公务接待流程细则_精品.docVIP

公务接待流程细则 第一条 前期准备工作 一、接待任务下达后，由办公室主任选定接待组具体成员，并部署相关接待任务；对口部门要做好接待配合 二、办公室接待员负责收集、核对下列信息： （一）来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间； （二）主宾饮食忌口及生活习惯。 三、重要接待任务，办公室工作人员或接待对口部门人员负责制作如下材料： （一）来访客人行程单，包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体时间安排及接待保障人员的通讯方式； （二）接机/接车地的迎接牌，正面为“XX单位XX领导等一行”或者“XXX（姓名）”，反面为来宾的航班号、车次及联系电话； （三）会议名牌； （四）会议横幅。 四、办公室接待员或对口部门接待员负责准备、采购以下方面的内容： （一）按照要求预订用餐点、用餐标准； （二）预订住宿酒店客房； （三）根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水等； （四）通知物业准备好会议室及餐具、茶具等接待保障用品；并提前打开灯光、空调及通风设备。 （五）通知信息部调试好会议室音响设备。 （六）准备好日常用药品及急救包； （七）按要求采购礼品。 五、办公室车队负责保障好接送车辆： （一）车辆清洗； （二）车辆状况检测； （三）车辆加油。 第二条 接机/接车 一、由办公室牵头组织好现场接机/接车的领导及陪同人员； 二、接待人员要着装整洁。 三、驾驶员及接待车辆的要求： （一）驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜，车辆音响音量不得超过10标刻； （二）根据来宾的人数备好饮用水； （三）主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置，主陪领导应坐于副驾驶座后排位置，接待员应坐于副驾驶位置； （四）迎接客人上车时，应当尽可能将车的左侧面对客人，以便客人上车； （五）客人上车时，驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头； （六）因道路原因车辆右侧面对客人时，驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位置； （七）接待员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内； （八）两辆以上车辆接送客人的，首车驾驶员应当放慢车速，照应后车距离，尽可能形成车队行驶。 1、后车不得超越首车行驶； 2、凡遇红灯，首车驾驶员预估后车无法通过的，应当在停车线等候； 3、一旦后车掉队，首车驾驶员应当放慢车速，等候后车跟上； 4、凡遇交通拥阻，驾驶员不得随意插档、变换车位，应当保证车辆行驶平稳及车队队形完好。 四、现场接机/接车时的工作标准： （一）由接待员持迎接牌在旅客出口等候客人，接待员站立位置应当在领导右后侧1步距离； （二）宾客抵达时，接待员应主动上前握手并作自我介绍，并帮助来宾拿行李。 第三条 迎接来宾进入公司 一、办公室将欢迎词板放置于公司1楼大门口； 三、接机/车人员接到来宾后通知相关领导进行现场迎接： （一）根据宾客规格，相关迎接人员应当着正装在一楼等候来宾车辆； （二）来宾车辆停靠后，由驾驶员负责为来宾开车门，并防止客人下车时撞头； （三）公司主要接待领导上前与来宾打招呼，特别重要的来宾由行政部接待员负责上前送花； （四）公司接待领导应在在来宾右后侧方位，距来宾半步距离，并负责引导来宾进入公司； （五）接待员在来宾下车时应当提前进入大楼，以提前一层的速度为来宾开路、开门； （六）进入会场或贵宾室时，应当指引来宾进入主座。主座应面对大门。 第四条 会务接待 一、办公室后勤保障人员负责在客人来访前将鲜花、名牌、水果、糖果、糕点、热毛巾、香烟、饮用水、茶叶茶杯以及公司宣传册等准备好。相关物品的摆放要整齐统一。 二、来宾入座时，现场倒茶，茶水倒至7分满。接待员根据来宾规格予以现场茶水保障，原则上首次5分钟续水，1小时内每15分钟续水，加水实际情况根据来宾饮水习惯作适当调整。加水人员应当站立于宾客的左手位置。 三、信息部人员应根据要求，做好现场器材调试工作。 第五条 接待用餐 一、根据来宾级别确定用餐标准、用餐地点、用餐时间、用餐人数、酒水和饮料数量、香烟数量等； 二、提前预定餐厅包房，如就餐人员较多，包房尽量选择紧邻的位置，方便席间走动沟通； 三、菜单确定根据来宾不同口味、风俗习惯、生活忌讳和特殊需要进行菜品选择。 五、用餐期间注意环节 （一）来宾入席 1、当来宾进入餐厅时，接待员安排访客入座； 2、接待员协助服务员为来宾挂好衣帽； 3、提醒来宾保管好贵重物品。 （二）席间督办 1、根据来宾要求斟倒酒水或饮料； 2、待来宾杯中酒水只剩1/3时及时斟倒，根据现场需要开启酒水或饮料； 3、客人餐碟中骨渣或杂物堆集较多时提醒服务员及时抽换。 （三）离席 1、接待员在用餐即将完成时，一般在上水果的时间段至餐厅柜台结账，收集好财务报销单据,并安排车辆等待来宾离席； 2、来宾走出餐厅时，接待人员协助服务员及时准确地将衣帽取递给本人； 3、接待员在离席的同时