会议培训与指导课程.ppt

* 可以终止会议 3,会议的 沟通技巧 需要有更多的事实，数据参考 需要了解那些没有提出过的观点 参会人需要和其他人讨论决定 时间不够 该事宜可由少数人会议决定即可 询问：我们花费这麽多时间争论，价值在哪？ * 会议中的常见陷阱 开小会 时间失控 领导离开 设备坏掉 当事人 未出席 权威不够 信息不全 相互攻击 议题失控 中途溜号 资料不足 4,会议中的 应对处理 不积极 参与 唱反调 * 如何防范会议陷阱 设备坏掉 领导离开 议题失控 会期测试 后备元件 支援人员 强调准时 告知众盼 告知成本 休会等待 会前沟通 议程表 提醒闹钟 打断终止 4,会议中的 应对处理 * 如何防范会议陷阱 资料不足 当事人 未出席 中途溜号 资料备份 提前发放 专人检查 会前提醒 代理出席 会后告知 罚款制度 会前协议 会中监督 会后通报 罚款制度 开小会 申明规则 沉默等候 嘘声提示 会后单议 4,会议中的 应对处理 * 如何防范会议陷阱 时间失控 权威不够 信息不全 相互攻击 闹钟提醒 红黄牌制 肢体语言 强行终止 提议对事 相互赞扬 真诚帮助 分析问题 借助老板 请人主持 申明纪律 吁请帮助 征求信息 会前反馈 专题小组 呼吁提供 4,会议中的 应对处理 * 与会者类型分析 争 吵 者 盘 问 者 大 人 物 不感 兴趣 拒 绝 者 怯 场 者 发 言 癖 万 事 通 积 极 者 4,会议中的 应对处理 * 不同类型人的对策 争 吵 者 盘 问 者 大 人 物 不感 兴趣 拒 绝 者 怯 场 者 发 言 癖 万 事 通 积 极 者 保持冷静， 客观，促 使团队否 决他的发言 让他总结 会议成果， 有意识把 他引入讨论 要求团队 对他的发 言表态 有策略地 打断其发 言，规定 发言时间 提出容易， 直接的问 题，加强 他的自信心 把他的提 问交给团队 认可他的 知识，能 力和经验 通过“是的， 可是”等回 答的技巧 进行不直接 批评 对他的工 作领域提 问，给出 符合他兴 趣范围的 例子 4,会议中的 应对处理 * 提高会议成效的要领 1.要严格遵守会议的开始时间。 2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。 3.要把会议事项顺序与时间的分配预先告知与会者。 4.在会议进行中要注意如下事项： (1)发言内容是否偏离了议题? (2)发言内容是否出于个人的利害? (3)是否全体人员都专心聆听发言? (4)是否发言者过于集中于某些人? (5)是否有从头到尾都没有发言过的人? (6)是否某个人的发言过于冗长? (7)发言的内容是否朝着结论推进? 5.应当引导在预定时间内做出结论。 6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意， 并决定延长的时间。 7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。 8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。 会议主持技能 4,主持定期 会议的要点 * 引导参与技巧 制定规范，率先执行 点人发言技巧，点弱不点强 提案结论技巧 会后单独询问代替表决 重复纲要式 分阶段开会式 主持人暗示方式 文件补充沟通 4,主持定期 会议的要点 * 1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝 (以15分钟为限) 2.不可从头到尾沉默到底。 3.不可取用不正确的资料。 4.不要尽谈些期待性的预测。 5.不可做人身攻击。 6.不应打断他人的发言。 7.不要谈到抽象论或观念论。 8.不可对发言者吹毛求疵。 9.不要中途离席。 会议禁忌 4,主持定期 会议的要点 * 会议中的沟通技巧 4,主持定期 会议的要点 避免公事公办 私下沟通 出示方案 寻求支持 达成一致 想到不同意见 提出共同方案 提请决策 * 沟通的策略 沟通前： 想好目的 规划策略 沟通的热身 沟通中： 不要单刀直入 坚持目的 让对方了解， 取得对方理解 了解对方的观点 取得对方支持 沟通后： 感谢对方的时间 与对方保持联系 回报对方 4,主持定期 会议的要点 * 主持人结论 界定问题重点 处理问题方向 目标标准 着手范围 行动原则 期望的效果 截止期限 5,会议的 跟踪系统 * 会议后的检查 询问与会者对会议的动机和目的是否明确？ 确保每人是否即使得到议程和资料？ 会议是否准时开始？ 是否遵守议程安排？ 是否达到会议目的？ 任务是否分配妥当？ 任务是否都规定了完成期限？ 会议中有多大比例的时间是缺乏效率的？ 5,会议的 跟踪系统 * 会议落实步骤 目标消化 工作时序 人力调配 督导兼施 人性管理 肯定鼓励 管理稽核 综合技巧 体会，了解工作目标 每一阶段制定工作时间量，确认完成点 评估可动用人力，配合完成工作的时间分点，以期最优化调配 自上而下的压力式监督