新编秘书实务课件-第四章　会议组织与服务.pptVIP

第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 （三）会议交通服务 1．筹齐会议用车。 2．拟定会议用车制度和纪律。 3．合理调度会议用车，确保会议进程按计划实施。 4．对驾驶人员的管理。 5．对车辆的维修、保养及汽油供应。 6．意外事故的应急处理措施等。 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 （四）会议记录、会议纪要与会议简报 （1）会议记录的格式。分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。 记录头的内容有：会议名称，会议时间，会议地点，会议主席(主持人)，会议出席、列席和缺席情况，会议记录人员签名。 （2）会议记录的要求。快速是对记录的基本要求；二是真实性要求。准确——不添加，不遗漏，依实而记；清楚——首先是书写要清楚，其次是记录要有条理，突出重点。 （3）会议记录的重点。会议记录并不是要逐字记录会议内容，一般只要记录下讨论的要点即可。 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 例1：秘书小刘为何被换掉了？ 例2：某台资公司工作例会会议记录表格 例3：某公司会议记录 以上案例，请见教材第99-101页。 实用范例 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 （四）会议记录、会议纪要与会议简报 2．会议纪要 会议纪要是根据会议的主旨，用准确而精炼的语言综合记述其要点的书面材料。 （1）会议纪要的内容 　一是会议情况简述。包括召开会议的根据、目的、时间、地点、参加会议的人员、会议讨论的问题及会议的成果。 　二是对会议主要精神的阐发。这是会议纪要的主体部分。 （2）会议纪要的拟写要求 会议纪要的拟写，应做到“记实、记要”。即忠实于会议实际，又内容集中概括、精炼、逻辑条理清楚。 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 （四）会议记录、会议纪要与会议简报 3.会议简报 　主要反映会议交流、进展情况。它具有“快、新、实、短”的特点。 4．新闻报道 　根据会议的性质与目的，如果需要将会议的内容或精神宣传出去，秘书在会前就应与新闻媒体记者联系好，邀请他们到会报道，及时地将会议的精神宣传出去。 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 三、会议期间的生活服务工作 （一）及时订购回程票 （二）打印并分发会议代表通讯录 （三）组织拍摄会议集体照及活动照 （四）会议期间的旅游、娱乐与陪同工作 （五）会议餐饮服务 * . 第四章 会议组织与服务 第四节　会议结束阶段的会务工作 会议结束阶段的会务工作框架图请见教材第107页。 小知识 * 一、送别会议代表 1．结清会议费用 2．发放回程票，安排人员送站 二、会场的善后工作 1．清理会场 （1）拿走通知牌和方向标志。 （2）清理会场内其他物品。 （3）通知配电人员和服务人员。 2．归还所借物品 3．结算会议开支费用 第四章 会议组织与服务 第四节　会议结束阶段的会务工作 * 三、整理会议文件 1．整理分发会议记录。 2．形成大会决议、简报或纪要 3．写总结向上级汇报会议情况 4．收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档 第四章 会议组织与服务 第四节　会议结束阶段的会务工作 * 四、会务工作的总结与反馈工作 （一）会务工作总结 1．会务工作总结的主要内容 （1）检查会议预案所制定的各项会务工作是否准确到位，有无遗漏与重复之处； （2）检查会务工作机构之间及与相关部门、单位的协调状况； （3）检查每个会务工作人员的工作是否完成及完成的质量； （4）总结进一步提高会议的效率与效益的方法。 第四章 会议组织与服务 第四节　会议结束阶段的会务工作 * 四、会务工作的总结与反馈工作 （一）会务工作总结 2．会务工作总结的方法 （1）会务工作人员会后进行个人书面小结； （2）各会务工作部门或相关部门分别进行小组总结和相互评议； （3）必要时进行大会交流、总结与表彰，以起到激励与鼓劲的作用。 第四章 会议组织与服务 第四节　会议结束阶段的会务工作 * 四、会务工作的总结与反馈工作 （二）会后的信息反馈工作 会后信息反馈是将会议精神在传达、贯彻中产生的影响和结果或问题等信息向主办会议的领导机关做及时的汇报。秘书人员在会后应当协助领导做好这项工作。 第四章 会议组织与服务 第四节　会议结束阶段的会务工作 * 本章小结 第四章 会议组织与服务 * 　　2004年商务统计国际研讨会 案例内容（略，请见教材第111-112页） 案例分析 第四章 会议组织与服务 * 训练一： 　1．实训目标 通过训练让学生掌握会场布置。 2．实训内容 　训练任务