试析信息时代纸质档案存在的必要性.doc

浅析信息时代纸质档案存在的必要性 倪晓诚 摘要：电子文件是20世纪中期以后出现的新名词，是伴随着计算机技术的发展而产生的一种新型文件。由于它的种种优势：共享性、开放性、便于传输性等，人们似乎已经不再需要纸质档案了，纸质档案的地位受到的挑战。 关键字：信息时代 纸质档案 电子档案 信息技术的迅速发展和广泛应用信息产业的高速发展极大地影响和改变着人们的生产、 生活、工作、学习、思维和交往方式，同时也给传统的档案管理带来了巨大变化[1]。 电子档案作为传统档案，文化与现代信息技术的结合体，充分显现了现代科技的双重性和矛盾性：既极大地推动了现代档案工作的发展,，又使传统的纸质档案面临着被侵蚀、湮没的危险。但是由于档案资料的特殊性，同时也由于电子档案的种种不稳定性，在档案管理过程中纸质档案不可能完全被电子档案所取代，它的存在仍是十分必要的。 决定性的优势：电子档案的不稳定因素 （一）原始记录性 原始记录性是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质性所在。档案的本质属性从根本上决定着其管理方法的取向，也决定了档案专业的独立性和独特性。[2]为了保证档案的原始真实性、权威性及法律效用，这就要求各部门在原始数据，信息录入的头一阶段就形成纸质档案，以保证档案数据，信息的准确性。同时，纸质档案一旦形成，其所记载的数据，信息就不易更改。计算机的数字文件的存在，在其生存过程中不断变换，其信息内容完全游离于其记录方式与载体之外，不再像传统档案文件那样，可借助载体原生来印证文件信息内容的原真。而且计算机更改数据，信息可以做到完全不被觉察，因此纸质档案的生命力在于它的存在很大程度地保护了原始数据，信息安全、可靠。 （二）保密性 保密性是档案文件的又一重要特征，而计算机的数字档案在网络环境下，处于游离状态极易暴露与泄密。操作人员瞬时的错误操作难以彻底杜绝，甚至某些错误的处理请求指令可能导致系统瘫痪。计算机病毒、网络黑客的袭击也随时会使系统遭到破坏。磁电载体介质性能的不稳定，使存储信息易受到人为或自然因素影响而丢失，如解密下载、拷贝、篡改等威胁，使之无法长期安全保管，达不到档案管理的基本要求——安全、可靠。 （三）对设备的依赖性 电子档案的阅读如果没有计算机及相应的操作软件就不可能对电子档案进行任何阅读，必须借助一定的计算机或相似的设备才能进行，对计算机等设备有很强的依赖性。而纸质档案适合在较广泛的环境以广泛的方式阅读，无需借助任何特殊设备，方便利用者的阅读。同时电子档案由于各种因素，其信息内容和载体十分不稳定的、。其局限性体现在：当电子档案在库房保管时无意或有意的受到损坏，保存电子档案的U盘、光盘、磁盘一但受到外界强磁干扰，或因存储库房的温湿度的变化，都会导致档案内容的丢失和损坏。从这一点看，纸质档案拥有电子档案不可替代的优势。 纸质档案的独特优势 纸质档案的历史价值 从文物保护和文化保存的角度讲，纸质档案更具有历史价值和研究价值，纸质档案一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起。从某种意义上讲，纸质档案本身不仅承载着历史，也代表着一段历史，这一点是电子档案无法替代的。[3] 纸质档案表现形式明了直观 纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点。纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。例如，在参观南通大学校史馆的过程中，我们看到了大量纸质文件档案实物，相比于面对电脑上干巴巴的电子照片、文件资料，实物无疑更能吸引我们去细看，能够给我们留下更深刻的印象。在这一点上，枯燥的电子档案显然是不如纸质档案的。 纸质档案作为法律证据更加权威有效 纸质档案的原始性鉴定通常采用“原件”鉴定法，一般包括对档案的载体是否为产生该档案所属时代产物的鉴定。档案信息形态包括：印章、签字和笔迹等真实性鉴定。例如，本单位部分年代久远的基建档案，房产档案，上面的印章，发文部门经办人签字红线图标志，依然清晰。这些纸质档案在任何时候都可为法律提供有力证据，并作为权威材料。同时，电子档案作为法律证据来说还略显不足，主要由以下障碍：认识障碍，技术障碍，立法障碍。这些问题的难以解决，使电子档案在作为法律证据时显得困难重重。 结语 纸质档案拥有电子档案所没有的优势特点，所以在未来世界里纸质档案仍占有不可代替的地位。但是在当今信息化社会，纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。数字时代电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会发挥其巨大的作用。为了更好的发展档案事业，现在已经对档案实行