著名公司采购监管程序完整版.docVIP

采购监管程序 目的 订下监管采购物料及服务的要求及程序 范围 适用于物料、货品及服务采购；包括制服、文具、写字楼文仪用品、保养物料及承判工程等。 责任 请参阅第六节 资格及训练 不需要 定义 AD指助理董事 AGM指助理总经理 SAM指高级分区经理 AM指分区经理 Site I/C指物业主管 承判商指提供设施保养及服务的人 供货商指供应货品的人 总所行政部指总公司行政部采购组的职员 程序 购买已招标合约货品 总所行政部负责处理以下货品类别的招标事宜，必须按照「投标程序」进行： 一般物品采购 文具 计算机文仪用品(原装及代用产品) 管理费计算机表格 卫生纸 电器材料及杂项 照明光管 小五金及杂项 影印纸及传真纸 公司印刷品 公司制服 农历年印刷品 圣诞时花及农历新年时花 综合保险服务 工程项目采购 密闭空间安全设备提供及风险评估与建议服务 公众固定电力装置检查及确定故障问题工程 维修外墙及室内食水喉/上水喉/冲厕水喉/去水喉/污水喉/气喉工程 维修外墙及室内纸皮石/瓷砖.石屎剥落工程 高压通渠及吸井维修服务 抽取水质样本及检验服务 完成招标后，总所行政部将中标供货商的数据上载到Synergis采购系统(“SPS”)，并将有关报价及标书等相关文件存盘。 物业主管须经SPS订购上述货品。于SPS选出合适的货品类别/服务合约数据后，便可直接建立采购单(PO)，PO必须得到助理物业主管(APM)或以上职级者批核。有关批核权限须按照负责批核合约/承诺书的授权限制及负责批核付款单的授权限制。 总所行政部须按照第6.5节所述监管上述的采购数据。 PO批核后，物业主管可直接传真PO予供货商提出订购。 货品送到物业后，物业主管须检查清楚货品种类及数量，并于SPS进行签收确认。 物业主管须于SPS处理该PO的付款事宜。所有付款单(Invoice)必须按照负责批核付款单的授权限制。 购买一般货品 总所行政部负责总所的采购事宜。 物业主管可从SPS选出合适的供货商自行订购除6.1.1及6.3.1以外的指定物品，或可透过总所行政部取得更多供货商资料。 所有采购，包括一般货品及服务等，均须透过SPS建立PO进行订购。而PO必须得到APM或以上职级者批准。批准权限须按照负责批核合约/承诺书的授权限制及负责批核付款单的授权限制。 PO批核后，物业主管可直接传真PO予供货商提出订购。 供货商必须为公司的认可承判商；如选取非认可承判商，该PO必须得到SAM或以上职级者批准。 货品送到物业后，物业主管须检查清楚货品种类及数量，并于SPS进行签收确认。 物业主管须于SPS处理该PO的付款事宜。所有付款单必须按照负责批核付款单的授权限制。 总所中央订购货品 总所行政部负责中央订购以下货品： 货品类别 备注 理由 附有公司标志的物品 公司印刷品 包括公司信纸、信封、表格、通告及名片 统一公司标志 公司品牌物品 包括水牌、保安座头牌、玻璃胶贴及蓝白围带 公司制服 不适用 其它附有公司标志的物品 不包括由企业传讯部订购的物品 电信服务 传呼机 不适用 确保使用者有使用权限 手提电话咭 手提电话 其它 机票及海外酒店 不适用 确保取得有利的条款 一般保险 确保条款符合公司要求 公司印章 确保授权签署印章由授权者持有 物业主管在SPS建立中央采购单(PR)，而PR须获得APM或以上职级者批核。批准权限须按照负责批核合约/承诺书的授权限制及负责批核付款单的授权限制。 总所行政部收到系统通知后，直接建立PO进行采购。 货品会直接运送到总所，由总所行政部进行检查及签收；完成后，总所行政部会将货品派送到有关物业。 总所行政部会负责于SPS处理付款事宜。所有付款单必须按照负责批核合约/承诺书的授权限制及负责批核付款单的授权限制。 选择承判商执行工程/服务合约 物业必须从公司的「核准承办商名册」(Approved Contractor List, “ACL”)内选取承判商进行工程或服务合约，该承判商必须符合「投标程序」第6.1.6节的要求，进行投标程序。 所有投标程序必须依照「投标程序」进行。 如挑选一些非核准承办商名单内的承办商参加投标，该承办商必须在SPS获得AGM或以上职级者批核，方可进行招标程序。此类投标者必须由以下人士推荐： a. 屋苑业主或业主代表，或 b. 该项工程须由专业人士执行，或 c. 该项工程类别并未包括在核准承办商名单内或 d. 由公开投标中挑选出来 由以上挑选出来的承办商将不会被列入公司的核准承办商名单内； 所有被推荐的承办商必须填写「核准承判商/供货商申请表」，并由物业主管将申请表上载到SPS，(预准单价工程合约的核准承判商/供货商申请表由行政部审批，其它种类合约由分区经理或以上审批)。 各物业所须