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试论秘书说话艺术 内容摘要： 语言是人类最重要的交际工具。学习说话艺术，掌握口才技巧，是提高秘书人员的素质，做好秘书工作的基本要求和必要条件。本文探讨了秘书掌握说话艺术的重要性及提高说话艺术的方法。 关键词: 秘书 说话艺术 重要性 提高途径 秘书人员在平时的工作中，要向领导汇报情况、提出建议、传达指示、协调工作、接待信访、接待来宾，有时还要代表组织、领导到基层或其它单位处理具体事件，开展这些工作要大量使用口语，这就要求秘书人员拥有良好的口才，讲究说话的艺术。 一、掌握说话艺术的重要性。 1、掌握说话艺术是社会交际的需要。在社会交际中，除了运用书面语言外，更大量的是运用口头语言。这就决定了口才的重要性。俗语说：“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。”良好的人际关系的建立，往往是由良好的对话开始的；而人际关系的交恶，很多时候也是由于出言不慎引起的。口才好，说话得体，在交往中必然受人尊敬，拥有良好的人际关系；相反，口才差，词不达意，话不投机，在交往中必然被人看不起，受到冷遇。秘书部门是机关的窗口，秘书人员是领导的参谋助手，对内对外的联系非常广泛，社会交往十分频繁。因此，秘书人员要高度重视和认真研究说话艺术。 2、掌握说话艺术是社会发展的要求。当今时代，科学技术高速发展，现代传声技术广泛应用，这就使地球的半径缩短了，而使人的舌头伸长了。随着计算机的出现，语言自动识别系统开始形成，“人－机对话”的时代已经开始，现代传声技术更使人们的交际空间得到空前的扩展，在不久的将来，人们通过互联网络，运用口语进行交流和通信，将会如今天使用电话、电视一样方便。新世纪的秘书工作，将充分利用高科技的成果，实现办公自动化，书面交际也将越来越多地被口头交际所替代，这对秘书人员的口头交际能力和说话艺术提出了更高的要求。 3、掌握说话艺术是做好秘书工作的需要。秘书部门是人际交往的枢纽，秘书人员必须经常与各方面的人员发生联系。在工作中，无论是传达指示、汇报情况、接洽公务、接待来访等，都是与人打交道，因此，需要利用口语来交流思想、传递信息，也需要利用口语来协调人际关系，创造良好的工作氛围。秘书人员口语技巧掌握得好，说话得体，不但能以理服人，以情动人，促进工作的开展，还能化解一些矛盾和冲突，推动问题的解决。过去人们常将秘书说成是“笔杆子”，其实是对秘书工作的一种片面理解，实际上，口语在秘书工作中起着十分重要的作用。一个只能动笔而不能动嘴的人或一个口才极差的人不是一个合格的秘书人员。但是在现实中，有的秘书对此认识不足，忽视了口语学习和锻炼，对口语艺术掌握得不够好，不分场合、不讲分寸、随意而说、冲口而出，因此经常因不善说话而出现一些不愉快的情况，既影响了工作，也影响了机关的声誉和形象。对此，秘书人员要引起足够的重视。 4、掌握说话艺术是塑造秘书人员自我形象的需要。古人说，言为心声。口才是一个人的才华的体现，当今社会上都把口头交际能力作为衡量人才的重要尺度。秘书人员运用好说话艺术，可以使人感到亲切，也容易赢得别人的尊重，得到领导的赏识。在一个单位里，口才好的人往往能够很快地脱颖而出。相反地，如果一个人声音含混，语言干瘪，表达单调，则往往被认为是没有才能而得不到重用。同时，在一定意义上，口才也是一个人内在品德的表现，是一个人风度的有机组成部分。一个情操高尚、品德良好的人，说话必然温文尔雅、富于修养；而一个思想败坏、品德恶劣的人，说话则往往是粗俗不堪，正所谓“狗嘴里吐不出象牙来。”人们往往可以通过一个人的语言去评价他的价值。秘书人员常常通过自己的说话水平向社会显示自己的价值。因此，秘书人员在加强品德修养的同时，也要注意提高自己的说话艺术，使内在的优秀品德和外在的良好口才相得益彰，完美统一。 二、秘书如何掌握说话艺术。 (一)讲真情，说实话。秘书说话，怎样达到讲真情、说实话？关键的是一要真，二要实。 首先，要有真挚的情感。情感是人对客观事物是否符合其需要而产生的体验，即人对客观事物的态度的一种态度。“情动于中”必要“形之于外”，说话作为表情达意的工具，承担这种转化任务。情感支配影响着说话，在言谈交际中起着重要作用。以真挚的情感说话，能缩短同听者的距离，让人感到说者是真诚的，可信赖的，乐于接受说话人的观点和思想，达到交际目的，此即“感人心者，莫先乎情”。 其次，要有求实的精神。实事求是是我党一贯工作作风，也应是秘书人员的工作作风。秘书在参与政务过程，为领导决策提供信息、提出意见或建议，应真实确凿，如实反映情况。秘书还应善于把上级方针政策同本单位实际结合起来，解决实际问题。向领导汇报工作、反映情况时，不能只当“传声筒”，简单地照传照说。如领导指示有不完善、欠妥当之处应从实际出发，提出修改建议，切不可随声附和，将错就错。事实证明，各级机关的工作，有了求实精神，才