人力资源管理实务守则-pcpd.pdf

人力資源管理實務守則 僱主及人力資源管理者指引 引言 實務守則涵蓋甚麼範圍？  《人力資源管理實務守則》(下稱“守則”)在二零零一年四月一日生效。守 則就《個人資料(私隱) 條例》(下稱“條例”)如何適用在僱傭個人資料私隱 方面，為僱主及人力資源管理者提供實務性指引。 守則以條例附表 1 的保障資料原則為基礎，並將有關原則應用在個人資 料管理的三大範疇：招聘、現職僱員及前僱員事宜。此外，守則亦列舉 人力資源管理活動中的良好行事方式，供讀者參閱。 如不遵從守則的規定有甚麼後果？ 在處理涉嫌違反條例規定的任何法律程序中，不遵從守則的規定可導致 對僱主不利或對根據合約代表僱主的第三者不利的推定。這些法律程序 可以是行政上訴委員會、裁判官或法庭所處理的程序。 在個人資料私隱專員進行的調查中，不遵從守則的規定的情況，亦會對 有關一方不利。 1 守則的主要規定 招聘 僱主或他所聘用的職業介紹所不應在沒有提供可識辨其身分的情況下， 直接要求求職者提供個人資料。 如僱主認為有需要在招聘廣告中隱藏身分，則可在求職者提出要求時， 才向他們提供載有僱主身分的職位申請表。僱主亦可透過職業介紹所接 收求職者遞交的個人資料，但招聘廣告中必須顯示職業介紹所的身分。 直接要求求職者提供個人資料的招聘廣告應載有聲明，告知求職者會將 他們的個人資料使用於甚麼目的，例如: “所收集的個人資料只作招聘用 途” 。 另一個可行辦法是，可在廣告中列出意思如下的聲明：“在使用求 職者所提供的個人資料時，僱主會嚴格遵守其個人資料政策的規定，並 在收到有關要求後，會隨即提供一份有關政策的複本” 。 在此情況下， 廣告必須載有僱主的聯絡資料。 不應向求職者收集超乎適度的個人資料，而只可收集足以挑選合適申請 人所需的個人資料。 僱主在招聘過程中不應收集求職者的身分證副本，直至求職者已接受聘 任。 僱主除透過原有的申請收集資料外，可能還須額外收集求職者的其他資 料，例如透過背景審查或品格審查程序收集所需的資料。僱主只應為了 評估候選人是否適合擔任有關職位的目的收集該等資料，而所收集的資 料必須與工作的性質有關。 2 僱主可透過入職前體格檢驗收集入選的求職者在健康狀況方面的個人資 料，如該等資料與職位所必須具備的條件直接有關，以及聘用條件之一 是必須體格檢驗合格。不過，僱主只可在提出有條件聘任入選者後才可 收集該等資料。 僱主可保留落選者的個人資料不超過兩年，由求職者落選的日期起計， 之後則必須銷毀有關資料。但僱主如有具體理由有責任保留該等資料一 段較長期間，或取得求職者同意，則可保留該等資料一段較長期間。 現職僱員 僱主可在聘用僱員時，為僱傭目的或為履行規管僱主事務的法律規定而 向僱員收集額外的個人資料及收集其家屬的個人資料。 僱主應在向僱員收集個人資料前，為僱員提供一份僱傭方面的收集個人 資料聲明，藉以告知僱員該等資料的使用目的、可能獲移轉該等資料的 人的類別，以及僱員查閱及改正該等資料的權利。 在紀律處分程序、工作表現評核及晉升策劃過程中所收集的僱員資料， 只應使用於與該等過程直接有關的目的。僱主不應向第三者披露該等資 料，除非有關第三者有合法理由查閱該等資料。 僱主不應在取得僱員的同意前，向第三者披露僱員的僱傭資料，除非披 露該等資料的目的與僱傭直接有關，或是法律或法定主管當局規定必須 披露該等資料。 僱主向第三者移轉或披露僱傭資料時，應避免披露超越第三者的使用目 的所需的資料。 聘用第三者機構代為處理僱傭職能的僱主應制訂適當措施，確保該第三 3 者保障有關僱傭資料，以防止任何未獲准許的或意外的查閱或披露