作业指导书：管理处文档管理办法.docVIP

AN C深圳市XX物业管理有限公司作业指导书 编号 VKWY4.2.3-Z02-02 名称 管理处文档管理办法 版本 A/2 第1页共12页 编制 XX 更改 XX 审核 XX 批准 XX 生效期 2002年2月1日 1.目的 为各管理处文件、资料的归档、管理提供指引，使管理处文档既能满足各级考评要求，又适于内部管理。 2.范围 适用于公司各管理处（公司2000版体系文件实施后不需再参加考评的管理处，可以只参照采用此文件中的示范目录，但要保证文档资料完整并易于查找和识别）。 3.职责 3.1各管理处经理负责具体指导本部门的文档管理工作。 3.2各管理处指定专人按规定要求做好文档管理工作。 4.方法和过程控制 4.1公司根据国家考评标准，并结合管理处管理服务需要编制管理处文档示范目录（见附表一、二、三），作为各管理处建立文档目录的示范文本。 4.2附表一为“小区/大厦通用迎检文档资料目录”（目录号为粗体字的，为小区、大厦通用项目），小区需按照此目录建立部门迎检资料档案。附表二为“大厦迎检文档资料专用目录”，大厦迎检资料档案需包含附表一中目录号为粗体字的项目和附表二所有项目。附表三为“部门日常管理文档目录”，各管理处均需采用。 4.3附表一、二、三中，一、二级目录管理处必须执行，三级目录管理处可根据实际情况作适当增删，但要确保不影响各级考评。 4.4各部门文档应进行编号，编号规则为： A.为便于迎检，编号原则上根据国家考评标准条目进行。如：文档对 应于考评标准第二章第一条，则其编号为“2-1”，如该条目对应的文档有两卷或两卷以上，则每卷的编号为“2-1-1、2-1-2……”。为便于查阅，凡用档案盒装的编号后面加A，用文件夹装的后面加B，用 文件袋装的后面加C，如“2-1-1A”、“2-2-3B”。 深圳市XX物业管理有限公司作业指导书 编号 VKWY4.2.3-Z02-02 名称 管理处文档管理办法 版本 A/0 第2页共12页 编制 XX 更改 审核 XX 批准 XX 生效期 2001年9月1日 B.部门日常管理文档也须按上述编号方法进行编号，但编号应接在迎检目录编号后（如迎检目录最后的编号为8，则日常管理文档应从9开始编号）。 4.5原则上用二级目录名作文档标题，如无二级目录或以二级目录作文档标题时文件资料太少，则用一级目录名作文档标题。如果某些三级目录文件资料很多，不便与其他资料装在一起，也可用三级目录名作为文档标题。 4.6在文件夹（盒/袋）封面或侧面应有标识，上面注明目录号、文档标题等。 4.7文件夹（盒/袋）应有卷内目录，详细列明卷内的文件资料。 4.8文档管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续，如文档资料有遗失，追究当事人责任。 附表一：小区/大厦通用迎检文档资料目录 序号 目录号 一级目录 二级目录 三级目录 1 1-1 物业规划档案 用地批准文件 小区规划图 建设用地规划许可证 项目批准文件 建设工程规划许可证 施工许可证 建筑物命名、更名审批资料 用水指标批文 用电指标批文 2 1-2 物业接管验收资料 移交证明资料 物业移交会议纪要或移交证明 工程设备交接资料 工程、设备技术资料交接清单 房屋钥匙交接清单 验收证明资料 工程竣工验收证明 消防验收资料 环保达标（噪声）验收资料 房屋验收表 3 1-3 物业专业化管理 公司专业化管理资料 公司简介 甲级物业管理资质证书 营业执照 税务登记证（国税、地税） 组织机构代码证 深圳市XX物业管理有限公司作业指导书 编号 VKWY4.2.3-Z02-02 名称 管理处文档管理办法 版本 A/0 第3页共12页 编制 XX 更改 审核 XX 批准 XX 生效期 2001年9月1日 3 1-3 物业专业化管理 管理处专业化管理资料 管理处简介 管理处成立文件 营业执照 税务登记证（国税、地税） 组织机构代码证 管理服务收费标准及批复 停车场营业执照 停车场组织机构代码证 停车场税务登记证 停车场收费许可证、价目表 会所卫生许可证 泳池卫生许可证 公章证照登记表 4 1-6 房屋本体维修基金管理 深圳市房屋本体维修基金管理规定 房屋本体维修基金管理制度 三方返修合同 本体维修基金收支账目（放季度管理报告中）及使用审批手续 5 1-7 房屋使用及公众制度 房屋使用资料 房屋使用说明书 房屋质量保证书 业户手册 公众制度 深圳市家庭居室装修管理规定 深圳市市市容和环境卫生管理条例 深圳经济特区消防管理条例 深圳市限制养犬规定 业主公约 精神文明建设公约 消防管理规定 装修管理规定 室外广告、招牌管理规定 6 1-8 业主委员会 业主委员会筹备及成立资料 筹建业主委员会的申请报