KC-COP-02记录控制程序(二级文件).doc

大都(香港)有限公司 大都工业有限公司 文件编号： KC-COP-02 版本号： A-0 页次： 1 / 4 记录控制程序 受控制文件之首页 文件种类 □ QM 质量手册 ■ COP 程序文件 □ WKI 工作指导书 □ QTI 检验指导书 □ PO 生产订单 □ PDS 产品规范 □ OTH 其他..... □ 更改记录 有补充页跟着..................... □有 □无 版次 更改通知编号 生效日期 更改之撮要 A-0 N/A 2005-12-18 N/A 受 控 状 态 审 批 职 位 签 名 日 期 批 准 总 经 理 审 核 管理者代表 制 稿 文控中心 大都(香港)有限公司 大都工业有限公司 文件编号： KC-COP-02 版本号： A-0 页次： 2 记录控制程序 1. 目的 本程序目的是确定一套质量记录的管理办法, 以规定本公司质量记录的标识、贮存、保护、检 索、保存期限和处置所需的控制。 2. 范围 本程序适用于本公司质量管理体系之所有质量记录。 3. 参考文件 3.1 KC-COP-01 文件控制程序 4. 定义 4.1 质量记录 为了证实产品和过程符合要求以及质量管理体系有效运行，在质量管理体系运行过程中 产生的所有记录。 4.2 记录对象 质量记录所描述的对象，可以是产品、过程或质量管理体系某一方面的内容。 5. 职责 5.1 文控中心 5.1.1 制定及推行质量记录控制程序； 5.1.2 监察各部门的质量记录控制状况； 5.1.3 在需要情况下，更新质量记录一览表； 5.1.4 控制“质量记录一览表”所指定的质量记录。 5.2 记录发出者 记录发出者是撰写记录的人，须确保： 5.2.1 记录内容客观，真正描述、反映记录对象的真实状态； 5.2.2 记录内容的目的性明确，与目的有关的内容应充分，与目的无关的内容则应简略； 5.2.3 记录的产生应及时，以便为下一步过程运作或采取相关措施提供依据； 5.2.4 记录的可追溯性，记录应尽可能追溯到相关的记录对象； 5.2.5 记录格式应尽可能固定，字体清晰，不使用铅笔及其他易模糊、不稳定的书写工具。 大都(香港)有限公司 大都工业有限公司 文件编号： KC-COP-02 版本号： A-0 页次： 3 记录控制程序 5.3 记录审批者 负责审批所负责职能范围内的质量记录，以确保记录内容的符合性和格式的适用性，并 保证记录在适当的地方正常存档，以及审批的记录副本或其结论能及时传送到使用处。 5.4 记录控制者 负责确保质量记录在有效期内得到有效保管，防遗失、损坏和非授权更改，对新收到的 质量记录及时归档保存和传达，销毁过期的质量记录。 5.5 记录使用者 在收到分派的质量记录或其结论，或相关必要措施指示时，及时采取相应行动，并将行 动结果(必要时进行记录)反馈给上级控制处，以确保质量管理系统有序运作。 6. 程序 6.1 总则 6.1.1 所有受控质量记录应尽可能使用固定的记录表格。记录表格的格式应在相关的程序文 件、部门工作指引或其他文件中规定或给出样本； 6.1.2 质量记录在发出前需由记录审批者审批，以确保质量记录内容的符合性； 6.1.3 除管理评审及内部审核等个别情况外，记录的审批者一般指部门负责人或其授权人； 6.1.4 部门负责人可以授权二级部门主管或本部门其他人员审批某类指定的质量记录，但这种 授权应是固定的而非临时的，并须发出相关授权文件给相关记录分传单位； 6.1.5 各部门质量记录应有指定人员保管，使新产生的质量记录能及时得到归档保存和传达， 以及超过有效期的质量记录能得到处理。 6.2 标识 6.2.1 记录控制者应将质量记录按类型保存于相应的文件夹，文件夹应按保存的记录类型作 相应命名或编号； 6.2.2 存放于同一文件夹的质量记录，必要时应根据具体内容、时间段等作区分标识并配以 编目，以方便查找时能快速定位； 6.2.3 记录发出者或记录控制者应对每份质量记录进行流水号标识，以方便检索和追溯相应 的记录对象； 6.2.4 质量记录的标识办法由各记录产生部门根据实际情况确定并形成文件，编号方法一般 大都(香港)有限公司 大都工业有限公司