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供应业务流程处理规范 一、为规范供应工作及与相关部门业务流程，促进供应工作规范有序运行，根据本公司多年实践，特制定本规范，仅在供应部及关联流程有效。 二、集团供应与外协业务流程模式： 三、计划内供应业务流程的具体职责与工作内容、要求： 1、生产等各种供应计划信息 集团公司因生产、生活、办公、技术开发等发生的采购需求，必须以书面的形式及时上报供应部门（每天下午5：00前），除紧急与特殊情况外，不接受电话和口头计划请求。 各仓库按公司核定的《常规材料控制基准一览表》的标准，及时掌握仓库物资的安全信息，及时向部门反馈补库信息，以确保仓储的安全。 供应部内勤每天负责接受和整理相关需求信息，并要在次日上午8：00前将归类整理的单据报部门经理。 各单位务必使用经公司管代核准后的标准化表单，资料数据填写完整、准确，不得出现白条和废单。 2、编制采购任务书 根据集团公司的生产月计划与大棕材料的采购要求，每月30日前编制常规物资采购任务书报董事长批准。 供应部经理收到内勤归类汇总的每日需求计划信息后，及时核对材料清单，参照《集团材料配套一览表》的标准，及时编制采购计划。 3、供方资料收集 根据集团物料的品类，可通过网络、电话等收集相关供方信息，按《供方管理办法》的要求，建立合格供方档案，并保证其完整性、真实性。 采购人员要适时掌握物资的价格波动信息，坚持询价、比价原则，随时保持与供方的良好沟通，严厉杜绝勾结回扣现象的发生。 4、供方评定 按《供方管理办法》供应商的筛选与评定原则，重点在质量水平、交货能力、价格水平、售后服务等方面严格把关，要努力保证合格供方的严肃性。 供应部要不定期对合格供方进行调查与暗访，随时检查其生产过程的控制情况，并要注意保守公司的商业与技术机密。 5、签订购销合同和协议 采购人员应熟悉公司所有产品规格、型号，熟悉所有产品用材料、配件、部件、配套设备等，并进行归类整理。 一般来说，如硅钢片、铁材、铜箔、硅粉、聚脂、电磁线、层压木、橡胶件、变压油、瓷瓶等常用材料和风机、压力释放阀、开关、温控仪等常用配件，可以与合格供方签定长期供货合同、协议；其余已与本公司有多年业务往来的小供方也可签定长期合同、协议。 合同签订、变更、解除一律采取书面形式统一合同文本，具体份数按实际情况确定，但集团公司至少留存三份，合同主管部门、财务部门、承办部门各一份。合同应具备下列条款：合同双方名称、住址及其他基本情况；标的（指货物、劳务、工程项目等）；数量和质量（包括品名、规格、国家标准、部颁标准、行业标准、双方约定的一方所采用的生产标准及无上述标准时双方约定的标准）；价款或酬金； 履行的期限、地点和方式；包装及运杂费的负担；合理损耗及损耗的负担；结算方式和方法；违约责任；合同公证及鉴证；合同签订的地点； 双方法定代表人或委托人、受托人签章，盖法人单位合同专用章，并注明双方开户行、账号、税号、税票种类、电话号码和签约日期等。建立合同资料档案制。合同及其附件，包括有关变更、解除合同的通知、信件、补充协议、电传、电话录、意向书及其他在合同签订、履行过程中形成的文字资料，以及各种资料，均应收集齐全并归档保存。应具备下列条款：双方名称、住址及其他基本情况；；数量和质量（包括双方约定的生产标准）；价；；违约责任；双方法定代表人或委托人、受托人签章，电话号码和签约日期等。 - 2 - 仓储安全 开发需求 临时计划 生产计划 接受公司各单位的采购意向或计划 编制采购任务书 核对材料清单和计划，整理计划信息 计划内供应环节 供方资料收集 建立档案，查询信息，比价确认 保持合格供方的严肃性 供方评定 签订购销合同与协议 形成书面文字，合同条款规范（包括要约） 根据实际情况，利用合适的方式与渠道下达计划到供方，零星采购采用现配方式 下达采购计划 进货检验 根据采购合同与相关协议，进行不定期的及时采购进度跟踪，以确保材料的按时入库，同时要做好进货检验工作 采购跟踪 入库管理 按计划入库，及时进入ERP帐务流程 严格按计划和需求办理正规出库手续，坚持月底盘存制度 出库管理 接受生产系统的外协意向或计划 核对外协清单与计划，签定并整理外协合同，编制外协进度计划并及时下达至外协厂方 外协环节 生产计划需求或其他 编制、下达外协计划 根据需求进度计划情况，积极保持与外协方的良好沟通，并不定期跟催，同时要做好进货检验工作 外协检验 实施外协作业 按计划做好二次入库工作，在ERP帐务流程中补充说明，并与需求单位沟通 入库管理 办理二次出库手续并记录 出库管理 及时认真做好与生产部门的外协沟通工作，并及时反馈外协件的使用信息 生产协调与反馈