2010年度文秘交流会策划案.docVIP

2010年度 上海工程技术大学 “校院两级文秘工作交流会” 活动策划 团委办公室 2010年5月13日 目 录 活动概述 2 前期准备工作 3 交流会流程 4 活动工作分配 5 一、前期工作分配： 5 二、交流会当天工作安排： 6 活动内容策划 7 附 录 9 座位安排 9 交流会总结发言稿 10 活动概述 [活动形式]： 以讲座会议形式，向各学院介绍有关文秘方面的经验及部门介绍。 [活动主办]： 共青团上海工程技术大学委员会办公室 [活动对象]： 上海工程技术大学各学院文秘主要负责人及团委各部门文秘相关负责人。 [活动目的]： 为继续深入学习贯彻党的十七大精神，落实科教兴国和人才强国战略，树立一批优秀大学生典型，引导我校大学生成长成才，以及规范学校的文秘工作，因此，我校团委办公室举办此次文秘活动，希望能以此让更多的工程大学子懂得学有所用，学有所得。通过此活动，让所有工程大青年能够在未来有更好的工作方法及规范的文秘流程，并将工程大的旗帜表扬的更高、更远，为祖国将来的建设献出我们的一份力量！ [活动时间]： 2010年5月24日下午17：00 [活动地点]： 上海工程技术大学教学楼（~~~~~~~） 前期准备工作 时间 工作项目 5月15日 整理并汇总“校园两级文秘工作交流会”所需资料 5月16日 拟定下发各学院分团委的关于此次“文秘交流会”通知 5月17日 下发召开“校园两级文秘工作交流会”的通知至各学院分团委 5月18日 确定“校园两级文秘工作交流会”参加人员名单 5月20日 准备“校园两级文秘工作交流会”所需物资 5月21日 向有关部门借教学楼教室 5月21日 确定“校园两级文秘工作交流会”工作人员和具体人员安排 大会流程 会议流程 工作 所需人员 备注 会前准备工作 所有工作人员到岗 各块负责人 及工作人员 多媒体就绪；座位标签放置；背景音乐试播；话筒试音；大字张贴；各学院参加人员座位分配 16:30～17:40 引导各块负责人入场 现场引导维持秩序人员 从教学楼楼层至座位分配地方 播放背景音乐 避免等待时间枯燥 18:00～13:05 宣布交流会开始 主持稿 18:05～19:30 交流会内容展示 康周韵 在场人员随机而动 19:30～19:40 总结 肖丽超 发言稿 19:40～19:45 宣布交流会结束 观众按座位有序退场 现场引导维持秩序人员 根据座位表靠近门的部分先退。需要现场引导维持秩序人员引导观众并维持秩序 20:00 后勤打扫好会场回收物资，离开现场 后勤人员 打扫好所借教室，回收好物资就可以离场 活动工作分配 一、前期工作分配： 组别 工作内容 详细工作 常务 制作交流会的内容（PPT） 整合各块上交的资料 拟定通知 拟下发各学院交流会通知 下发通知 下发各学院交流会通知 统计与会学生名单 收取通知反馈，统计出名单后并制作表格 联系新闻中心 联系新闻中心人员负责拍照和新闻稿 制作交流会工作人员名单并分配工作 根据策划在各组抽调人员(附带联系方式) 文秘 发言稿 准备一份总结发言稿 制作会务宣传张贴大字 “2010年校园两级文秘工作交流会 制作交流会签到表 excle表格方式 制作交流会会座位安排表 12月24日到现场贴好座位安排表 宣导 宣传海报、标语、交流会会场的指示牌（纸质版） 制作宣传海报及纸质版指示牌 决定宣传横幅内容 决定后交由物资组打印 物资 大会物资清单 根据策划准备相关物资 二、交流会当天工作安排： 组别 工作分配 详细工作 分配人数 备注 中心组 总负责 掌控全局，调配人员 2 总负责一名， 常务组 多媒体、黑板 多媒体就绪、黑板美化 2 多媒体一人，黑板一人 文秘组 座位标签负责 完成座位指示的安放、粘贴工作 4 由现场引导维持秩序人员提前到达会场完成 宣导组 现场引导维持秩序 引导学生入场就座，维持会场秩序，交流会会结束后学生有序离场 6 先负责引导工作，学生入场后负责秩序。 物资组 会前物资 将所需准备就绪 3 可协助各组 会后物资回收 回收物资 3 可协助各组 全体在场人员 会场清理 清理会场 活动内容策划 宣传策划： 1.海报宣传： 手绘海报 （3张） 张贴于大食堂宣传栏，小食堂宣传栏，团委宣传栏。 2.横幅宣传： 宣传横幅（1条） 悬挂于诚信桥 会场引导牌 1名 张贴在校园内的海报、横幅、标语等 5名 会场布置 讲台 多媒体、黑板、 2名 签到台 签到台（签到表、笔） 2名 座位表张贴 门上 1名 音乐 进入会场音乐 1名 入场指引 引导 会场门口至所分配位置 2名 会议进程 流动秩序管