【经管类】文件控制培训.ppt

文 件 控 制 培 训 主办单位：品质部系统办文控中心 日期：2005年12月8日 目 录 一、公司目前文控现状和原因分析 二、文件控制要求讲解 三、明确职责 公司目前文控现状和原因分析 原因分析： 意识不到位（对受控文件的重要性理解不够）； 缺乏文件控制方面的培训和学习（大多数文控人员反映不能准确识别旧版与新版文件）； 职责不明确或履行不到位（未做到责任到人，层层落实）； 指导、监督和检查力度不够（从文控中心→部门主管→部门文控员）。 二、文件控制要求讲解 1 文件的定义 2 文件的作用 3 文件控制的目的 4 公司文件层次 5 文件审批权限 6 文件控制要求 7 公司文件控制流程 8 部门代码 9 公司技术、体系文件编码规则 文件的定义 文件：信息及其承载媒体 媒体：纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照 片、或标准样品、或它们的组合。 文件的作用 ——沟通意图、统一行动 ——执行标准 ——审核依据 ——改进基础 文件控制的目的 确保文件在发布前得到评审、批准。保证需要使用文件的场所都能得到相应文件的有效版本，防止失效和/或作废文件的非预期使用，带来不必要损失和麻烦。 公司文件层次 文件审批权限 文件控制要求 文件控制要求 文件控制要求 ISO9001标准4.2.4条款 　 应建立并保持质量记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。质量记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。 与文控相关的质量记录：文件会签申请表、文件签收回收登记表、文件补发申请表…… 公司文件控制流程 部门代码 公司技术文件编码规则 作业指导书编码方法： WI-□□/□□-□□□/□/□ 钢壳用S/铝壳用A/圆柱用C表示 版次(A、B、C顺序号) 作业指导书流水号 文件制订部门/科室代码 (必要时增加)文件使用部门代码 作业指导书代号 公司技术文件编码规则 注1：作业指导书(WI)包括以下类型：工位操作指导书类(工艺IE制定)、设备操作规程类(机电部制定)、品质检验作业指导书类(生产/IPQC)、仪器校正/使用规程类(品质部计量制定)。 注2：文件版次以大写字母A/B/C顺序号控制。部分页次较多的文件可视需要在每页(或每个工位)附加该页修订号(以页为单位)，用数字00/01/02 顺序号表示，如00表示此页未修订，01表示此页为第一次修订，整份文件更改才进行版次的升级，如由A版升为B版。 注3：文件流水号由各文件制作部门自行控制，不得重复和漏号。 示例：工业园钢壳作业指导书 公司技术文件编码规则 检验规范编码方法 II-□□-□□□/□ 版次(A、B、C顺序号) 该类文件流水号 文件制订部门/科室代码 检验规范或检验标准代号 公司技术文件编码规则 工艺文件、物料清单、各类对照表、标准的编码方法： □□-□□/□□-□□□/□□/□ 钢壳用S/铝壳用A/圆柱用C表示