试谈信息化环境下的企业文档一体化(投稿).docVIP

浅谈信息化环境下的企业文档一体化 作者：谢明生 工作单位：湖南信息职业技术学院人事处? 邮编：410200 联系电话手） 8086188（办） 内容摘要：在信息化浪潮的冲击下，企业的文档工作有了新的历史使命和发展要求。本文浅析了信息化环境下企业文档一体化的内涵，特征，及存在的问题，并就开展一体化工作的必要条件和策略，作了阐述。 关键词：文档一体化；信息化；企业文档信息 信息化已成为现代企业全面提升市场竞争力的发展战略。企业文档信息是企业重要的信息资源。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流的人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。[1]所以加强对现行企业文档工作的研究，是具有非常重要的现实意义的。 一、信息化环境下的企业文档一体化的研究价值 (一)、文档一体化体现了当前我国企业文档工作的改革趋势 我国早在20世纪70年代就开始了对“文档一体化”的研究，并于90年代后期形成热点。但是，学者们研究的重点似乎更倾向于机关文档一体化。实际上，企业文档一体化早已悄然展开。 从上世纪50年代开始，很大一部分具有现行性的企业科技文件，被划入档案范畴，称为科技档案。随着我国社会主义建设事业日新月异的发展，于是又有更多的遍及各行各业的相当一部分现行期比较长的专业性、业务性文件也被划入档案的行列，被称为业务档案或专门性档案。不管该文件是否处于现行期，一律按档案管理标准进行处理。其实，这种把企业重要文件按档案标准超前管理的做法，与国外流行的“大文件”思想不谋而合，也就具有了文档一体化的实质。 经过一定时期的发展，企业的文档一体化在改革开放之际正式被提出来，并很快引起了档案学界和企业改革家的注意。与此前相比，这次显然前进了一大步。文档一体化在广大企业反映强烈，也折射出市场经济对我国企业管理理念的影响。企业实行文档一体化，可以裁减冗员，精简企业机构设置，提高办事效率等，从而提高企业的经济效益，具有非常重要的意义。随着社会的发展，到了20世纪90年代中后期，在信息化浪潮的冲击下，企业文档一体化有了更高的标准要求。由于企业已逐步成为自主经营，自负盈亏，自我约束的法人实体。企业的生产资料、技术信息、资金、劳动力、产品等都要直接面对市场，这就使企业不能只以生产为中心，还要全力以赴地抓经营管理和开拓市场，以求生存和发展，在这种情况下，企业经营管理的情报、信息、文档工作将呈现缤纷多彩的多元化局面，其比重和地位也将日益突出，在一些企业甚至还起主导作用。实行文档一体化，不仅确保文档信息在企业活动中发挥重要作用，还能顺应企业改革潮流，促进企业发展。 （二）、电子文档的本质特征决定了文档一体化的必然性 电子文档是信息化的产物。据2003年国家统计局统计，全国95%的大中型企业，78%的小型企业，65%的政府机关利用网络办公。但是电子文档本身所具有与其它载体文件所不同的本质特征，主要体现在“电子文档信息的数字化”和“电子文档对元数据的依赖性”两个方面。[4]如果不以档案管理的角度对这些元数据加以保存和重视，那么就会使电子文档进入档案阶段产生两个无法解决的问题：一是由于元数据的丢失而无法使文档重现，从而无法提供利用；二是由于元数据的不完整，即使文档能够再现为人们利用，它已经再也无法起到凭证作用。如此看来，维护电子文档的元数据对于其后档案管理阶段是至关重要的一环。电子文档其生命运动过程基本上分为产生，现行和档案三阶段，元数据主要产生于其形成和现行阶段。所以，为了维护电子文档的凭证作用和利用价值，我们需要文档一体化管理。 （三）信息化环境下的企业文档一体化的理论依据与技术支持 80 年代中后期传入我国的文件生命周期理论作为西方档案学的重要基石，揭示了文件、档案管理内在规律，成为文档一体化管理的重要理论基础。文档一体化的研究学者们几乎毫不例外地承认了文件生命周期理论的价值，认为它“从理论的方向为我国文档一体化提供了可供借鉴和参考的总体上的构想和框架”。在文件生命周期理论的基础上，不少学者提出了“大文件”理论，认为文件为“组织或个人处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人类记录，传递、存储信息的一种工具”，而档案则是“作为历史记录保存起来以便查考” 的文件，这样文件成为档案的属概念，档案成为文件的一个子类。文档一体化管理实际上就是文件全程管理，文档本同源，二者的物质对象，工作性质，技术方法，工作目的等都具有同一性，没有必要对处于不同运动阶段上的同一事物截然分开管理。因此，改革传统的分块管理体制，实行文件与档案工作的统一管理，不仅是必要的，还是可行的。 电子文件的大量出现，开拓了文档一体化的