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淡江大學 公文管理系統 教育訓練 叡揚資訊 公文系統是什麼? 基本公文簽核流程： 承辦人 二級主管 二級單位登記桌 秘書 一級單位登記桌 一級(副)主管 秘書 一級單位登記桌 秘書室 副校長室 校長室 秘書室 其他會辦單位 系統上線後有何不同? 公文內容修改 公文之主旨、說明，只有承辦之直屬主管、秘書、秘書室秘書及文書組發文可修改。 意見一經輸入後送出至下一人員或單位，除非取消傳送，否則不能修改。 退文後，各單位(含承辦單位)視為再加會的流程，原輸入之意見無論何人均不可修改，只能再輸入補充說明之意見及附加檔案，但承辦單位之直屬主管及秘書仍可修改公文之主旨及說明。 系統上線後有何不同? 公文文號 公文送出單位才會正式取公文號。 公文文號為系統自動取號，無法重複使用。(例如公文撤 回後，文號是不能取消的) 一二級單位各有自己的文號，且一個單位一組流水號，不因不同格式而有不同的文號。 公文文號有10碼，前3碼為民國年，後7 碼為流水號，並於每年的1月1日歸零，重新編號。 系統上線後有何不同? 登記桌 系統啟用時，預設秘書及二級主管具有登記桌的角色。 公文進出單位一定要經過登記桌，一級單位必設立登記桌，二級單位可不設立登記桌。 為避免公文遺失，公文具有非電子公文或附件時，登記桌一定要執行手動簽收公文(電子文會自動簽收)，以確認紙本公文或附件確定已送達。 紙本公文必要時利用條碼，以便利登記桌簽收作業。 系統上線後有何不同? 流程設定 二級單位，會辦時，只能設定一級單位內之各二級單位，若要會辦外單位，只能以「建議加會」的方式處理，由一級主管核定是否加會。 會辦外單位時，只能指定到一級單位，不能直接指定二級單位，因此如過去加會「出納組」等單位，目前均必須以加會「總務處」，再由總務處登記桌設定承辦單位至「出納組」。 決行層級若到校長室時，過去流程只設到秘書室，目前系統會自動設到校長室，且其前後會自動加上秘書室流程。 第一次使用注意事項 使用環境 Windows 2000 、 Windows XP、Windows VISTA IE 6.0、 IE 7.0 最佳使用設定 解析度：1024 x 768 字型設定：標準(100%) 第一次安裝步驟請參閱公文管理系統簡易安裝手冊 第一次使用注意事項 內容不論是從Word檔案複製或是自行登打，公文編號請利用系統提供之編號功能，可以方便排版，避免格式錯亂。 登記桌於送出單位，請注意使用 “傳送” ，而非 “指定承辦人”。 * *