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EXCEL中分类汇总数据巧转移等 　　EXCEL中分类汇总数据巧转移 　　文/王彦博 　　平时使用Excel进行数据处理时，会用到分类汇总功能，得到汇总数据后，需要将其转移到一个新工作表中排版打印，使用拖选复制的方法，总会将所有数据复制过去。虽然可以使用按住Ctrl键，一行一行地选择分类汇总数据后再复制出来，但如果数据较多时，就显得很麻烦，很不实用。那怎样快速转移分类汇总的数据，提高汇总数据速度？ 　　其实使用快速度定位功能，就会轻松将分类汇总数据巧转移到新工作表中，操作也很简单。就以使用Excel 2010汇总各班各科平均成绩为例来看看如何操作吧！ 　　 　　一、分类汇总 　　打开成绩统计工作薄，切换到“原始成绩”工作表，将数据按“班级”列进行升序排列，在“数据”标签下点选“分类汇总”项，打开“分类汇总”对话框，选择“分类字段”为“班级”，“汇总方式”选择“平均值”，在“选定汇总项”中勾选择各科名称和总分项，最后点击“确定”按钮，得到分类汇总数据（如图1）。 　　 　　 　　二、转移汇总数据 　　点击左侧的分类汇总分合标签“2”显示出各班平均值，在“开始”标签下点击“查找和选择”按钮下箭头，从菜单中选择“定位条件”项，打开“定位条件”对话框，在“选择”区中点选“可见单元格”项，点击“确定”按钮，就会自动将所有的班级平均值行数据选中（如图2）。在选择区域中右击选择菜单中的“复制”命令，将这些数据复制到剪贴板上，再新建一个工作表，将这些数据以“数值”方式粘贴到其中即可，只得到分类汇总得到的各班平均数值，而不会将所有数据复制过来，最后排版打印即可。 　　 　　流水账汇总当然要又快又准 　　文/远渡重洋 　　在我们的日常工作当中，有时需要将一些流水账形式的数据汇总到另外一个数据报表中去，如员工每个月的加班津贴记录汇总到工资表。通过Excel的分类汇总命令来汇总这些数据，不但要先以“分类字段”为主关键字，对目标数据区域进行排序，数据汇总完成之后，还需要通过手工方式输入到目标位置，操作比较麻烦。其实，借助Excel的条件求和函数SUMIF，就可以让此类流水账汇总操作又快又准。 　　 　　具体操作方法如下：在J3单元格中执行“公式-插入函数”命令，插入条件求和函数“=SUMIF([2011年加班津贴.xls]5月份!$B$2:$B$1001,B3,[2011年加班津贴.xls]5月份!$C$2:$C$1001)”，条件比较区域Range为[2011年加班津贴.xls]5月份!$B$2:$B$997，比较条件Criteria为B3，求和区域Sum_range为[2011年加班津贴.xls]5月份!$C$2:$C$997，单击“确定”，即可完成一位员工的加班津贴汇总导入。为了保证加班人数发生变化时，该数据汇总操作仍然有效，这里取了一个较大的数值范围2：1001（即最多能汇总1000人次的加班津贴）。双击J3单元格右下方的公式复制句柄“＋”，即可将该函数复制应用到整个J列单元格。请注意对SUMIF函数的条件区域和求和区域都使用绝对引用，否则在进行公式的复制时，会出现意想不到的差错。 　　 　　小提示 　　如果一位员工本月没有加班津贴，对应的单元格计算结果会显示为0，影响查看效果，依次单击“Office按钮―Excel选项”按钮，去掉“高级”选项中的“在具有零值的单元格中显示零值”前面的勾选，即可将当前工作表中所有单元格中的0隐藏起来。 　　 　　保护文档安全Word文档快速加密 　　文/贺全荣 　　好友华华是某单位文秘，为了保护文档的安全，单位要求每个Word文档都要加密，虽然Word提供了加密的功能，但每个文档都要手动去设置密码，非常麻烦，也浪费时间。这里推荐一种用快捷键快速给Word文档加上统一密码的办法。不管是自己建立的文档，还是编辑别人发来的文档都可以通过快捷键加密。 　　 　　以Word 2003为例，先打开Word，单击“工具”菜单，依次选择“宏／录制新宏”，开始录制一个新宏，这时就弹出一个“录制宏”对话框，在“宏名”中输入录制宏的名称，如“快捷键加密”，在“将宏保存在”中选择“所有文档（Normal.dot）”（如图1），在“将宏指定到”功能区中单击“键盘”，在“请按新快捷键”栏中设置自己加密的快捷键，如Ctrl+F3，单击“指定”，然后单击“关闭”返回“录制宏”窗口开始录制宏。 　　再来设置打开密码，单击Word中的“工具”菜单，单击“选项”，在“选项”对话框中选择“安全性”页，然后在“打开文件时的密码”中输入自己定义的通用密码，如“lxyz008”，输入完毕后单击“确定”按钮，这时会弹出一个“确认密码”的对话框（如图2），只需再次键入密码，然后单击“确定”按钮就可以了。