【精选】《日语商务函电》之通知函的书写.ppt

　　　　　　　　通知状 社内通知状 社外通知状 社内通知状の書き方のポイントとマナー １、社内通知とは、「通知状」?「お知らせ」?「掲示文」?「回覧文」のように、社員に情報 　を正確?確実に伝達、告知し、会社内の業務を円滑に行うために利用される文書です。そのため、社交文書のような儀礼的文書とは異なり、実用本位でわかりやすい文書で作成されます。 ２、多くの会社で、毎年利用する通知文や定期的に利用する社内通知を社内フォーマット（様式）として定め利用している。ワード等で作成した社内フォーマットを使用することにより、文書作成をスムーズに行うことが出来、効率的な文書管理が可能となります。 ３、「社内通知」は、「いつ」「だれが」「だれに対して」発信した文書なのか明確に示す必要があります。特に、社員全員ではなく、社内の特定の部署?担当者を通知する場合には、回覧形式にする等、業務に該当者に通知できるよう工夫しましょう。 ４、「社内通知」は、通知する事項を簡潔に分かりやすくまとめましょう。特に、日時、場所などの情報は、誤りがあった場合、業務に支障が生じることがありますので、正確に書きましょう。 ５、「社内通知」は、業務予定の調整期間などを考慮し、早めに行うようにしましょう。 ６、「社内通知」には、箇条書きを用いる、案内図を盛り込むなど、読みやすくするための工夫をしましょう。 社外通知状の基本 社外文書である通知文書（通知状)は、業務に関する情報を相手先に伝えるため作成する文書です。 １、業務に関わる情報ですから、商品や取引などビジネスに関する、品番、数量、日程など、間違えてはいけない情報が盛り込まれる文書になります。通知文書（通知状)はまず、このような重要な情報を先方に正確に伝えるものでなければなりません。 ２、通知文書（通知状)で相手方が一目で内容が分るようにするためには、件名や記書きなどに工夫が必要です。 件名は、伝達する用件が件名で分るように、端的で分りやすいものにします。 記書きについては、日時や場所などが明確になるよう案件を良く整理して書きますが、要点はゴシック体、アンダーラインなどで目立つようにするとなお良いでしょう。 ３、通知文書（通知状)で何よりも大切なことは、通知する内容の事実関係に誤りがあったり、記載ミスががあってはいけないということです。 例えば、前年度や前期の文書を下敷きに作成した場合に、年度や日付けなどが修正されず下敷きにしたの文書のままになっているというミスがありますが、そのまま送付されると会社、組織の信用に関わりますので、十分な注意が必要です。 社外通知状の基本要素 文書番号 日時 宛先 差出人 件名 頭語（拝啓）　 挨拶 通知の趣旨、理由、経緯 結びの言葉 結語（敬具） 記 以上 常用文　Ｐ67 1、请在同封信函的货物收据上签名盖章后寄回。 同封の物品受領書にご署名、ご捺印の上、ご返送くださいますようお願いします。 2、您在发货通知上所说的商品已经安全到达了。 出荷お知らせをいただいた商品はもう無事に着荷したしました。 3、对照发货单核对后，没有问题。 送り状と照合の上、検品したしましたが、問題ございません。 4、请在6月5日之前将货款汇入如下账户。 ６月５日までに下記口座にお振込みくださいますようお願い申し上げます。 5、至于价格方面，我们会尽量考虑满足贵公司的要求。 価格につきましては、貴社のご要望に添えるよう、出来る限りの配慮をさせていただきます。 6、不详的地方请尽管咨询。 ご不明の点につきましては、何なりとお問い合わせください。 7、如果当天您有不便之处，请务必在前一天联系人事担当佐藤。 当日ご都合がつかない場合は、前日まで必ず当社人事担当佐藤までご連絡ください。 ８、感谢您参加我公司的职员录用考试。 弊社社員採用試験にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。 ９、选拔结果，暂决定录用阁下。 選考の結果、貴殿を採用することに内定いたしました 1０、请在10月10日以前领取必要的入职手续。 １０月１０日までに、入社に必要な手続きをお取りください。 * *