广东工业大学出版类档案管理实施细则-南方医科大学综合信息门户.doc

南 方 医 科 大 学 出版类档案管理实施细则 根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《出版社书稿档案工作规定》和国家教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规、规章，结合我校出版类档案工作实际情况，制定本实施细则。 第一条 出版类档案工作的基本原则 (一)学校出版类档案是指本校在自行编辑出版学报、校报、学术刊物、书籍、音像等出版物活动中形成的具有利用保存价值的文字、图表、电子文档及声像等载体材料。 (二)学校出版类档案反映了学校教学、科研和学校管理的水平及活动情况，它是国家科学文化和学校教学、科研改革与发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分。出版类档案必须实行部门立卷制度，由学校档案部门集中统一管理，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。 (三)出版类档案管理工作要纳入出版、编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入出版、编辑人员的职责范围。出版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收出版类档案工作。 (四)学校学报、校报、学术刊物等编辑部门及有出版刊物的单位，要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的兼职档案人员，在学校科技处的统筹下，认真做好出版类档案的收集、整理、立卷、归档工作。 第二条 出版类档案归档范围的确定 (一)确定的原则 1.归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。 (二)归档的主要内容和重点 1.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见附件2：《南方医科大学出版类档案归档范围和保管期限表》。 2.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的有保存价值的文件材料，尤其是出版物本身。 第三条 出版类文件材料的部门立卷与归档流程 (一)形成与积累 1.书籍、期刊及校报等出版物出版前，相关编辑人员应注意归档材料的积累和保管，保证应归档文件材料的齐全完整、系统和准确。 2.书籍、期刊和校报等出版物出版后，相关编辑人员必须将应归档材料加以整理，拟写标题，编好卷内目录在二个月内交本部门的兼职档案员立卷后，向学校科技处移交、汇总。 (二)整理组卷（立卷） 各种出版物档案材料按其性质和种类（出版物的名称）分别进行立卷。 1.出版类管理部分的文件材料，归入出版综合（CB11）按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要修改稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。 2.期刊。视其情况几期一卷，也可分开，一期一件，按年代、期次排列，注意分清年代，不可混年立卷。 3.校报。按年度立卷，可按时间（如年、季或月）或重要程度排列，一年立为一卷。 4.书籍。一般以作品为单位整理，一书组成一卷或数卷。跨年度的出版档案，放在出版的出版年度立卷。 5.出版类档案以“件”为单位编号，卷内文件应逐件在右上角盖上有单位名称、档号、件号的档号章，并逐项填写，每件文件只要具有有效书写图文的均应在每页材料非装订线一侧的右下角编页码（如原文件已有页码可用原页码），每份文件为单位编号，起始号均为1。 (三)编目（著录） 归档文件应根据我校档案分类编号方案逐件编目，并在“南方医科大学档案管理系统”中完成目录著录。 1.“案卷级”著录。拟写“案卷标题”并录入“南方医科大学档案管理系统”中，完成“案卷级”目录的著录。案卷标题要求简明确切、结构完整，出版档案案卷标题以书名加以书籍著（评）者为标题，刊物以刊名加期刊为标题。标题中文控制在50个字符之内、外文控制在100个字符之内为宜。 2.“文件级”著录。对每份文件的相关信息在“南方医科大学档案管理系统”中进行著录。 3.著录项内容。在“南方医科大学档案管理系统”的录入界面中，出版类档案主要著录以下内容： 顺序号：以卷内文件排列顺序填写的序号（即卷内文件的“件号”）。 文号：文件制发机关的发文字号。 责任者：制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者。 题名：即文件标题。一般应照实抄录，若没有标题或标题不规范的可自拟标题，并外加“[ ]”号标识。 日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”等字，可以在年、月之间的右下角加“.”号分隔，如2008.08.08。 页数：每一件归档文件的实际页数（文件中有有效书写图文的页面为一页）。 页号：卷内文件起止之页的编号。（指以“卷”为保管单位的，在装订成册的案卷中，著录每份文件首页编