术部下达技术说明，注明产品型号、规格、数量、完成时间、质量要求等； 5.3.2 礼品准备 5.3.2.1 销售部根据会议主题和规模，确定礼品样式、档次、价位等，呈报申请，由总经理审批； 5.3.2.2 经审批后，综合部负责礼品的询价采购； 5.3.2.3 礼品上要求印制有公司LOGO和公司名称（中英文）； 5.3.2.4 礼品的质量由综合部负责验收和保管； 5.3.2.5 会议开幕前一天，销售部将礼品领出并负责保管； 5.3.3 会议资料准备 5.3.3.1 技术部负责产品介绍的PPT文档准备工作，文档内容适合会议主题； 5.3.3.2 展板、展台、易拉宝、参数牌等由销售部准备，寻找广告公司进行设计，内容适合会议主题； 5.3.3.3 会议的条幅和标语，由销售公司负责寻找广告公司设计制作； 5.3.3.4 会议所需宣传手册由销售公司按照参会人数准备； 5.3.3.5 会议主讲人的稿件由其本人撰写，客户代表的发言由销售公司撰写； 5.3.3.6 会议所有稿件需经过会议秘书长审阅或销售部部长审阅； 5.3.4 参会人员的预约 5.3.4.1 销售部根据会议主题选择客户参会人员； 5.3.4.2 销售部将参会人员通知到分管辖区的销售人员，销售人员按照人员名单下发会议请柬，并落实参会与否； 5.3.4.3 参会专家由公司总经理负责发请柬预约； 5.3.4.4 大客户和重要客户由销售部部长负责预约； 5.3.4.5 参会的地方领导由综合部负责发请柬预约； 5.3.4.6 销售公司负责预约客户代表发言人员； 5.3.4.7 公司总经理负责预约专家发言人员； 5.3.4.8 会议秘书长负责主席台就坐人员名单； 5.3.5 会场布置 5.3.5.1 会场布置要求具有浓厚的主题气氛，悬挂展板，摆放易拉宝； 5.3.5.2 主席台名单的桌签由销售公司负