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现代管理技能 张玉臣 南澳大学国际管理研究生院 第四讲 时间管理与压力减排 第一节 时间管理 第二节 压力管理 第一节 时间管理 一、时间管理的概念与意义 二、时间管理的理论与方法 三、时间管理的实例研究 一、时间管理的概念与意义 1、什么是时间管理 在时间有限的情况下，个体依据自己的价值认知及行为准则，对时间进行配置和安排。 时间管理反映一个人如何工作（行动）以及重视什么（态度）。 2、时间管理的意义 提高效率、缓解压力。 二、时间管理的理论与方法 1、时间管理的理论 生活节奏加快，人们对时间的认识不断变化。 二、时间管理的理论与方法 2、时间管理基本方法 2.1 对时间进行预算——时间预算表 60％有计划的工作 20％没有预期的行事 20％突发的行事 预算/实际 研究并选择自己喜欢的事! 二、时间管理的理论与方法 2.2 了解并跳出时间陷阱 （1）个人因素 个人工作的无计划性 不会说“不” 缺乏授权 不良的工作方法 做事拖延 二、时间管理的理论与方法 （2） 外界因素 过多的电话 不必要的会议 不速之客的造访 无意义的文件、信件 无能的部属 刁蛮、无计划的上司 二、时间管理的理论与方法 2.3 区分掌控的时间 二分法：区分可控 不可控时间 二、时间管理的理论与方法 2.4 每日工作预定表 一日之计在于昨夜 必须做的事情，写下来。 相关工作一并完成。 不作预定表以外的工作。 二、时间管理的理论与方法 2.5 对工作进行分类排定 二、时间管理的理论与方法 2.6 制定合理的工作原则——日事日毕 大事表 正在进行的计划，尚未完成的事情。 检查工作日历 一般例行事务，需带回家解决（明天有明天的工作）。 凡事“再一次”就会浪费了很多的时间。 今日不做，明天后悔 拖容易变困难。 最后一分钟。 二、时间管理的理论与方法 2.7 通过合理工作方式节约时间 时间动作研究 穿衬衫（从下而上，节省3秒） 袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，可节省5秒） 东西放在固定地方。 时间合理运用 一条路线。 计划、听广播。 二、时间管理的理论与方法 2.8 找出最佳生理时间 一日之计在于晨 8.00以前——副荷尔蒙分泌最多 8.00-11.00交感神经最紧张 午餐过后（小肠蠕动能力低） 一周之计在于二、三、四 周一征候群——周末狂欢，周日睡大觉。 周五征候——假期等待 一年之计在于春 二、时间管理的理论与方法 2.9 同时做两、三件非重要事情 同时做两件事情 刷牙、洗脸、洗澡/听收音机 上厕所/看书 开车听演讲或者有声音的录音带 同时做三件事情 走路健身、听收音机学英语、上班。 人脑一次能处理7件事情 二、时间管理的理论与方法 2.10 为工作设定期限 自己做事不拖延、迟到。 合作做事设定期限： 交办事项、定下期限，按时追踪 指使、要求、命令——书面化 按时追踪 承办事项、自定期限、限期前提报 主动提出进度报告。 力有未逮时，马上说出来。 二、时间管理的理论与方法 2.11 整理工作环境 桌面 清楚不必要的东西——相片、饰品;物归定位。 抽屉 立即处理的公文、正在实施的计划。 长期的计划;保留的公文，参考资料。 周围环境 一天三分之一以上的时间; 清爽舒适、工作效率。 二、时间管理的理论与方法 2.12 一般文件只看一次 阅读技巧——30％花在阅读上 阅读前——选择材料（1分钟200页）；阅读——改进阅读速度（1分钟500字） 文件——What,Who,When What——该不该看，只看一次；Who——该谁看，交给谁办；When——何时完成，确定时限。 只看一次的技巧 杂志当报纸看，书本当杂志看。 二、时间管理的理论与方法 2.13 及时淘汰不必要文档 不做不必要的影印 如果不见了会发生什么样的麻烦事？ 如果不确定该不该“淘汰”？——淘汰！ 检查表 有理化的工作和任务，节省时间。 经常出国，则把必须做的工作列表，存档，以后可以对照。 二、时间管理的理论与方法 2.14 必要的时间管理利器 定时器 电话/fax/email 小型收、录、放音机 小型摄影机器（Digital） 小型影印机 小型电脑（PDA) 私人飞机 二、时间管理的理论与方法 2.15 名片式的小卡片 把Idea写下来——实现第一步 养成习惯 分类整理 把脑中的Idea请出来入睡。 随身携带笔和卡片 在家中其中重要的地方防止卡片盒子 二、时间管理的理论与方法 2.16 会议笔记 会议类型 Brain storming,定决策型 指派工作型;分担责任型 说服鼓励型 会议笔记系统——记要点/提建议 会议记录——提纲挈领，及时完成。 二、时间管理的理论与方法 2.17 花钱买时间 雇佣他人做事 授权 哪些项目？（挑战性