办公用品管理方案--草拟.doc

河南中和天成管理咨询有限公司 密 级： 编 号： 办公用品管理制度 起稿部门 行政部 起稿时间 2016年3月5日 修订部门 总经办、行政部 修订时间 2016年3月 日 财务部经理 审核日期 分管副总 总经理 颁布执行时间 2016年3月 日-版本（1） 目 录 第一章 总则 第二章 办公用品管理范围 第三章 办公用品采购 第四章 办公用品入库 第五章 办公用品领用 第六章 办公用品借用 第七章 办公用品日常管理 第八章 办公用品费用成本控制 第九章 办公用品管理流程与工作标准 （一） 办公用品管理工作流程图 （二） 办公用品管理流程与工作标准 第十章 附则 附件一：办公用品借用/归还登记表 附件二：办公用品采购计划单 附件三：办公用品入库登记表 附件四：办公用品领用登记表（易耗品）（耐用品） 附件五：办公用品交接清单 附件六：办公设备报修登记表 第一章 总则 为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费，从而使行政部工作系统化，提高工作效率，特制定本制度。 第二章 办公用品管理范围 根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类： 2.1 耐用品： (办公家具 如：各类办公桌、空调、微波炉、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;办公设备 如：电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。) 2.2 易耗品：(文具类办公用品，如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、中性笔、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等纸类印刷品； 生活类办公用品，如：饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等）。 第三章 办公用品采购 3.1 申请范围： （1）办公用品申请以部门为最小单位，各部门每月25日提交次月的采购申请计划到行政部，便于行政部根据申请计划统一安排采购，预期不报视为无需求，届时行政人员有权拒发； （2）部门采购申请内容主要为耐用品。 3.2 审核及审批： 由申请部门填写《办公用品采购计划单》报行政部经理审核签字后，提交分管副总、总经理批准后方可购买。 3.3 采购安排： （1） 各部门所需办公用品，需经行政部统一购买，其它部门不得擅自购买。办公用品购买实行两人以上共同负责制。 （2）采购分为定期采购和临时应急采购。行政部根据批示意见，在规定时间内完成采购。 （3）若出现使用地距离公司较远，使用者可根据批准的申请单在当地购买办公用品和设备，同时需要向行政部存根备案。 （4）行政部根据公司需求和市场情况，选择固定办公用品合作商。部门特殊物品或专业物品采购，由行政部派专人负责采购，使用部门派专业人员协助采购。行政部会定期对办公用品市场价格进行调查、核实，随时与合作商根据市场情况，对供货价格进行调整。 第四章 办公用品入库 4.1 入库登记 办公用品采购到位后，由行政人员核对、入库。行政人员办理入库后，建立办公用品采购台账，对年度办公用品采购情况进行整体统计。 4.2 入库物品明细单 每次采购入库后，行政人员制作入库明细单，行政部经理签字确认，明细单备案存档。 第五章 办公用品领用 5.1 耐用品于每月初由行政部一次性发放各部门。部门办公用品指定，如人更改，部门经理行政部变更记录。每周统一领用其他时间领用办公用品。 办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。 8.3 办公文具实行限额管理办法。各部门每人每年办公文具限额240元，特殊情况超过限额的，需写书面报告说明情况，并报分管领导审批。除办公文具以外的办公用品采购按规定时间和流程提交采购申请，经分管领导审批后，行政部安排采购。 8.4 各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用，由行政部统一管理，年终计入各部门办公用品总费用当中。属多个部门共用的，费用按照公司使用人数进行分摊。 8.5 办公用品采购费用实行分部门核算，并计入各部门月计划费用内，由行政部统一核算控制。 8.6 核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由行政部根据人员变动情况进行调整。 8.7 凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。 行政部 流程名称 （一）办公用品管理 层次 2 任务概要 办公用品管理 单位 总经理 上级主管 行政部经理 行政人员 申请部门经理 申请人 节点 A B C D E F 企业名称 共 页 第 页 编制单位 签发