办公会议管理规章制度.doc

山东鲁维电子产品有限公司 山东鲁维电子技术有限公司 会议管理制度 编号：QI12002BM15 编制： 徐庆刚 审核： 批准： 实施日期： 2015年4月30日 版本：第1版 受控编号： 受控状态： 受控 山东鲁维电子产品 有限公司 山东鲁维电子技术 有限公司 会议管理制度 编 号 QI12002BM15 版 本 第1版 页 次 第 1 页 共 6 页 目的 1.1为了规范公司会议管理工作，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本制度。 适用范围 2.1本制度适用于公司召开的各种会议。 职责 3.1公司级会议指公司员工大会、全公司技术人员管理人员、各种由公司层面发起的大会，该类会议由总经理批准，由各相关部门联合负责组织，公司领导参加。 3.2专项会议指公司性的技术、业务、管理类单项或综合会议，由公司分管部门发起，部门分管副总批准，主管业务部门负责组织。 3.3车间召开的工作会议由车间或具有管理职能的部门发起，分管生产主要领导批准，召开并负责组织。 3.4班组会由各班组长决定并主持召开。 3.5公司之间的业务会(如洽谈会、座谈会、审核会等)，一律由公司负责安排，相关部门协作做好会务工作。 过程 4.1会议准备 4.1.1明确参加人员: (1)与会后行动直接相关人。 (2)对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人。 (3)对会议中心议题有专门知识和经验的人。 (4)有能力或权力参与会议决议讨论者。 (5)无关人员不参加。 4.1.2 开会地点选择： (1)选择与会人员相对较近的地点召开会议。 (2)会场内外整洁卫生、环境安静、通风良好、室温适宜。 (3)空间适宜、便于疏散。 4.1.3会议安排: 议程由发起单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。 山东鲁维电子产品 有限公司 山东鲁维电子技术 有限公司 会议管理制度 编 号 QI12002BM15 版 本 第1版 页 次 第2 页 共 6页 4.1.3.1会前调查，时间安排上能保证满足与会最关键人员的最佳开会时间。 4.1.3.2在确保会议效果的前提下力求开短会。 4.1.3.3事先通知讨论内容及主题给与会者，需印发的资料应提早发下去，留足够时间让大家充分酝酿准备，保证与会者有备而来。 4.1.3.4保证会议议而有决。 4.1.4 会场布置：会场布置包括会场空间安排、设备安排等。 4.1.4.1会场空间安排应便于人员进出。 4.1.4.2会场安排要保证与会人员能听清、看清，便于交流、记录与阅读。 4.1.4.3会议必需的设备应事前检查演示过。 4.1.5会议通知： 4.1.5.1通知的拟定和要素包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求。 4.1.5.2通知的书写要求全面、周到，不要漏项，内容明白清楚，力求不发生误解；用电话或其他形式的通知要写出通知底稿，照稿通知。 4.1.5.3无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。 4.1.5.4 重要会议通知，可采用预先通知及正式通知两步进行 4.2会中管理 4.2.1人员签到 4.2.1.1会议发起单位开会前应准备公司统一标准样式的（本制度6.1）《会议人员签到表》，参加会议人员在预先准备的签到表上签名以示到会。 4.2.1.2会议签到完成后，组织部门应尽快统计出应到、实到人数及未到人员姓名 。 4.2.2会议记录 会议记录主要包括会议组织情况、会议名称、时间、地点、出席人员情况、主持人等；重点内容包括会议议题、讨论发言情况、形成的决议、纪要、决定等。 4.2.2.1应用本制度中6.3《会议纪要》，整理会议记录，形成会议文件。各相关部门按会议纪要逐项落实，真正起到开会的预期目的。 4.2.2.2会议纪要完成后报发给相关部门。 4.2.2.3会议记录按要求存档。 山东鲁维电子产品 有限公司 山东鲁维电子技术 有限公司 会议管理制度 编 号 QI12002BM15 版 本 第1版 页 次 第3 页 共6页 4.2.3会议纪律 4.2.3.1凡不能参加会议或不能准时参加会议的人员，要向主管领导请假； 4.2.3.2与会人员提前5分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。 4.2.3.3与会人员在会议期间应关闭手机或将手机设为振动状态。 4.2.3.4会议期间，与会人员不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。 4.2.3.5与会人员应保持会场卫生整洁，禁止抽烟。 4.2.3.6与会人员不准做与会议无关的事项，不得在会场上随意走动。 4.2.3.7会后将所乘坐椅子按原位放好