ACCESS课件_第六章.ppt

优点 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。 可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。 可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。 通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息。 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。 6.1.2 报表结构 Access 2007报表中，报表有3种视图：报表视图、布局视图和设计视图。 报表视图 提供了查看报表数据的非常清晰的方式，但不提供任何操作数据的功能。如果想要对报表进行操作，需要切换到另两种视图方式。 布局视图 同样提供了数据的显示功能，并且能够对报表的布局进行一些操作，如调整报表的列宽、添加分组级别或修改报表上的文字等。因而用户可以在修改报表的同时看到数据。 设计视图 是对报表进行设计和修改的主要“场所”，提供了报表结构的更详细视图，通过对各部分的设置可以完成对报表的操作。 报表页眉：以大的字体将该报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。使用报表页眉可以放置通常可能出现在封面上的信息，如徽标、标题或日期。报表页眉打印在页面页眉之前。如果在报表页眉中放置一个计算控件，则计算的值是针对整个报表的。 页面页眉：打印在每一页的顶部。使用页面页眉可以在每一页上重复报表标题。 主体：用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体节是构成报表主要部分的控件所在的位置。 页面页脚： 打印在每一页的结尾。使用页面页脚可以打印页码或每一页的特定信息。 报表页脚：在报表结尾打印。使用报表页脚可以打印针对整个报表的报表汇总或其他汇总信息 组页眉：打印在每个新记录组的开头。使用组页眉可以打印组名称。例如，在按产品分组的报表中，可以使用组页眉打印产品名称。如果将使用 Sum 求和函数的计算控件放在组页眉中，则总计是针对当前组的。 组页脚：打印在每个记录组的结尾。使用组页脚可以打印组的汇总信息。 6.1.3 报表的种类 Access 2007中，报表分为3种类型：表格式报表、纵栏式报表以及标签式报表。 表格式报表和简单窗体在形式上差不多，以行和列显示数据，不同之处在于报表可以把数据进行分组和汇总。 纵栏式报表一般以垂直的方式显示记录，因为它可以像窗体一样输出数据，所以又称为窗体式报表。 标签式报表是一种特殊的多列报表，可分组生成数据清单，制作数据标签。 6.2 创建报表 与窗体一样，Access 2007提供多种方法来创建报表，包括使用简单报表、使用空报表、使用报表向导以及使用报表设计。此外，用户还可以创建标签报表、多列报表和子报表。 报表页眉 页面页眉 主体 页面页脚 报表页脚 报表可以查看一个或者多个表中的数据记录，创建报表时必须选择查询或表并把字段显示在报表上。如果希望在多个表中访问数据，需要把报表与查询绑定在一起。 6.2.1 使用简单报表 简单报表是创建报表最快捷的方式，所创建的报表会显示表或查询中的所有字段，而不提示任何信息。 任务1：创建简单报表 6.2.2 使用空报表 空报表是没有与数据源绑定的报表，需要用户根据自己的需要手工选择数据源和字段。 任务2：创建空报表并添加数据。 6.2.3 使用报表向导 报表向导是一种创建报表比较灵活和方便的方法，可以让用户选择报表的样式和布局，指定报表包含的字段和内容等。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与创建简单报表不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式建立报表。 任务3：利用报表向导创建报表 6.2.4 使用报表的设计视图 设计视图可以用来创建更完美的报表以满足用户对报表更高的要求，在设计视图中可以添加各种绑定或非绑定以及计算控件，以增强报表的功能。 任务4：使用设计视图创建复杂的报表。 6.2.5 创建标签报表 任务5：使用标签向导创建标签式报表。 6.2.6 创建子报表 子报表是插入在另一个报表中的报表，而包含子报表的报表叫做主报表。主报表中包含的是一对多关系中的“一”端的记录，而子报表显示“多”端的相关记录。一个主报表，可以是绑定数据源的，也可以是非绑定的。 任务6：使用子报表向导创建子报表 6.2.7创建多列报表 在Access中还可以创建多列报表，多列报表能够定义报表的各个部分，从而使它们适合少于打印页面的一半宽度的区域。当数据到达页面底部时，另一列在页面顶部开始；当在该页上没有多余的空间给另外的列时，开始一个新的页面。创建多列报表与创建其他报表一样，不同之处在于控件的设置和页面