试论档案管理和利用中的保密工作.docVIP

浅论档案管理和利用中的保密工作 徐慧春 随着社会的发展进步，档案资源的社会价值日益为公众所认知，它的功能是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。但在大量档案信息被挖掘利用的同时，也有一些因利用不当而造成失泄密问题。出现这样问题所占比例虽然极小，但其负面影晌是不容忽视的。因此，在加大档案利用力度的同时，还要注意档案的保密工作，这已经成为档案部门必须高度重视的问题。 一、正确认识档案保密工作的重要性 保密工作历来是党和国家的一项重要工作。随着我国改革开放的持续深入，保密工作与国家安全、经济发展和社会稳定的关系日益紧密，直接影响到建设有中国特色社会主义事业的顺利进行。当前，保密与窃密的较量越来越带有高科技的特点，更增加了保密工作的难度。因此，越是改革开放，越是发展社会主义市场经济，越是发展现代科学技术，就越要做好档案的保密工作。 二、当前保密工作中容易出现的问题 ㈠思想认识上的麻痹。一些人保密观念淡薄，认为市场经济无密可保，在当前高科技发展的时代有密难保。档案工作人员、涉密工作人员忙于具体业务，对经手的大量国家秘密见密不知密，习以为常，麻痹大意，对国家秘密的安全造成了严重的威胁。 ㈡通信和办公自动化程度不断提高，对保密工作提出新的挑战。随着先进的通信工具和办公自动化系统与设备被广泛应用于办公活动中，在极大地提高了工作效率的同时，秘密传递渠道的拓宽和秘密载体的多样化，也使泄密的可能性大大增加。特别是无线电技术、红外、蓝牙、激光、计算机等高科技手段的普及，使保密与窃密之间的斗争更加尖锐复杂，涉密档案文件的保密工作面临严峻挑战。 ㈢保密制度不健全，措施不落实。《档案法》、《保密法》及其〈实施办法〉为我们做好各项保密工作提供了法律依据和行为准则，保密单位根据各自的情况也制定了相应的保密法规、制度。但是仍存在领导不重视、措施不落实、制度执行力欠缺等情况，使档案保密工作出现空档，失密情况时有发生，给国家、集体和个人带来不可估量的损失。 ㈣定密上的随意性。定密工作是档案保密工作的基础，《保密法》规定国家秘密需要“依据法定程序确定”。但一些单位为了保险，随意扩大定密范围，把不是国家秘密的档案定为秘密级，把应定为秘密的档案定为机密级。还有的单位为了省事，对该定密的不定密，或为了外出携带方便，怕遗失后承担保密责任而不定密级。 ㈤密与非密文件资料混合组卷。《档案法》第十四条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理”。它明确规定了标有密级的文件资料必须单独立卷。但在调查中发现，有的单位在文书立卷时不按照档案法规定进行立卷，在文件分类时，没有把密级的文件单独立卷，把密与非密文件混合组卷，给档案的管理和开发利用造成了严重的影响。 三、如何做好档案管理和利用中的保密工作 ㈠做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。首先应明确档案保密期限与保密期限的区分原则。确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实意义和历史意义，依照本单位的工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。《保密法》第十五条中规定：“国家秘密的保密期限，应当根据国家秘密事项的性质和特点，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期限内，不能确定期限的，应当确定解密的条件。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年”。由此可知，保密期限是依照国家秘密事项在一定时间内，如泄露或公开，将对国家的安全和利益造成的危害来进行确定的。这里所说的“另有规定”主要是指在保密事项范围中明确规定某类国家秘密事项保密期限为“长期”的情况。这些国家秘密事项具有较强的稳定性，长期关系国家安全和利益，即使确定为本款限定的最长的保密期限，也难以满足保密需求。在授权机关做出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。 ㈡强化档案库房的科学管理。档案库房管理是档案保密的重点，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。在档案管理的实践中，有些单位通常将档案库房附设在机关办公楼之中。从保密管理和档案安全的角度来讲，不是随意的任何一间房间都能够拿来作档案库房使用的。按照档案保密和安全管理的要求，档案库房不适合设在办公楼的最底层尤其是不具备通风防潮条件的地下室，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、烟感器、电子监控设备等，以达到防盗等要求。同时，还应努力做到档案库房、档案工作人员办公室、阅档室之间的三分离。要严格档案库房的管理，指定专人进行负责，制定严密的档案库房管理制度，禁止无关人员出入。 ㈢加强涉密档案的科学管理。直到现在，一些单位还存在把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供的现象，留下了扩散机密的隐患。针对