第六章 信息管理.ppt

第六章 信息管理 第一节 信息的含义 第二节 信息的收集、加工、利用 第三节 信息的保密 学习目标： 了解：文秘信息工作的重要性； 熟悉：文秘信息工作的内容； 了解秘书收集信息的渠道和方法有； 熟悉秘书做好信息整理工作的技巧； 熟悉秘书信息利用与反馈工作的内容； 熟悉秘书保密工作的内容及做法。 案例分析：沙里淘金 小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。 　 会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。 　“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0.2至0.5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0.3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……” 卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思…… 　 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。” 　大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。 后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿! 　小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?” 　卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索。 　　 对文秘人员做好信息工作的启发： 1．信息是领导者正确决策的重要依据。 2．信息具有重要的价值。 3．信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。 4．信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。 第一节 信息管理工作的内容和要求 一、信息的含义、特点和作用 1、信息的含义 是对事物发展变化规律及其对事物运动状态的客观反映和正确表述，是用各种载体对客观事物的描述、传输，也即记载、传递各种各样变动着的事物的知识。 2、信息的特点 （1）客观性 （2）时效性 （3）无限性 （4）可传递性 （5）可开发性 二、秘书的信息工作内容 信息的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等工作。 三、信息工作在秘书工作中的地位和作用 1、必须为领导决策提供信息服务。 2、要把领导机关的决策表述出来。 3、要提供反馈信息。 四、文秘信息工作的要求 准确 及时 全面 适用 第二节 信息的收集、加工、利用 一、信息收集 二、加工分析 三、载体转换 四、信息利用 五、信息反馈 第三节 信息的保密 一、保密的概念 是对某些事项或信息实施控制和保护，不让他人接触或知悉。 “秘密 “保密” “保密工作” 二、保密工作内容 （一）秘书保密的范围 1、国家秘密 2、工作秘密 工作秘密分为两类 （1）商业技术秘密 不为公众所知悉的，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息，如商业工作规划、重要商品的储备计划、库存数量、票据的防伪措施，财务会计报表；军用商品的库存量、供应量、调拨数量、流向；商品进出口意向、报价方案，外汇额度，特殊商品的生产配方、工艺技术诀窍、