杭州大天数控机床有限公司费用报销管理方案.doc

杭州大天数控机床有限公司费用报销管理制度（试用） 为规范建全公司管理制度，提高员工办事效率，同时控制各项费用支出，使每项支出都能起到较好的收益，符合收支配比原则。 适用范围 公司全体员工 二、费用报销制度 1、报销内容为公司经营业务开展发生的各项必要支出，包括办公用品、差旅费用、招待费用、原材料、咨询费、运输费、修理费、电话费等。 2、除各项定额补贴外其他费用支出前，必须事前告知部门主管，2000元以上费用要经过直管副总批复。 3、需要预支现金的要填写申请单，由各级领导审批。多余现金应该在采购结束当天归还财务部。 4、员工因个人原因未将多余借款及时归还公司财务部，公司将在当月工资中扣回。 5、属于购买办公用品和原材料的，必须办理入库手续，仓库填写入库单并签字，如果物品购进后立刻投入使用的，要填写出库单，领用人签字。 6、购买大宗物品一律签订购销合同，复印件留存财务部一份，原件留采购部和档案室各一份。没有合同的禁止支付款项。 7、采购物资尽力索取增值税发票。 8、有信用期的供应商，采购结束后应先把发票交财务部，由财务部挂帐处理。到规定付款日给予支付。 9、对有借款余额的人员，要先冲借款，再给予报销。 10、对于销售部采取费用包干的员工，费用支出大小不受上述限制。 11、销售部费用审批流程：销售部审核员—销售核算会计—财务经理－（总经理）—董事长—出纳支付。（销售部内部流程自行决定） 其他部门费用审批流程：经办人—部门主管—财务经理—董事长—出纳 12.当财务经理外出时，报销的相关单据应该由主办会计（夏交明）代理签字。 13.一般日常报销的票据应该在业务发生后一周内予以报销，最迟不得超过2个月，销售人员和售后服务人员报销的发票在发票开具日期到发票报销日6个月内予以报销 14. 报销费用每周一上报财务一次。财务稽核要做好登记工作或在销售内勤登记簿上签字 15. 财务部接到报销单后，由销售核算会计和财务经理先后进行审核，审核期间各为2个工作日；财务经理审核完毕后交给总经理签字，总经理签完字后再交给董事长签字，董事长签字完毕后交给销售部审核员。 16. 出差时如找不到发票而需要其他替代发票来替代时，可以把出差日期改为替代发票上的日期。 17.发生对公业务，支付给其他单位款项时填写用款申请单（包括预付款情况）；员工私人借款时填写借款申请单（包括预付款情况）；不需要提供发票，直接支付给员工现金时填写领款申请单。 18.对于需要支付的费用，出纳支付日期一般在2个工作日内，款项支付后以QQ消息等方式告知经手人员，表示款项已经支付成功。 19、报销人员以及报销单的经办人员，要保持报销单干净整洁，像保管现金一样保证报销单的安全性。 20、财务部要做好资金安排，每月根据各部门提报的费用计划，反馈支付计划，有问题及时给总经理反馈。 四、借款制度 1、一律禁止个人因私借款。 2、员工外出办事300元以上可以先借款，但是办事后一周要办理冲销手续。 3、前款未清，原则上不允许再借，但是因特殊原因发票不能及时取得，可以经部门主管审批后再次借款。但是要把前次未冲的原因注明。 4、先预付货款，后索取发票的，在发票到手后也要经过正常审批流程报销，报销单上要注明“货款已付”，而不能直接把发票提交到财务冲销预支款。 五、报销单审批标准： 1、费用报销要统一填写报销单，目前有费用报销单、差旅费报销单、借款单（个人借款使用）、用款申请单（支付对公货款使用）。 2、报销原始单据黏贴要整齐、平整，一份报销单后附单据不要过多（大张型发票不超过5份，小张型发票不超过20张）；小票要错行黏贴到专用粘单上。大票可以不适用黏贴单，直接黏贴到报销单后边。 3、有进项抵扣的发票联不要黏贴，单独用别针锁定，该发票要保持清洁、平整。 4、相关审批人员签字要用全名，字迹清晰，标注审批日期。 5、报销的发票金额、日期、内容等必须与发生业务相符合。 6、报销单左上角为装订点，发票最左端粘贴不要超过报销单长度的六分之一。 7、报销金额前面的人民币符号￥必须填写。 8、发票上的名称必须是公司单位名称，以个人，车牌号码等作为名称的发票号码一律不得报销。 9、餐饮，住宿费发票等必须盖有所在消费场所发票的财务章。 10、大额广告费、劳务费等发票报销要附合同文本。 11.用其他发票形式抵用的佣金，报销单上要用铅笔注明 （重要） 12.报销较大金额的快递费（100元以上）报 销 单 单位： 年 月 日 发生日期 报 销 内 容 单据张数 金额 备注 月 日 11 1 电话费 1 100 11 2 汽油费 1 100 大写 贰佰元整 ￥200 主管意见 报销人签字 复核