办公室行政事务管理规章制度.doc

办公室行政事务管理制度 第一章 总则 为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的局面。办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查， 沟通内外联系，保证上情下达和下情上报；逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。 办公室应加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。 本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理；印信管理；图书资料管理；办公室设备管理、办公用品管理制度、办公室日常涉外公务及礼仪管理制度；办公环境卫生、办公纪律管理；保密规定等。 档案管理范围： 1． 公司文件档案：包括公司资质、方针政策、决定、年度计划等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料；2． 人事档案：劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录等； 3． 行政档案：办公物资、设备、一般易耗品的购买、使用记录等相关档案、例会记录等。 4． 项目档案：项目资料、项目会议记录等具有参考价值的文件资料。 5． 销售档案：合同、协议、对外宣传资料等。公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，由公司办公室负责管理。管理职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 资料的收集与整理 公司的归档资料实行“季度更新、年度归档”规则，“项目归档”根据项目进行进度情况分阶段归入项目档案。在归档期，办公室分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。 原始资料应进行编号、登记，同时更新上次的归档目录，各主管部门经理应积极配合与支持。凡应该及时归档的资料，办公室按其种类、密级负责及时归档。 第九条 档案的借阅 1． 总经理、总监、办公室主任借阅非密级档案可直接办理借阅手续。 2． 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅本人填写《借阅档案申请表》，部门经理审批，办公室主任核批后方可借阅。 3． 公司档案密级分为机密与普通两个级别，机密级档案经总监级批准后方可借阅，但借阅时间不得超过2个工作日，普通档案由部门经理审批后至办公室办理借阅手续，借阅时间最长为一周。 4． 档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 第十条 档案的销毁 1． 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2． 公司档案、项目档案、销售档案、员工人事档案为长期保存档案；非长期保存档案保存期为两年。 3． 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任审核经总经理批准后执行。 4． 经批准销毁的公司档案，办公室工作人员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5． 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或办公室主任指定专人监督销毁。 第十一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。 第十二条 公司的印章由总监级人员保存、发放、回收印章，监督印章地保管和使用。 第十三条 公司印鉴一律由总经理批准后方可用印，印章应在办公室内使用并由专管人员亲自用印，力求做到印迹清晰、规范。 第十四条 建立《用印登记簿》，对印章使用情况进行登记备查。对各类介绍信存根，要妥善保管。 第十五条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或特殊情况需要，必须经总经理批示后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须汇报情况，未使用必须交回。 第十六条 办公设备包括：办公用计算机、复印机、空调、办公家具、照相机等单位价值较高的实物资产。 第十七条 办公设备的采购 1． 办公设备的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购大中型设备器具、大宗基建材料等，必须有两人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。 2． 各部门根据实际需要申请购买办公设备，单位价值1000 元以上的需经总经理批准，单位价值在 1000 元以下的由部门经理批准，办公室审核，原则上由办公室安排购买，或经办公室同意由申购部门自行购买。 第十八条 办公设备的发放、领用与保管 1． 办公设备（如计算机等）由办公室统一安排发放，领用人签字领用，并负责保证办公设备的外观整洁、功能完好。 2． 办公设备必须详细备案纪录，登记造册，由办公室统一保管； 第十九条 办公设备与用品的借用 凡借用公司办公设备、器材，需填写设备借用单，并由部门经理签字认借用办公设备时限最长为1 周，超时未还的，办公室有责任督促