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资料管理办法 2006-09-12 12:42 总 则 第一条 为使公司资料管理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本办法。 第二条 公司各部门在工作中以及公司举办的各项活动中形成的各种有保存价值的资料，都要按本办法的规定进行整理。 第三条 公司资料的管理必须做到方便查找、不丢失、不破损，对于机密资料必须实行严格的保密制度。 资料的收集管理 第五条 公司文件和资料管理实行集中与分散管理相结合的体制，由行政部负责公司资料管理制度的建立，以及各部门执行情况的监督、检查工作，各部门均应指定专、兼职人员负责管理本部门的资料，并报行政部备案。 第六条 行政部是文件的归档管理部门。各部门按以下要求将文件整理归档： （一）合同（或更改文件）签章生效后，合同签署人（或其委托人）及时将合同原件交行政部归档； （二）项目结束后，项目经理将所有项目资料整理归档后，移交行政部建档保存； （三）如一项工作由几个部门合作完成，在工作中形成的文件材料，由主办部门收集整理，待工作完成后统一移交行政部存档。 （四）财务部资料由部门自行保管。 第七条 行政部在整理各部门汇总的资料时应注意检查其是否完整、规范，如不合格可退回各部门重新整理、汇总。 第八条 公司原版文件均应有备份，必要时，刻制光盘，并加以修订。 第九条 公司文件和资料进行统一编号，各部门参照文件编号对本部门文件进行管理，并编写文件和资料清单（见附表一）。 第十条 文件按编号分类别装入档案盒，盒外要有标识，盒内要有文件索引。 第十一条 公司文件和资料如有保存年限，应定期销毁。需要销毁时，应由资料管理人员提出书面的销毁申请，由部门主管审核，总经理批准后方可销毁。文件销毁时需有部门主管及第三人在场方可进行。 资料管理分类及编号 第十二条 公司资料应分类保存并将其编号，各部门依照本办法并根据其实际情况对本部门资料进行整理。 第十三条 公司资料分为九大类，分别是： （一）公司基本资料（包括公司注册、变更资料、公司资质、证书、评估报告、公司文件、会议纪要、其他会议资料等） （二）董事会资料（包括股东会会议文件、决议、董事会会议文件、决议等） （四）人力资源资料（包括员工档案、员工培训资料等） （五）市场资料（包括客户档案、广告宣传、调研报告等） （六）合作单位资料（包括合作意向书、合作单位证明文件等） （七）设计资料（包括设计图纸等） （八）项目资料 （十）外来文件 第十四条 根据公司资料的分类，各类资料相应的管理部门见下表：(略) 第十五条 各部门依据本部门实际情况在每项大类下可分为若干小类，如部门文件层次比较多，可在小类下再细分成若干细类。 为了方便查阅及管理，每个文件在归档时都应将其编号。编号方式为：公司识别号+资料大类编号+小类编号+顺序编号+入档时间编号。 文件编号图示：（略） （一）公司识别号定义为：H （二）资料大类、小类编号定义为：用二十六位英文字母表示，且其位数使用应文件多少及增长情况而具体决定。 （三）顺序编号定义为：以十进制阿拉伯数字表示且其位数使用应文件多少及增长情况而定。 （四）入档时间编号定义为：依据资料入档保存起始时间而定。 举例：××总字[2006]1号公司文件编号：HAA1-2006/4 分类各项名称确定后，各部门应将所有分类、各项名称及代表数字编号用一定顺序依次排列，以便查找。并根据文件、资料的实际情况随时修订。 第四章 资料及图书借阅管理 第十八条 借阅程序 （二）各部门参照《文件和资料清单》借阅文件。借阅文件时原则上实行就地查阅，查阅后归还。 （三）如需借走，需填写《文件和资料借阅簿》（见附表二），并写明事由、归还日期，由部门主管审核后方能借阅。任何人不得损坏或丢失资料。 （四）调阅人员对所调资料应于规定日期归还，如有其他人员调阅同一资料时，应在资料管理员处重新进行登记，不得私自传阅。 （五）调阅资料限与其业务有关者，如调阅与其业务无关的资料时，应经各部门主管同意后方可借阅。 （六）资料归还时，经资料管理人员核查所借资料无误、无破损后，于《文件和资料借阅簿》上填注归还日期及签字确认，然后将资料放回原位。 第五章 附 则 第十九条 本办法由行政部负责拟订、解释、执行。 第二十条 本办法自总经理签发之日起执行。 员工档案管理办法 1??目的?? 为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。2??范围?? 公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。3解释人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。4??权责4．1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负