综合档案室管理方案.doc

综合档案室管理制度 第一章 总 则 第一条 为了加强学校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化、标准化、科学化、现代化，不断提高科学管理水平，更好地为学校教育、教学工作服务，为社会主义现代化建设服务，为完整准确地保存积累珍贵的历史记录，根据《中华人民共和国档案法》和《广东省普通中学和中专职业技术学校档案管理暂行规定》等有关规定，结合我校实际情况，特制定本规定。 第二条 学校在各项工作、活动中形成的具有利用保存价值的档案，其构成以文书档案为主体，包括教学、会计、科技、教师业务档案等等，都属综合档案室统一集中管理的范围。 第三条 学校档案工作是学校整体工作不可缺少的环节，是提高学校工作效率和进行教改的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要内容，是评估一所学校科学管理和教学教改工作水平的重要标准之一。学校要切实加强领导，把档案工作纳入学校工作的议事日程和整体发展规则。 第二章 体制和职责 第四条 学校综合档案室工作由一名副校长分管，隶属学校办公室领导，设一名专职档案员管理，并确定适当的兼职档案人员，并建立档案鉴定小组。 第五条 学校综合档案室的基本任务与主要职责： １、贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策及法规，建立健全档案工作各项规章制度。 ２、维护档案的完整与安全，集中统一管理本校党支部、校长室、教务处、政教处、教科处、总务处、工会、共青团、学生会组织、校办厂等部门历年形成的全部档案。 ３、做好档案的收集、整理、保管、签发、利用和统计等各项工作，编制各种检索工具，编写案卷序言、全宗介绍、组织沿革、大事记、年鉴、校史以及汇编专题资料，积极提供资料，为学校各项工作服务。 ４、督促、指导本校各部门和有关人员做好文件材料的收集、积累、整理工作，并及时立卷归档，对各部门的档案整理工作实行监督和指导。 ５、按国家有关规定，定期向县档案馆移交档案。 ６、组织有关人员学习档案业务知识，总结经验，不断提高档案工作人员的业务能力和理论水平，尽量延长档案的使用寿命，更好地为社会主义现代化建设服务。 第三章 档案和管理 第六条 归档范围：凡是记载和反映学校主要职能活动，具有保存价值的各种类型（文书、教学、会计、科研、教师业务文件材料、党政管理等）各种形式（文字、图书、声像、实物）的历史记录都应归档。 第七条 学校办公室、教务处、政教处、教科处、总务处、团委、校办工厂等各处室各部门要按照各自的工作职能和归档范围（见附件）指定专人收集、积累、整理有关文件材料，然后由文书档案员统一立卷归档（会计档案由财会人员立卷），交综合档案室集中管理。 第八条 各种文件材料归档的基本要求： １、教学档案：按教学年度（一般９月１日至次年８月３１日）结合问题分类组卷，一年编一个案卷大流水号。 ２、文书档案、会计档案，按年度（１月１日至１２月３１日）结合形成分类，即按报表、帐簿、凭证分别组卷，一年编一年案卷流水号，在财会室保存一年后移交档案室。 ３、科技档案，主要指基建、设备、校办厂产品和教研档案。一般可按工程竣工，产品投产、设备验收和教研课题完成后归档，按基建、产品、设备、教研档案分类、组卷、编号。 ４、教师业务档案，以个人为单位组卷、编号、教师调动时应寄往调入单位。 第四章 保管和利用 第九条 综合档案室对各类档案要做好登记、统计、分类、编目和整理、鉴定工作，做到存放有序、查找方便、保管期限划分得当。 第十条 严格执行安全和保密制度。综合档案室根据保存档案资料的数量，放置专用库房和柜箱存放，库房要坚固、通风。并有防火、防潮、防光、防高温、防蛀、防有害生物、防盗等措施。保持库房良好的温湿度，档案人员要定期检查情况，发现问题及时汇报，并采取积极有效措施，以确保档案的安全。 第十一条 档案人员必须熟悉所藏档案的情况，主动了解各处室、部门对档案利用的需要，准确及时地为领导提供数据、信息和材料，认真做好提供利用工作。 第十二条 所有档案根据各类的分类目录，编制案卷总目录；并根据利用工作需要逐步编制专题文件目录、卡片、汇编，积极开发档案信息资源。 第十三条 调阅档案必须按规定办理手续，档案人员在向利用者提供档案的同时,要进行登记,并请利用者在《档案利用效果登记簿》上签名， 外单位来借阅档案，要经校办主任或校长批准。 第十四条 档案管理人员应按规定填写档案收进、移交清单，每年准确编制档案工作情况统计表，及时向业务主管部门上报档案。 第五章 档案的鉴定和销毁 第十五条 根据国家有关档案保管期限的规定，制定本校各类档案保管期限表，档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种。 第十六条 各类档案的鉴定，由分管领导和档案网络人员参加的鉴定小组直接进行。 第十七条 销毁档案必须严格掌握，谨慎从事。销毁前要造具清册。提出销毁报告。经分管领导审批，并