QHSE记录管理程序.docVIP

1 目的 对与分公司QHSE管理体系有关的记录进行控制，以确保客观、真实、准确地反映有关活动和QHSE体系的有效运行，为分公司产品和活动的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。 2 适用范围 本文件规定了记录编号、储存、保护、作废到使用、修订等过程的控制要求。 适用于机关各科室、基层各站队与QHSE管理体系有关记录的管理。 3 职责 3.1 安全环保科是记录控制的归口管理部门。 3.2 经理（党委）办公室是分公司的档案主管部门，负责各种档案记录的存档管理工作。 3.3 各部门负责编制、填写、收集、保存、归档、处理本部门的相关记录。 3.4 各基层站队负责编制、填写、收集、保存、归档、处理本单位的相关记录。 4 程序内容 4.1 记录的范围和形式 4.1.1凡QHSE体系运行过程和标准要求的证据等，均属“记录”的范围。 4.1.2记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。 4.2 记录样式的编制、审批与更改 4.2.1各科室（站队）的记录格式，由各科室（站队）组织编制，经科室（站队）负责人审批后（可与文件一同审批。单独审批时，采取在背面签名的方式进行），交安全环保科备案并领取唯一的编码。 4.2.2 各科室（站队）可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行管道公司《QHSE体系文件管理程序》有关文件更改的规定。 4.2.3各科室（站队）在记录形成时应明确记录名称、编号、保存期、使用部门等内容和记录原始样式报安全环保科。 4.3 记录的管理 4.3.1填写要求 a 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不应随意涂改。各相关栏目签字不允许空白。如因某种原因不能填写的项目，应用“/”划去。 b记录应明确填写人、填写时间，如需审核、批准的相关记录应明确审核、批准人及审核批准时间。 c如有笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上姓名及日期。 4.3.2收集、归档 各科室（站队）负责定期收集本单位产生的记录报表，并将记录报表按时间顺序装订成册后保存，由专人负责管理。 按照《中国石油管道公司档案管理制度》有关规定需要移交到经理（党委）办公室的档案室统一保存的文件资料记录，各部门兼职档案管理员每年应定期收集、汇总并填写好“企业档案移交目录”。 4.3.3借阅 a 借阅已归档的记录，须经所在科室（站队）负责人批准。借阅者应在指定日期归还，到期不归还，由记录所在科室（站队）负责收回。 b 借阅有保密要求的记录，需按分公司保密制度执行。 4.3.4 记录的编码、编目储存和保护 a 记录按管道公司《QHSE体系文件管理程序》编码，按照类别定期装订成册编目保存，保存的记录要便于查阅，并注意以防止记录的损坏、变质和丢失。 b 对于电子版的记录要采取措施，如定期检查、备份等，防止储存的内容丢失。 4.4 外来记录的控制 外来记录由相关部门管理、保存，并建立相应的记录清单。 4.5 记录的保存期 记录保存期限由记录设计部门，按照《中国石油管道公司机关文书档案基本归档范围和保管期限表》明确注明保存期，规定记录的保存期时应考虑下列因素：法律、法规及产品责任的有关要求；合同要求；设备报废时间；人员在职时间；认证审核周期等等。 4.6 记录的处理 已超过保管期、无查考价值的记录，可自行销毁。归挡的记录销毁按照《中国石油管道公司档案管理制度》执行。 工作流程具体见《管道公司输油气单位标准业务流程汇编》中流程图。 5 相关文件 5.1 《管道公司输油气单位标准业务流程汇编》 5.2 中管办[2008]685号《中国石油管道公司档案管理制度》 5.3 管办[2008]451号《中国石油管道公司机关文书档案基本归档范围和保管期限表》 6 记录 6.1 GDGS/SYQ/JL 4.01-01-2009记录汇总清单 6.2 企业档案移交目录 本程序由输油气单位安全环保科提出并负责解释。 起草： 王秀丽 日期： 2009年3月10日 审核： 夏仕伦 日期： 2009年3月12日 批准： 张士军 日期： 2009年4月8日 GDGS/SYQ/JL 4.01-01-2009 记录汇总清单 序号 记录名称 记录编号 使用部门 保存期 （年） 归挡 年 月 日 2 QHSE记录管理程序 发行版本： D 修改码： 0 文件编码： GDG