稽核员工作事项知识讲稿.ppt

稽核员工作事项培训 报告人：陈江应 稽核准备 执行稽核 稽核报告与追踪确认 稽核流程 3 1、稽核准备 角色与职责 稽核种类 稽核前现场确认 选择稽核人员 制作查检表 4 1、稽核准备---角色与职责 组织、管理整个稽核工作 管理稽核小组 确认稽核标准与范围 选择稽核员 准备稽核计划 主导品质文件审查 综合、协助各稽核员之发现 决定不符合规定事项 主导稽核会议 准备稽核报告 追踪确认稽核计划 执行被指派部分之稽核任务 协助主导稽核员 稽核准备 找出不符合项 5 1、稽核准备---稽核种类 6 1、稽核准备---稽核前现场确认 正式稽核前应尽可能的取得被稽核单位各项资讯 与被稽核人员互相认识 取得对稽核标准和范围的共识 熟悉被稽核单位的组织及场地布置 巡视主要流程 预估各区域或稽核场所需花费时间 安排正式稽核时间 讨论行政事务，如：引导员、办公场所、通讯设备…. 讨论可能产生之不便，如：管制区、无尘室…. 取得最新版的品质文件，至少取得品质手册及流程文件 7 1、稽核准备---选择稽核人员 依据稽核前拜访取得的资讯，主导稽核员选择稽核小组之其他成员 8 1、稽核准备---确定稽核方式 由前往后的追踪： 如业务接单、研发、 设计、制造…至售 后服务 由后往前追踪： 方式正好相反 稽核方式 由前往后追踪 如业务接单、研发、 设计、制造…至售 后服务 由后往前追踪 如客户投诉、制造、 设计、、 10 2、执行稽核 执行稽核步骤 2 实施稽核注意事项 不符合报告填写 末次会议 审核总结报告 4 5 3 首次会议 1 11 2、执行稽核---首次会议 稽核员及被稽核单位人员相互介绍 目的、范围及稽核依据 说明及确认稽核计划安排 确认受审引导人员与说明其任务 保密申明 确认末次会议时间 确认末次会议时间 12 2、执行稽核---实施稽核注意事项 有效的记录 证据的收集 被稽核者的行为、态度 好的沟通技巧 4 3 2 1 13 2、执行稽核---实施稽核注意事项 与被稽核对象随时保持融洽气氛，并建立良好共识 大部分时候是被稽核者在说话，稽核员说话的时间不应超过15 ~20% 开放式的问问题，例如“你们主要客户的抱怨是什么 封闭式的问问题，通常得到的回答是：‘’是“ 或 ”不是，例如“你些是 你们部门的作业程序吗“ 引导式问问题，把想要的答案放在问题中，常以“是吗？”，“不是吗”， “会吗”，“不会吗”结尾，例如“你会于下周执行内部稽核，是吗?” 沉默的问问题，沉默是稽核员经常用来鼓励对方说话，以获取更多资讯 的方法。但是沉默的时间避免太长使被稽核者有被胁迫的感觉 重复的提问，稽核员也适时重复对方的回答来获取更多的资讯。例如： 被稽核者：“我并不发这些图纸给班长” 稽核员：“我知道你并不发这些图纸给班长” 被稽核者：“对，因为….” 好的沟通----提问的技巧 14 2、执行稽核---实施稽核注意事项 尽量集中精神听对方说，不要分心 以口头或肢体语言回应所听到的 可适当的表现个人感情 摘要重复所听到的 在对方未说万前，克制评论或下结论的欲望 抛弃自己的成见（偏见），开放不要武断 找较舒适的环境，尽量排除外界干扰 先充分准备-事先熟读有关之作业文件 使被稽核者事先知道可能会谈些什么 让对方了解有哪些可能被列入观察与不符合规定的事项 好的沟通----倾听的技巧 15 2、执行稽核---实施稽核注意事项 紧张---紧张会造成话多或不敢说。稽核员要以友善、开放的态度消除他 的紧张 防备性的---告诉对方评审是找出系统的/制度上的缺失，而非针对个人可 发怒型的---可能是讨厌别人打扰他的工作范围或是缺乏自信。试着使用 开放式的问题 反常的多话---可能是过于紧张或隐瞒了什么事情 不主动回话---不是不合作，而是想躲过去。可使用开放式的问题 被稽核者的行为、态度 16 2、执行稽核---实施稽核注意事项 抽样注意 稽核记录 收集证据 抽样查证 要取近期的样本 稽核员要自己选择样本 要利用文件的追溯性来追 查查证 要尽量了解文件内容之真 正意义而且要求验证 记录于审核检查表中 不符合事项的具体记录包 括：人、事、时、地、物 例如： 不符合及违反文件规定的 详细叙述 17 3、稽核报告与追踪确认---不符合事项报告 简明的描述不符合ISO 9001相关处 简明的描述不符合规定事项，通常 使用稽核标准用语，在辅以所发现 的事实 可能的话把问题的严重性也说明， 如：20张采购订单中有15张未审查