公司付款及报销规章制度.doc

XXX有限公司 付款及报销制度 第一章、报销及付款定义 公司对外支付及报销员工费用分为以下两类： 付款：付款就是因公司业务需要，需向供应商或者其他个人支付的各种费用；这些费用多用于公司业务需要、项目开支、公司研发支出等等。付款对象以外部公司、组织、政府机构为主，少量个人。原则上不向公司员工直接支付。 报销：报销即为本公司员工，因日常工作需要发生的各类费用向公司申请报销的费用；这些费用都直接支付给员工多用于差旅费、交通费、业务招待、办公用品、行政开销等等。付款对象为公司员工。 第二章、表单格式及适用范围 付款申请单 大小为半张A4纸附带电子文件，可以打印后使用。打印文件为一张A4纸，打印出两页，裁开后分别使用。 付款申请使用范围： 供应商采购付款申请 项目业务支出（好处费等）； 设备采购； 项目物料采购； 委托外部开发； 每月固定支付的公司房租、物业费、水电费； 每月固定成批支付的员工工资、社保、公积金等； 税金 根据合同支付等。 报销申请单 大小为半张A4纸附带电子文件，可以打印后使用。打印文件为一张A4纸，打印出两页，裁开后分别使用。 报销申请使用范围： 差旅费，外地出差房费、火车、飞机票及车费等； 交通费，市内出租车费、汽油费、停车费等； 通讯费，员工根据规定限额内报销的手机费、固定电话费等，以话费账单实报实销； 业务招待费，主要以宴请为主，赠送礼品购买等，赠送给客户的各种储值卡应申请专项并填写付款申请表； 办公用品采购； 行政费用开支，包括饮水、印制名片、刻章、办理政府事项费用等等 出差申请表 以上各表单见随本规定附带文件《付款及报销申请表出差申请表流程图.xls》 第三章、程序 因业务或公司日常所需发生费用时，需要提出付款申请，根据以上定义分别填列付款申请单或者报销申请单，有业务主办人员填写申请，部门或者项目主管签字审核，（以后公司组织架构完整后需要分管副总签字），而后由财务审核并签字确认，最后由总经理批准，申请签字流程完成后，交由出纳负责付款，或者向员工报销，并在申请单上加盖“现金付讫”或“银行付讫”章，并保存原始凭证用于会计记账。 流程图 第四章、付款及报销方式 1、付款方式 凡大于1000元的付款申请及报销申请以银行转账为主，现金报销主要以小额支付，办事人员先行垫付的款项。 付款申请及报销申请表格中必须填写明确付款方式，银行转账的必须填写清楚对方帐号及开户行；员工报销需要银行转账的请在备注里列明自己的帐号开户行等信息，不可转账与他人名下，出纳以此方式进行付款。 2、借款 原则上公司不提供预借现金，由办事人员自行信用卡支付，后报销还款。 如果遇到出差等确实需要借支现金的，以文字形式单独填写借款申请，注明借支原因、还款报销期限，经项目经理、财务、总经理会签后方可借支。借支金额不能超出预算，高额款项（5,000元及以上）需提前三天通知；小额借支两天内审批。将签字原件留与财务处，复印件留办事人员。报销时先行还清借款，财务在借款申请上注明已还款，并附在费用报销之后作为原始凭证入账。 3、付款及报销时间 付款根据合同或者业务进度提请付款。报销每月可以申请两次，分别为第一次报销为每月第二周，第二次为每月最后一周。付款及报销凭证需提前集中到财务部，（如遇节假日则顺延），第二次报销需在财务关账之前完毕。 第五章、各项规定要求 1、申请表填写及粘贴要求 A、单据填写必须使用水笔，表格填写完整，所属项目时间准确，每笔支出需分支出项目（应酬费、交通费等）填写明细；付款项目需填写清楚付款费用用途、对方公司名称、帐号及付款行等信息；不得涂改，签名一律用中文名字、注明报销日期，准确填写大小写金额。 B、原始票据的粘贴：原始凭证少的可直接贴在报销凭证的后面；原始凭证多的情况下，发票等原始票据应粘贴于粘贴纸上，尽可能利用废弃的A4纸；的粘贴范围以A4纸为界；票据粘贴需按序排列整齐、美观、便于装订，不可互相交错，原则上每张原始票据都应粘贴于粘贴纸上；票据较多时可分列、分页粘贴；不同业务性质的票据必须按不同类别区分，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴（例如：同时报销餐饮和交通费时，餐饮费发票贴一张粘贴纸上，交通费再贴粘贴在另一张粘贴纸上）与申请表中填列的支出项目、金额一一对应。 C、广州及其他各分公司的费用报销，申请填写要求一致分公司一把手负责审核。 2、差旅费 A、 出差前要提交《出差申请表》，并说明具体路线、往返时间及相关项目，报销时需填写详细的《报销申请表》并作为报销附件。 B、交通工具 动车或高铁（除总裁、副总裁；事业部总经理、副总经理） 乘坐时间四小时以下为动车或高铁二等座；乘坐时间四小时以上为动车或高铁一等座 （注：住地来回火车站可乘坐出租车）