物流购买采购实战案例.docVIP

案例7 采购中心的年终总结会 编写者：陆杉、王蓉 快过年了，可采购中心的王经理还没敢想放假，今天一大早就起床，准备早点赶到公司听听同事们对采购中心这一年各项举措实施情况的意见和看法。今天将要召开公司一年一度的年终总结大会，公司要求各部门对自己部门一年的工作做一个总结，回顾自己部门这一年各项举措的成效，总结经验教训的同时，部署好下一年的工作。 王经理上周一开始就交代采购中心的同事们，要他们好好回顾总结各自在这一年采购工作中遇到的问题，并针对这些问题思考一下可能的解决方案。 一进会议室，王经理就发现，采购部的同仁们已经早早来到这里，而且每个人似乎都想说些什么。一下子王经理的精神便来了。一坐定，王经理就兴致高昂地对这一年采购中心的工作做了总结。 “总结今年一年我们采购中心的工作，可以说成绩是显著的。我们实施了大宗采购物资驻厂QC（Quality Control，质量控制）方案，即供应商需提供一专职品管检查人员负责检验我公司产品，此人受供应商直接管理，但我公司有权要求更换人选。通过实施该方案，我们在为公司节约成本的同时，运单、文件封、胶袋、胶纸、编织袋五大操作物料的质量得到了较大的提高，客户的满意度也得到了提高。至于我们公司所需的另一种产品某型号巴枪若采取集中采购后调拨的模式，其对公司的意义也是不容忽视的。今天这次会议主要的目的是在总结成绩的同时，发现总结各项方案在实施中所遇到的问题。我发现今天大家似乎都有话想说，我非常高兴。现在就把发言权交给在座的各位了。大家尽管说，不要担心自己说得不好。我们今天就是为了把问题提出来，集中智慧，为明年的工作打好基础。” 王经理的话刚说完，大宗采购物资驻厂QC方案实施人之一的小张便首先发言：“我公司采购物品的品种很多，但质检有时无法进行。采购中心进行统购包装材料、设备等，另外购买其余少量的后勤用品，其余区部设采购员1名，负责少量的地区性采购。采购中心由15人组成，其中8名采购工程师，主要负责供应商引入、合同谈判、采购物品的市场调查、分析、采购物品检验等，工作量很大，因此有的采购物品缺乏专业技术人员进行质检，只能由供应商报技术参数，写入合同，作为供应商选择参考。今年我们针对采购物品的品质保证问题采用了驻厂QC方案。我们已经确定大宗采购物资驻厂QC方案具体实施方式：第一步确定需实施驻厂QC方案的物资；第二步重新修改框架合同条款，增加驻厂QC人员相关条款；第三步有计划地约谈各供应商，谈定方案及确定人员；第四步签订年度框架合同；第五步对驻厂QC人员进行管理及考核；第六步对质量问题进行改进和回顾，但在各不同的阶段我们还是遇到了不同的问题。就拿我负责的工作来说，我负责第一阶段需实施驻厂QC方案的物资选定工作，由于运单、文件封、胶袋、胶纸、编织袋这五大操作物料采购数量庞大，金额占我司月采购的80%以上是我公司营运的重要物资；就每家供应商的订单量来分析，我们的量足以吸引供应商因此供应商长期合作意愿较强。但在操作过程中，我发现，对于文件封、胶袋和编织袋的采购，由于现在客户需求的差异性，有时我们提供的文件封、胶袋和编织袋不能满足客户的需求。当收派员收货物时，现有规格的文件封、胶袋和编织袋不能装下客户的物件。收派员也向我反映了这方面的情况，但由于我们和供应商签订的合同上没有要求其生产其他规格的相关操作物料，所以我也不能向供应商下订单。我想，既然我们有驻厂QC，而且非标准的操作物料需求不确定，我想是否可以要求供应商对我们这部分的需求进行特殊对待。一旦我们有特殊需求，我们的供应商就能快速响应我们的需求。这样一来，供应商就真正成为了我们的设计部和工厂，从而提高我们的客户满意度。” “我们实施驻厂QC方案的初衷是为了持续改进我公司服务的质量，但在实施过程中，我发现我们缺乏一套定量的质量改进评定系统，也缺乏持续质量改进的实施细则。这一方面不利于我们对质量改进情况的掌握，另一方面，这不利于我们对驻厂QC人员的绩效评价。”小刘接过话说道。 “对，小刘说得很有道理。在方案实施过程中，我们发现，虽然我们对驻厂QC人员的职责有做明确的规定，即负责成品检查，每次检查合格后，必须在每个箱体上盖上专用章；负责将成品质检报告向我公司汇报及存档；负责每月的产品质量报告，并向我公司汇报；负责所有我公司产品质量投诉的跟踪，并向我公司汇报。但实际操作中驻厂QC人员的职责远不止这些，所以我们需要对驻厂QC人员的职责做更详细而具体的规范。”小熊接着说。 “通过对驻厂人员的职责做更详细而具体的规范我们可以更加完善我们对驻厂QC人员的管理及绩效考核。目前驻厂QC人员由供应商管理，但其直接向我公司资产管理处质量部门汇报，我公司有权提出限期更换人选及对此人进行考核，目前主要考核的指标值有：驻厂QC人员质量问题跟进反馈的及时性；每月出厂检验报告提交的及时性；出厂报告与我