TS16949 文件控制管理程序.doc

PAGE 版本 编制日期 编 制 记 要 备 注 A/0 2005/10 新版编制 批 准 审 核 编 制 形成具有可行性和适宜性的质量体系文件 形成具有可行性和适宜性的质量体系文件 易于识别和检索的文件管理系统 体系文件管理需求 外来文件管理需求 使用文件审批率100% 文件更改时受控文件100%更改到位 文件控制管理程序 技术文件管理程序 记录控制管理程序 计算机系统 打印机 复印机 公司网络办公软件 文件管理控制过 程 文件编制人员 文件保管员 文件管理控制过程乌龟图 1.目的： 通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件编写、修改、发行、废除和管制等得到有效控制。 2.范围： 本程序适用于与管理体系有关的所有文件的控制。 3.职责： 3.1文件编制（修订）、审核、批准权限 文件类型 编制（修订） 审 核 批 准 系统文件 授权人员 管理代表 总经理 程序文件 授权人员 管理代表 总经理 作业标准/办法 授权人员 单位行政一把手 管理代表 表单记录 授权人员 单位行政一把手 管理代表 QC工程图 授权人员 单位行政一把手 管理代表 3.2质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。 3.3公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程序文件的发布。 3.4管理代表负责公司内使用的各线第三层次文件的批准发布。 3.5管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。 3.6管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。 3.7各单位单位行政一把手负责本部门内的文件、作业标准的审核。 3.8 技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。 3.9各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。 4.有关术语和定义： 4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。 4.2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。 4.3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。 4.4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。 4.5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。 4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单： a．使用期及保存期超过三个月以上。 b．正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。 4.7 外来文件 : 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据均属之。 5.文件控制工作流程及工作流程说明： 5.1工作流程(见图表一) 图表一： 文件管理作业流程 文件管理作业流程 作 业 流 程 权责单位/领导 表 单 文件需求 文件需求 文件起草/修改 文件起草/修改 NO评 审 NO 评 审 YESNO YES NO 批 准 批 准 外来文件接收YES 外来文件接收 YES 文件归档管理文件发行 文件归档管理 文件发行 文件宣贯执行 文件宣贯执行 收集各使用单位意见 收集各使用单位意见 NOYES意见评审 NO YES 意见评审 NO NO A A A A 文件废止审批 文件废止审批 废止文件处理 废止文件处理 各单位 编写小组/相关部门 管理代表/授权人员/单位行政一把手 总经理/管理代表 职能部门 质量部/编制单位/使用单位 职能单位 文件编制单位/使用单位 编制单位 管理代表 流程转接下一页 流程转接上一页 总经理/管理代表 相关单位/质量部 【文件修废申请单】 【公司有效文件目录清单】 【管理体系文件审批收发登记表】 【文件修废申请单】 【管理体系文件审批收发登记表】 衡量指标：1、发布使用的文件100%经审批 2、文件更改时受控文件100%更改到位 5.2 文件控制工作流程标准 序号 流程块 工作内容或标准 一 文件需求 各单位根据质量管理和体系标准要求，确定所需的文件清单。 二 文件编写/修订 文件编写 1、质量手册——由管理代表组织编写。 2、程序文件——根据质量管理体系要求策划，由管理者代表组织编制【程序文件】； 3、三阶文件——由各单位一把手组织编制各作业标准／作业办法文件、表单、QC工程图。 4、文件编写格式，按附件1～附件6格式规定要求编写。 文件修