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杭州建设工程档案移交书填写须知-杭州城建档案馆杭州城建档案馆
杭州市建设工程档案移交书填写须知
1、杭州市建设工程档案移交书(以下简称《移交书》),是建设单位向城建档案馆移交档案材料的清单,由建设单位填写后,随同工程档案一并移交。
2、填写《移交书》前,请先填写《杭州市建设工程档案专项验收申报表》(附件1)、《杭州市建设工程档案自检表》(附件2),确定单位工程数量。
3、《移交书》按单位工程填写,一式一份。一个工程项目(同一个规划许可证)有N个单位工程时,《移交书》应填写N份。
4、多个单位工程共用的档案材料,要求集中在主要单位工程档案中移交,其他单位工程档案不需要移交复印件。包含共有材料的《移交书》应备注“含**单位工程”,其他单位工程《移交书》备注“见**单位工程”。
5、施工文件应做文件目录汇总表。联系单汇总表样式可参考附件3、其他施工材料汇总表样式可参考附件4,工程概况信息表样式可参考附件5,汇总表数量计入张数。
6、一个归档编号的档案材料,应制作一份归档封面(见下表),原有其他封面的,仍不能省略。封面为A4大小,内容包括归档编号、归档文件、原件张数、复印件张数,归档封面不计入张数。
归档编号:
归档文件:
原 件: 张
复印件: 张 7、移交的档案材料,应按《移交书》归档编号依次排放,同一归档编号的文件,应按形成时间、施工工序、文件种类等特征有序排放。
8、标牌式或其他尺寸较小的档案材料,需裱糊到A4大小的纸上,单面裱糊,每张A4纸计为1张,裱糊纸上需注明本张共裱糊几件;材质为塑料或金属材料的,可移交复印件。
9、照片冲印后按实填写张数,光盘以“张”填写数量。(声像档案移交要求请参见《杭州市建设工程声像档案归档整理规定》,文件可在“杭州城建档案网”-“政策法规”栏下载)
10、要根据实际档案移交情况填写张数,无档案材料的栏目用“/”表示,做到档案材料实际数量与填写数据一一对应;《移交书》上的数量单位是“张数”,勿填写“页数”,也不要填写“份数”。
11、《移交书》有备注内容的,按备注规定移交。
12、《移交书》上所填内容,须经建设单位、监理单位盖章认可。
附件:1、《杭州市建设工程档案专项验收申报表》
2、《杭州市建设工程档案自检表》
3、联系单汇总表
4、汇总表基本样式表
5、工程概况信息表
附件1:
杭州市建设工程档案专项验收申报表
杭州市城建档案管理处(馆):
下列工程(共 个单位工程)竣工档案经我单位自行验收,认为符合规定,并对所报送的竣工档案的真实性、完整性负责,报请进行工程竣工档案专项验收。
建设单位(盖章)
年 月 日
工程
名称 规划许可证号 施工许可证号 单
位
工
程
名
称 1、 11、 2、 12、 3、 13、 4、 14、 5、 15、 6、 16、 7、 17、 8、 18、 9、 19、 10、 20、
工程档案专项验收应当具备的条件 完成情况 1 已完成建设工程设计和合同约定的各项内容 2 已具备规划、公安消防、环保等职能部门的验收意见 3 建设、勘察、设计、施工、监理等单位已按规定收集和整理本单位形成的工程档案,并已由建设单位汇总,质量符合国家标准 4 全部文件材料经建设(监理)单位审查,并符合要求 档案总
计数量 该工程项目竣工档案共 卷
其中:文字 卷,图纸 卷,
照片 张;光盘 张。 监理单位对档案的审核意见:
(盖章)
年 月 日 建设单位对档案的审核意见:
(盖章)
年 月 日
备注:此表由建设单位填写
附件2:
杭州市建设工程档案自检表
自检单位(盖章): 填报日期: 年 月 日
工 程
项 目 单位工程
(项) 工程合同内容
单
位
自
检
情
况
1 工程文件的归档范围符合要求(详见移交清单) 2 工程文件为原件 3 工程文件的内容及深度符合国家有关技术规范、标准和规程 4 工程文件的内容真实、准确,与工程实际相符合 5 工程文件采用耐久性强的书写材料 6 工程文件字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备 7 工程文件中文字材料幅面尺寸为A4幅面,图纸为国家标准图幅 8 计算机出图应使用激光打印机,不应使用色带打印机、水性墨打印机和热敏打印机 9 所有竣工图均加盖竣工章 10 利用施工图改绘的竣工图,修改符合国家规定 11 档案整理符合国家标准
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