行政人事管理规程汇编126页.doc

AAAAAANNNNNNNNNNNNNNCCC 保密工作制度 1、 公司办公室设保密员负责秘密文件、资料以及涉密业务的管理工作。 2、 保密部门：包括电脑室、档案室、ISO9001工作室、人事文印室、财务室和经理办 公室。保密事项包括： 2.1 本公司的人事档案，干部考察材料等； 2.2 与公司有关的调查案件，检举揭发材料； 2.3 经理办公会议记录； 2.4 财务部会计凭证、会计报表、统计报表等； 2.5 与本公司质量体系有关文件资料。 3、 秘密文件、资料的管理 3.1 本公司所有秘密文件未经经理审批并签字批准或授权不得擅自翻印和复制； 3.2 收发国家秘密文件资料，由办公室保密员负责；有关调查材料、检举揭发材料由办 公室或部门专人负责；凡署名公司领导亲启件，由领导拆封；秘密文件的收发、分 送、传阅、移交、归档等环节都要登记，履行签字手续，严禁将秘密文件、资料放 在不安全的地方； 3.3 公司秘密文件、资料必须放入保密柜内，由保密员管理，个人不得保存；定期清查 清退，如发现丢失，要及时报告并追查处理。 4、 ISO9001工作保密规定 4.1 ISO9001质量体系文件及有关标准、法规，应按规定存放，不得擅自带离办公室； 4.2 对外不讨论公司ISO9001工作情况，不得出示个人草稿，作废草稿和文件及时销毁； 4.3 定稿文件未经公司经理批准，不得复印和对外借阅。 5、 通讯保密规定 5.1 公司各科室和项目管理处的电脑、打印机、复印机、传真机等由专人管理，非本机 使用人员未经许可不得擅自使用； 5.2 电脑工作人员要严守保密制度，避免重要业务资料和档案资料外泄、更改或丢失； 5.3 任何人都不准在通信、通话、邮件中涉及国家秘密或本公司在商业竞争中的重要信 息；个人不得偷看秘密文件和打听公司秘密性的会议内容； 5.4 凡发生遗失国家秘密文件或本公司秘密文件、资料或泄密案件时，应立即向保密员 和公司领导报告，并及时采取补救措施；发生窃密案件，还应即时向当地公安部门 报告。 档案管理标准作业程序 一、目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 二、适用范围 适用于物业部各类档案的管理。 三、职责 1、总经理审批档案的借阅申请及清单。 2、行政部经理监督档案管理的实施工作。 3、档案管理员负责档案的日常管理工作。 四、程序要点 1、档案的编号 (1)公司、物业部编号： ①物业部 编号为：W·Y（英文缩写）。 (2)部门编号： ①行政人事部 编号为：X·Z； ②财务部 编号为：C·W； ③服务处 编号为：F·W； ④机电处 编号为：J·D； ⑤安全处 编号为：A·Q； (3)年份编号：引用年份序号—2000、2001、2002……。 (4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。 (5)档案编号举例： ①物业部编号： ※※※—※※—※※※—※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 ②物业部编号： ※※※—※※—※※※—※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 2、档案的分类 (1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类： ①行政、人事类； ②财务类； ③公共事务类； ④保洁类； ⑤园林绿化类； ⑥机电维修类； ⑦经营类； ⑧品质类。 (2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构——问题分类法，如： 收文类 发文类 合同类 ①　行政人事部 员工人事档案类 图纸类 后勤类 收文类 发文类 报表类 ②　财务部 帐册类 凭证类 合同类 工程图纸类 合同类 收文类 发文类 业主档案类 ③　公共事务部 员工档案类 维修类 投诉类 回访类 有偿服务与多种经营类 计划总结类 …… 3、立卷与编制目录 (1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷： ①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸； ②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： ——物业行政部、人事部收文：※※※—X·Z—收文； ——物业财务部报表：※※※—C·W—报表； ——物业部服务处业主档案： ※※※—※※※—F·W—业主档案。 ③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中； ④将需归档的资料按