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天天乐量贩式KTV采购员管理制度 一、采购管理系统规范 1、存量控制。 2、申购单开立填写。 3、供应厂商的选择与资料建立。 4、询价、议价及订购作业。 5、采购进度控制。 6、厂商交货异常处理。 7、验收作业。 二、采购准则 申购单的开立、递送。 ⑴ 申购经办人员应依据存量，并结合用料预算开立申购单，注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后送达采购部门。 ⑵ 紧急申购时，由申购部门在申购单“备注栏”注明“紧急”并需口头告知采购人员 ⑶ 办公用品由营运办按月依消耗状况，并考虑库存情况，填制“申购单”提出申购。 ⑷ 营运所有物品都需开立“申购单”，经主管部门及行政总监经手签字后叫采购员采购。严禁无单申购。 三、采购作业程序 1、采购收到“申购单”后由申购经办人员先填写申购内容，采购复核申购单各栏填写是否清楚，查阅“厂商资料”、申购记录”及其他有关资料后，开始办理询价事宜，在报价后，整理报价资料，根据拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，核决权限，呈核订购。 2、紧急单优先办理。 3、无法在需用日期办妥者需由采购员告知申购经办人。 4、撤消申购单应先通知申购部门承办人。 5、询价 ⑴ 交货期无法配合需用日期时联络申购部门。 ⑵ 充分了解申购材料的品名、规格。 ⑶ 向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法。 ⑷ 同规格产品有几家供应商均应询价并索样品和报价单择优择廉采购。 ⑸ 有否其他较有利的代用品或对抗品。 ⑹ 应对同规格，不同厂牌做比较。 ⑺ 是否有必要办理售后服务及保修年限。 ⑻ 新厂商产品，是否需经检验试用。 6、比价、议价 ⑴ 厂商的供应能力是否能按期交货。 ⑵ 是否殷实可靠的生产厂或直接进口商。 ⑶ 调查市场行情，研拟底价。比照其他经销商价格是否较低。 ⑷ 经成本分析后，议定议价目标。 ⑸ 是否必要向厂商索取产品比较。 ⑹ 价格上涨下跌有何因素。 ⑺ 是否必要开发其他厂商。 7、呈核 ⑴ 申购单上应详细注明与厂商议定的买价条件。 ⑶ 现场选用较贵材料时，联络申购部门述明原因。 ⑷ 按核决权限呈核。 8、订购 ⑴ 向厂商确认价格、交货期、质量条件 9、催交 ⑴ 约定日期前应再确认准确交货期。 ⑵ 已逾期交货日期尚未到货应加紧催交。 10、整理付款 ⑴ 发票付款单位及内容是否相符。 ⑵ 发票金额与申购单价格是否相等。 ⑶ 是否有预付款或暂借款应处理。 ⑷ 是否需要扣款。 11、收件、分发、核对 ⑴ 收件，检查产品的保质期，若是食品类还需索要“三证”复印件 ⑵ 按分配原则指派申购经办人 ⑶ 核对品名 ⑷ 核对规格 ⑸ 核对数量 ⑹ 核对需要日期 四、采购规程 1、申购按照存量管制基准和用料预算有关规定，并参考库存情形开具申购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本部门主管审核后，送采购部门。 2、来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出申购。 3、特殊情况需按紧急申购办理时，可在申购单“备注”注明原因，以紧急递送。 4、价格 ⑴ 采购人员接到“申购单”后应按申购事项的缓急，并参考市场行情、过去申购记录或厂方提供的报价，精选两家以上供应商进行价格对比。 ⑵ 如果报价规格与申购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应在“申购单”上予以注明，或口头与管说明。 ⑶ 采购部门接到申购部门紧急采购口头要求，采购部门指定采购人员先做询价、议价，待接到申购单后，按一般申购程序优先办理。 5、单据整理及付款 采购部门应将“申购单”与发票核对、数量、规格、尺寸等。确认无误后，送会计部门审核。 6、价格复核 ⑴ 采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。 ⑵ 采购部门应对公司各部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。 采购单位应对公司内所使用的材料品质予以复核，检验品质。如配合之厂商有经常性或偶发性之品质问题，应随时向单位主管反映裁定。 天天乐量贩式KTV营运办