《数据库原理及应用》第九章报表.ppt

第九章 报表 报表概述 报表是Access数据库的对象之一，主要作用是比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并将它们打印出来。 报表是专门为打印而设计的特殊对象。 Access通过将数据库中表、查询的数据进行组合形成报表，从而实现打印格式数据的功能。在报表对象中可以添加多级汇总、统计比较和图表。 报表概述 建立报表和建立窗体的过程基本一样，报表与窗体的不同之处主要表现在： 窗体最终显示在屏幕上，而报表还可以打印在纸上。 窗体可以与用户进行信息交互，而报表没有交互功能。 报表所能响应的事件比窗体少一些，但对于打印控制来说已足够了。 Access报表的三种视图 设计视图：用于创建和编辑报表的结构、布局、数据的分组与汇总特性；但该视图无法看到报表的设计工作是否达到了预期的打印效果。 打印预览视图：用于查看报表的页面数据输出形态；该视图所显示的报表布局、内容与实际打印结果是一致的，即所见既所得。如检查报表的布局是否与预期的一致、报表对事件的响应是否正确、报表对数据的格式化是否正确等等。 报表的三种视图 版面预览视图：用于查看报表的版面设置。与打印预览视图的唯一区别是该视图只对数据源中的部分数据进行数据格式化。如果数据源是查询时，还将忽略其中的连接和筛选条件，从而提高了报表的预览速度。 由于报表对象一般是以表或者查询作为数据源，当表中的记录较多的时候，或者查询的运算量特别大的时候，宜采用版面预览视图，这样既能预览报表的打印效果，又不至于等太长的时间。 报表的组成（P168） 通常由报表页眉、页脚、页面页眉、页脚、组页眉、页脚及主体7部分组成，这些部分称为报表的“节”，每个“节”都有其特定的功能。 报表页眉 仅在报表的首页打印输出（即报表的第一页打印一次） 。主要用于打印报表的标题、封面、报表制作时间、制作单位等只需要输出一次的内容。 页面页眉 在报表的每一页顶部打印输出，通常是报表的列标题（报表中的字段名称），也包括报表的页标题 报表的组成 组页眉 在报表每组头部打印输出，同一组的记录会在主体节中显示，它主要用于定义、显示报表输出每一组的标题。 主体 主体是报表打印数据的主体部分。可以直接将数据源中的字段拖到主体节中，或者将报表控件放到“主体”节中用来显示数据内容。 组页脚 组页脚的内容在报表的每组底部打印输出。主要用于输出每一组的统计计算信息（如分组总计等信息）。 组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。可从“视图”菜单选择“排序与分组”选项，打开“排序与分组”窗体进行设定。 报表的组成 页面页脚：在报表每页的底部打印输出。主要用于打印报表的页号、制表人、审核人等信息。 可通过插入文本框或其他一些类型控件进行设计 例如，在报表的页面页脚内插入一个文本框，直接输入或将其控件来源取值为： =第 [Page] 页，共 [Pages] 页“ 或者：“插入”菜单→“页码”，插入后，报表中自动添加一个显示页码计算表达式的文本框： =“第” [Page] “页” 报表的组成 报表页脚 是整个报表的页脚，主要用来打印整个报表数据的计算汇总或统计结果等信息。它的内容只在报表最后一页的尾部打印。 可通过插入文本框或其他一些类型控件进行设计 例如：在报表页脚内插入一个文本框，直接输入或将其控件来源取值为： =“打印人：李明”。 报表的分类 纵栏式报表：也称窗体报表，一般在主体节区内显示一条或多条记录，而且垂直方式显示，纵栏式报表适合记录较少、字段较多的情况。 表格式报表：是以整齐的行、列形式显示记录数据。通常一行显示一条，一页显示多条记录。与纵栏式报表不同，数据的标题信息不是被安排每页的主体节区内显示，而是安排在页面页眉节区内，表格式报表适合记录较多、字段较少的情况。 图表报表：是指包含图表显示的报表类型，报表中使用图标，可以更直观表示出数据之间的关系。 标签报表：是一种多列布局的报表，是为适应标签纸而设置的报表，将数据源中少量的数据组织在一个卡片似的小区域内。标签报表通常用于显示名片、书签、邮件地址等信息。 创建报表的方法 使用“自动创建报表”创建报表（P171） 自动创建报表可以创建纵栏式或表格式的报表 其数据源是单一的表或查询的全部字段 注意观察自动生成报表的“页面页脚”内容，并理解其构成与含义。 使用“报表向导”创建报表（P172） 其数据源可以来源于多个表或查询 使用“报表设计视图”创建报表 其数据源是单一的表或查询，可以是全部或部分字段。如果想要使用多表数据，需先创建一个基于多表的查询 创建图表报表（P174） 创建标签报表（P174） “报表向导”创建报表的步骤 首先确定报表的数据源及字段。 如果选择的字段属于一个表或查询，则向导会提示是否添加分组级别